Gestão de processos de solicitação de diligência prévia

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 5 min. de leitura

    • Na guia Detalhes, você pode exibir e ajustar as informações da solicitação de diligência prévia. Você também pode registrar comentários externos e anotações de trabalho privadas, anexar arquivos e rastrear atualizações de solicitação no fluxo de atividades.

    A guia Detalhes de uma solicitação de diligência prévia exibe informações nas seguintes seções:

    Solicitação de diligência prévia de terceiros

    Tabela 1. Solicitação de diligência prévia de terceiros
    Campo Descrição
    Número

    Para cada solicitação de diligência prévia, o sistema atribui automaticamente um número de ID exclusivo que começa com o texto DDR.
    Estado Estado atual no processo de due diligence: IRQ, due diligence externa, aprovação, risco de contrato ou encerrado.
    Tipo de solicitação
    • Integre um novo compromisso. Inicie o processo de integração para um novo compromisso com um terceiro existente.
    • Reavaliar um compromisso existente. Reavaliar um compromisso existente quando as condições mudarem. Por exemplo, digamos que você ouça notícias adversas ou tenha mudanças nas linhas de suprimentos de terceiros. Você pode reavaliar o risco realizando diligência adicional.
    • Reavaliar um compromisso existente para renovação de contratos. Reavalie o risco antes que sua organização renove o contrato com um terceiro atual ou compromisso, realizando a devida diligência.
    • Desligar um compromisso com a devida diligência. Determine se o desligamento (término do relacionamento) com um compromisso é o curso de ação ideal, realizando a devida diligência. Por exemplo, pode ser muito arriscado trocar de terceiros ou compromissos, mesmo que o desempenho atual deles não atenda às expectativas.
    • Desligar um compromisso SEM due diligence.Solicite que um compromisso seja encerrado permanentemente quando um compromisso terminar ou você quiser alternar para um terceiro diferente por outros motivos. Nesse caso, você normalmente não precisa conduzir diligências adicionais. O processo, no entanto, inclui o processo normal do Questionário de risco inerente (IRQ) para confirmar que os serviços fornecidos pelo compromisso não continuarão.
    Prioridade Prioridade da solicitação.
    • 1 - Crítico
    • 2- Alto
    • 3 - Moderado(a)
    • 4 - Baixa
    • 5 - Planejamento
    Terceiro Terceiro ao qual a solicitação está associada.
    Gasto anual Dinheiro gasto com a organização de terceiros em um ano.
    Compromisso Compromisso ao qual a solicitação está associada.
    Pular processo de risco de contrato Opção para ignorar o processo de risco do contrato.
    Ao marcar a caixa de seleção, você ignora o estado de negociação do contrato. Os campos Data de início do contrato e Data de vencimento do contrato são substituídos pela Data de início do compromisso e pela Data de vencimentodo compromisso. Consulte Processo de risco de contrato.
    Nota:
    Depois que o gerente de risco de terceiros (TPR) aprovar a solicitação, ela não será enviada aos negociadores de contrato e a solicitação será encerrada.
    Aberto por Criador da solicitação.
    Aberto Data em que a solicitação foi aberta.
    Data de início do contrato, data de vencimento Datas preferenciais para o início e o término das interações com o compromisso.
    Data de início do compromisso, data de vencimento do compromisso Datas preferenciais para o início e o término das interações com o compromisso.
    Avaliador de IRQ Usuário em sua organização que responde ao IRQ. Consulte Gestão de processos de IRQ.
    Negociador de contratos Usuário da sua organização que prepara, negocia e aprova o contrato.
    Grupo de atribuição

    Grupo qualificado de indivíduos disponíveis para trabalhar na solicitação.

    Para novas solicitações, o grupo de atribuição é definido como Atribuidores de solicitação de diligência prévia. O sistema envia uma notificação por e-mail para todos os usuários do grupo especificado no Grupo de atribuição. A mensagem informa que a solicitação foi recebida e está no estado Novo. A mensagem também inclui um link para a página de detalhes da solicitação.

    No formulário de solicitação de diligência prévia:

    • Qualquer membro do grupo pode selecionar Atribuir a mim ou definir o campo Proprietário como qualquer outro membro do grupo.
    • Um gerente de TPR ou um avaliador de TPR pode limpar o campo Grupo de atribuição ou mudar o valor para selecionar entre diferentes avaliadores de TPR na lista de seleção Proprietário.
    Proprietário

    Os proprietários são responsáveis por garantir que a avaliação seja concluída em tempo hábil pelo terceiro, revisando suas respostas e criando e resolvendo problemas. Para levar a avaliação à conclusão, os proprietários são notificados quando uma avaliação atinge um marco específico. O proprietário deve ter a função de gerente de TPR ou avaliador de TPR.
    Descrição resumida, Descrição Descrição da solicitação que ajuda outras pessoas a entender a intenção e os requisitos do criador.

    Informações básicas de terceiros

    Tabela 2. Informações básicas de terceiros
    Campo Descrição
    Nome de terceiro Nome do terceiro ao qual a solicitação está associada.
    Número DUNS Identificador numérico exclusivo para a entidade empresarial única. Um número DUNS não é legalmente necessário para uma empresa.
    Rua, Cidade, Estado/Província, CEP/Código postal, País, Telefone, Fax Informações de contato padrão da organização de terceiros.
    Site URL do terceiro.
    Tipo Tipo de terceiro.
    Setor O setor no qual o terceiro está envolvido.
    Nome, Sobrenome, Cargo, E-mail, Telefone Informações de contato padrão para o contato do terceiro.

    Informações básicas de compromisso

    Tabela 3. Informações básicas de compromisso
    Campo Descrição
    Nome de compromisso Nome do compromisso ao qual a solicitação está associada.
    Tipo Tipo de produto ou serviço para este compromisso.
    Usar o endereço da empresa Opção de usar o mesmo endereço da empresa que o terceiro.

    Ao marcar a caixa de seleção, preencha automaticamente os campos relacionados com as informações de contato da organização de terceiros.
    Rua, Cidade, Estado/Província, CEP/Código postal, País, Telefone, Fax Informações de contato padrão da organização do compromisso.
    Usar o mesmo contato Opção de usar as mesmas informações de contato que o terceiro.

    Quando você marca a caixa de seleção, os campos relacionados são preenchidos automaticamente com as informações de contato do terceiro.
    Nome, Sobrenome, Cargo, E-mail, Telefone Informações de contato padrão do contato do compromisso que responderá aos questionários.

    Pontuações de risco

    Os campos são preenchidos automaticamente pelo estágio atual do processo de IRQ para a solicitação.

    Campo Descrição
    Classificação de avaliação inerente Classificação determinada pelo processo de IRQ.
    Avaliação de inteligência de risco Classificação determinada por dados de um provedor de serviços de inteligência de risco.
    Classificação de avaliação de terceiros Classificação determinada pelas respostas durante o processo de avaliação externa.
    Classificação do compromisso Classificação determinada para o compromisso.

    Resumo do andamento

    Status dos processos de diligência prévia. Os campos são preenchidos automaticamente pelo estágio atual do processo de IRQ para a solicitação.
    • Avaliação de risco inerente
    • Avaliação de risco de terceiros
    • Avaliação de risco do compromisso

    Compor, Atividade, Anexos

    A seção Compor na guia Detalhes permite que você adicione texto permanentemente ao registro. A seção Atividade é atualizada com todas as ações em problemas e tarefas, envios para contatos de TP e também com anotações de trabalho e comentários que os usuários adicionam ao registro. Adicione texto nos seguintes campos, conforme necessário:
    • Anotações de trabalho (privadas): informações sobre a avaliação de risco do terceiro. As anotações de trabalho ficam visíveis somente para usuários internos que estão atribuídos ao processo.
    • Comentários: os comentários sobre a avaliação de risco do terceiro ficam visíveis para os usuários internos e para os contatos do terceiro.