Fluxo de trabalho de solicitação de evidências e usuários

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
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    • A solicitação de evidência ajuda os clientes a solicitar eletronicamente as informações de que precisam da primeira e da segunda linha de defesa. Os indivíduos que estão sendo auditados podem carregar imediatamente seus documentos no sistema, reduzindo significativamente o tempo de processamento manual.

    O fluxo de trabalho de solicitação de evidência é o seguinte:
    1. Um usuário de auditoria com a função sn_audit.user solicita evidências e atribui a solicitação a outro usuário. Este solicitante pode solicitar a evidência para si ou fazer uma solicitação em nome de outro usuário de auditoria ou usuário de GRC. Se o solicitante determinar que uma tarefa de evidência foi criada erroneamente, ele poderá cancelar essa tarefa de evidência específica. A capacidade de cancelar a solicitação de evidência está disponível quando a solicitação está no estado Rascunho. Um solicitante pode cancelar as tarefas de solicitação de evidências a qualquer momento até que as tarefas atinjam o estado Revisão.
    2. Depois de criar uma solicitação de evidência, você deve criar registros de coleta de evidências e, em seguida, o solicitante deve solicitar evidências. Os registros de coleta de evidências contêm as instruções de coleta de evidências, atribuídos a e grupo de atribuição. Ao clicar em Solicitar evidência, as tarefas de solicitação de evidência são geradas e atribuídas a um grupo ou usuário.
    3. O designado recebe um e-mail com o link para fornecer a evidência solicitada.
      Nota:
      Se o solicitante mudar o designado após solicitar evidências, o designado original não poderá mais exibir a solicitação. Somente a pessoa atribuída à solicitação pode exibi-la. Este recurso garante a confidencialidade.
    4. O designado pode anexar a evidência solicitada ou fornecer um URL ou local que contenha a evidência necessária.
    5. O designado também pode adicionar um aprovador para verificar e aprovar a evidência. Adicionar aprovadores será necessário se a evidência for de natureza confidencial.
    6. O aprovador pode revisar a evidência e aprová-la, solicitar revisão ou solicitar mais detalhes sobre a evidência.
    7. Se o aprovador aprovar a evidência, o solicitante receberá a evidência e poderá processá-la posteriormente.
    8. O solicitante pode revisar as evidências e fazer o seguinte:
      • aceitar a evidência.
      • solicitar sua revisão.
      • solicite mais detalhes sobre a evidência.
      • cancele a solicitação de evidência se ela não for mais necessária.
      • exclua a solicitação.
    9. Se o solicitante aceitar todas as tarefas de evidência, a solicitação será encerrada.
    O fluxo de trabalho de solicitação de evidências é mostrado na figura a seguir: Fluxo de trabalho de solicitação de evidências
    A tabela a seguir descreve as funções e suas responsabilidades durante o fluxo de trabalho de solicitação de evidências:
    Tabela 1. Usuários de solicitação de evidências, responsabilidades e requisitos
    Usuário Responsabilidades Requisitos
    Auditor interno
    • Executar testes de auditoria.
    • Solicitar teste de auditoria.
    • Revise todas as descobertas da auditoria e as evidências coletadas.
    • Visibilidade da atividade de conformidade e risco.
    • Uma fila de trabalhos (pendentes, atuais, futuros) para planejar os esforços da equipe.
    • Rastreie e monitore as descobertas da auditoria.
    • Rastreie e monitore as atividades de auditoria.
    Gerente de conformidade, gerente de auditoria
    • Pode solicitar evidências.
    • Solicitar evidência de teste de conformidade.
    • Revise todas as descobertas e evidências coletadas.
    • Visibilidade das atividades de conformidade.
    • Uma fila de trabalhos (pendentes, atuais, futuros) para planejar os esforços da equipe.
    • Rastreie e monitore as descobertas de conformidade.
    Usuário de conformidade, proprietário do controle
    • Certifique-se de que os controles sejam implementados.
    • Atestar os controles.
    • Teste os controles.
    • Forneça evidências de auditoria solicitadas pelo auditor.
    • Uma fila de trabalhos para direcionar as atividades diárias.
    • Rastreie o tempo gasto e o desempenho das atividades e tarefas que possuem.
    • Garante que a tarefa que eles possuem e a solicitação adicional do auditor sejam atendidas.