ライセンスと許可プレイブックのドキュメントテンプレートの作成

  • リリースバージョン: Australia
  • 更新日 2026年03月12日
  • 所要時間：8分

    • ServiceNow ドキュメントテンプレートアプリケーションを使用すると、HTML および PDF ドキュメントテンプレートを作成して、標準のレターまたはドキュメントを生成できます。ドキュメントをオンラインで入力、署名、およびレビューするプロセスを自動化および簡素化できます。ドキュメントテンプレートアプリケーションを使用して、 ライセンスと許可プレイブックを通じて申請者に発行されるさまざまなタイプのライセンスおよび許可のテンプレートを生成します。

    このタスクについて

    デフォルトでは、 ライセンスと許可プレイブック には標準のライセンスおよび許可ドキュメントテンプレートが付属しており、 行政サービスポータルを介して申請者に発行される標準ライセンスまたは許可ドキュメントを生成するために使用されます。標準のデフォルトテンプレートに限定されないカスタムライセンスおよび許可クラスタイプに対して、追加のドキュメントテンプレートを生成するには、次の手順を使用します。

    始める前に

    必要なロール：admin

    手順

    1. 移動先 すべて > ドキュメントテンプレート > すべてのドキュメントテンプレート.
    2. [新規] を選択します。
    3. [PDF ドキュメントテンプレート] を選択します。
    4. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 1. PDF テンプレートフォーム
      フィールド 説明
      名前 PDF ドキュメントテンプレートの名前。
      テーブル ドキュメントを添付する場所を決定します。[ライセンスと許可ケース [sn_gsm_license_permit_case] を選択して、生成された PDF をケースにマッピングします。[ライセンスと許可] のインストールベースアイテム [sn_gsm_license_permit_install_base_item] を選択して、生成された PDF フィールドを受領したアイテムにマッピングします。
      カテゴリ テンプレートが追加されるドキュメントカテゴリ。ライセンスと許可プレイブックには、[ライセンスと許可] を選択します。
      アプリケーション ドキュメントテンプレートが作成されるアプリケーションのスコープ。
      状況 ドキュメントテンプレートの現在のステータス。
      • ドラフト：ドキュメントテンプレートがまだ公開されていないことを示します。
      • 編集中：公開された後にドキュメントテンプレートが編集されていることを示します。
      • 公開中：サービスおよびケースでドキュメントテンプレートを使用できることを示します。
      ユーザー基準 このドキュメントの対象者基準。たとえば、カナダ居住者のみを対象とした許可を作成できます。
      注:
      大文字と小文字の区別や null 値などの条件を定義する場合は、「API GlideFilter - Scoped, Global」を参照してください。
      開始日 PDF ドキュメントテンプレートが有効になる開始日。[開始日] は、同じテンプレートの複数のバージョンを維持するのに役立ちます。
      注:
      開始日は終了日よりも前でなければなりません。
      終了日 PDF ドキュメントテンプレートが有効である最後の日付。[終了日] は、同じテンプレートの複数のバージョンを維持するのに役立ちます。

      デフォルトでは、[開始日] と [終了日] の値が空白の場合、テンプレートは常に有効であることが示唆されます。

      終了日を指定する場合は、開始日も指定する必要があります。
      テンプレートの日付形式 エージェントがドキュメントをプレビューするとき、添付ファイルを生成するとき、または参加者のドキュメントタスクを開始するときに日付を表示する形式。
      注:
      • ServiceNow アプリケーションまたは AdobeSign アプリケーションを使用して署名する場合：[テンプレートの日付形式 (Template date format)] で値が選択されていない場合は、template_date_format システムプロパティで指定された値が考慮されます。[テンプレートの日付形式 (Template date format)] とシステムプロパティ template_date_format の両方が空の場合、エージェントのユーザープロファイルの [日付形式] フィールドの値が考慮されます。
      • DocuSign アプリケーションを使用して署名する場合：DocuSign アプリケーションの署名設定で選択された日付形式が、ServiceNow インスタンスで構成された PDF テンプレートの [テンプレートの日付形式 (Template date format)] よりも優先されます。
      テンプレート言語 エージェントがドキュメントをプレビューするとき、添付ファイルを生成するとき、または参加者のドキュメントタスクを開始するときに翻訳される動的トークンの言語。
      注:
      • [テンプレート言語] は必須フィールドです。デフォルトの言語は [なし] です。
      • 翻訳機能は、言語プラグインがインスタンスにインストールされている場合にのみ使用できます。
      署名タイプ ドキュメントの署名または入力に使用するアプリケーションを指定するオプション。たとえば、ServiceNow Sign、DocuSign、AdobeSign などです。
      注:
      署名タイプは、それぞれの統合プラグインがインストールされている場合にのみ使用できます。
      添付ファイルタイプ 新しいドキュメントをアップロードするか、ServiceNow ドキュメント管理からドキュメントを選択するオプション。
      ドキュメント さらにカスタマイズするために、入力可能な PDF の添付ファイルをアップロードするオプション。
      注:
      このフィールドは、[添付ファイルタイプ] で [新規ドキュメントをアップロード] が選択されている場合に表示されます。
      ドキュメントリビジョン ServiceNow ドキュメント管理からドキュメントを選択するオプション。
      注:
      このフィールドは、[添付ファイルタイプ] で [ドキュメントリビジョンから選択] が選択されている場合に表示されます。
      アクティブ PDF ドキュメントテンプレートを使用できるように有効化するオプション。
      応答確認テキスト 入力したドキュメントを送信するときに、ユーザーにチェックボックスを選択するように求めるテキスト。
      ソーステンプレート 現在のテンプレートのコピー作成元のテンプレート。
    5. [更新] をクリックします。

      新しく作成されたドキュメントテンプレートを、ライセンス/許可を生成する対応するインストールベースアイテム/受領アイテム拡張テーブルにマッピングする必要があります。これは、ディシジョンテーブルでドキュメントテンプレートマッピングを使用することで実現します。デフォルトでは、ライセンスと許可のインストールベーステーブルにマッピングされたデフォルトのライセンスと許可のドキュメントテンプレートを使用して、標準のライセンス/許可の PDF ドキュメントが生成されます。

    6. オプション: [ PDF を解析] 関連リンクを選択して、PDF の情報とフィールドを自動的に解析し、その情報を PDF マッピングテーブルに保存して再利用します。
      注:
      [PDF の解析] は、編集可能な PDF に対してのみ表示されます。
      PDF の解析を使用すると、各 PDF フィールドをライセンスと許可のインストールベーステーブルの対応するマッピングフィールドにマッピングできます。
    7. オプション: [ PDF テンプレートマッピング] 関連リストで、追加の PDF フィールドマッピングを定義します。
      注:
      [ PDF テンプレートマッピング] 関連リストは、編集可能な PDF でのみ使用できます。詳細については、「Define a PDF field mapping」を参照してください。
    8. 移動先 ディシジョン管理 > ディシジョンビルダー.
    9. [ ドキュメントテンプレートマッピング ] テーブルを開きます。
    10. フォームのフィールドに入力して意思決定行を追加し、ドキュメントテンプレートを構成します。
      表 : 2. ドキュメントテンプレートマッピングフォーム
      フィールド 説明
      ドキュメントテンプレートカテゴリ このフィールドを使用して、1 つのインストールベースアイテムテーブルに複数のテンプレートを持たせます。たとえば、デフォルトのテンプレートとは異なるドキュメントテンプレートをライセンスと許可カテゴリにマップするには、ドキュメントテンプレートカテゴリとして「 ライセンスと許可 」と入力できます。
      テーブル名 ドキュメントテンプレートにマッピングするテーブルを選択します。申請プロセスの最後に申請者に発行されるライセンス/許可については、[ライセンスと許可] インストールベースアイテムテーブル (sn_gsm_license_permit_install_base_item) を選択します。
      ドキュメントテンプレート ドキュメントテンプレートカテゴリとテーブル名に使用するドキュメントテンプレートを指定します。ステップ 3 〜 5 で作成したドキュメントテンプレートを選択します。
      isPdfTemplate 選択したドキュメントテンプレートが PDF テンプレートの場合は 、(値 = true) を選択します。選択したドキュメントテンプレートが HTML テンプレートの場合は、選択します (値 = false)。
    11. [送信] または [保存] を選択します。
    12. オプション: [インストールベースアイテムテーブルマッピング] テーブルを開きます。
    13. オプション: フォームのフィールドに入力して、インストールベースアイテム (申請プロセスの最後に申請者に発行されるライセンス/許可) を作成するテーブルを設定します。

      デフォルトでは、これはライセンスと許可のケーステーブル (sn_gsm_license_permit_case) です。

      表 : 3. インストールベースアイテムテーブルマッピングフォーム
      フィールド 説明
      テーブル名 ライセンスと許可の要求を作成するケーステーブルを選択します。デフォルトでは、これはライセンスと許可のケーステーブル (sn_gsm_license_permit_case) です。
      ドキュメントテンプレート ドキュメントテンプレートカテゴリとテーブル名に使用するドキュメントテンプレートを指定します。ステップ 3 〜 5 で作成したドキュメントテンプレートを選択します。
    14. オプション: [送信] または [保存] を選択します。

    タスクの結果

    エージェントがライセンスと許可プレイブックの [意思決定を提案] アクティビティで決定を下すと、ドキュメントテンプレートによって生成された PDF が作成されます。エージェントは決定ステージのライセンス/許可を作成アクティビティで生成された PDF を表示でき、申請者はポータルで PDF を表示できます。