Solicitar evidências durante auditorias

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 6 min. de leitura

    • Solicite evidências em qualquer fase durante uma auditoria. Os detalhes sobre os itens para os quais a evidência é solicitada também são fornecidos para a pessoa responsável por fornecer a evidência.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_audit.user

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Uma evidência pode ser solicitada das três maneiras a seguir:
    Minha evidência
    Criando um registro de evidência a partir do módulo Minhas evidências.
    Solicitar evidência
    Das listas relacionadas Entidade, Controle, Tarefa de auditoria, Problema de teste de controle e Outros problemas em um registro de compromisso. Para solicitar evidências dessas fontes, navegue até Auditoria > Compromissos > Meus Compromissos. Abra o registro do compromisso e selecione a lista relacionada da qual você deseja solicitar evidências. Na lista Ação em linhas selecionadas, selecione Solicitar evidência. Aqui, você pode criar uma nova solicitação de evidência ou adicionar mais solicitações a uma solicitação de evidência existente. A solicitação de evidência é criada, mas não as tarefas de solicitação de evidência. Para obter mais informações sobre como adicionar evidências existentes, consulte Reutilizar evidências existentes dos itens relacionados de um compromisso.
    Entidade, Controle, Objetivo de controle, Teste de controle, Compromisso, Tabelas de problemas
    De tabelas como Entidade, Controle, Objetivo de controle, Teste de controle, Compromisso, Problema. No entanto, quando os usuários solicitam evidências dessas tabelas, a solicitação de evidência é criada, não a tarefa de solicitação de evidência real. Os usuários devem navegar até o registro de solicitação de evidência que é gerado e, em seguida, adicionar tarefas de solicitação de evidência.

    Neste procedimento, o método para solicitar evidências do módulo Minhas evidências é descrito.

    Procedimento

    1. Navegar até Auditoria > Minha solicitação de evidência.
    2. Clique em Nova.
    3. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário de solicitação de evidências
      Campo Descrição
      Número Número exclusivo da solicitação de evidência.
      Solicitante Usuário solicitando evidências. Este campo é preenchido automaticamente.
      Solicitadas em nome de Usuário para o qual a evidência está sendo solicitada.
      Grupo de atribuição Grupo atribuído para fornecer evidências.
      Atribuído a Usuário responsável por fornecer a evidência.
      Estado Estado da solicitação. O estado padrão é Rascunho.
      Tipo Tipo de evidência criada. Pode ser Auditoria ou Conformidade.
      Motivo da solicitação Motivo para a solicitação de evidências.
      Lista de observação Usuários interessados em exibir as evidências coletadas. Se uma pessoa for adicionada à lista de observação, ela poderá navegar até Auditoria > Solicitação de evidências > Solicitações de evidências observadas para exibir as solicitações.
      Nome Nome da solicitação de evidência.
      Descrição Descrição detalhada da solicitação de evidência.
      Programação
      Prazo Data esperada de envio de evidências.
      Aberto Data em que a solicitação foi aberta. Esta data é atualizada automaticamente.
      Encerrado Data em que a solicitação é encerrada. Esta data é atualizada automaticamente.
      Atividade
      Anotações de trabalho Digite quaisquer anotações que possam ser necessárias.
      Atividades Log de atividades da solicitação.
    4. Salve o formulário.
      A lista relacionada Detalhes da coleta de evidências é exibida. Esta lista relacionada é usada para listar os itens para os quais a evidência é solicitada.
    5. Clique em Nova.
    6. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 2. Formulário de Detalhes da coleta de evidências
      Campo Descrição
      Solicitação de evidências Número exclusivo da tarefa de solicitação de evidência.
      Evidências para Registro para o qual a evidência é solicitada.

      Lista todas as tabelas às quais a evidência é aplicada.
      Nome Nome do detalhe da coleta de evidências.
      Grupo de atribuição Grupo atribuído para fornecer evidências. Os usuários deste grupo devem ter as funções sn_grc.business_user.
      Atribuído a Usuário responsável por fornecer evidências.
      Instruções da coleta de evidências Instruções para fornecer evidências. Por exemplo, lista de documentos de suporte, arquivos e assim por diante.
    7. Clique em OK.
    8. Clique em Enviar.
    9. Clique em Solicitar evidência.
      Quando uma solicitação de evidência já está no estado Trabalho em andamento e um novo detalhe de coleta de evidência é adicionado, a tarefa de solicitação de evidência é enviada ao designado imediatamente.
      A lista relacionada de evidências aparece com a lista de evidências e a pessoa atribuída à solicitação recebe uma notificação por e-mail para fornecer a evidência solicitada. Além disso, o estado da solicitação muda para Trabalho em andamento.
    10. Navegar até Auditoria > Solicitação de evidências > Minhas tarefas de solicitação de evidências.
    11. Abra o registro para o qual você deseja fornecer evidências.
    12. Clique em Aceitar trabalho.
    13. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 3. Formulário de evidência
      Campo Descrição
      Número Número da solicitação de evidência. Este valor é gerado por padrão.
      Solicitante Usuário solicitando evidências. Este valor é gerado por padrão.

      Se você for o aprovador, solicitante, membro da lista de observação ou usuário no campo Atribuído a, poderá editar os detalhes nos campos Listade observação, Nomee Descrição quando a evidência estiver nos estados Novo ou Trabalho em andamento.
      Solicitadas em nome de Usuário para o qual a evidência está sendo solicitada. Este valor é gerado por padrão.
      Grupo de atribuição Grupo atribuído para fornecer evidências. Os usuários deste grupo devem ter as funções sn_grc.business_user.
      Atribuído a Usuário responsável por fornecer a evidência. Este valor é gerado por padrão.
      Estado Estado da solicitação.
      Subestado Nenhum. Este valor é gerado por padrão.
      Motivo da solicitação Motivo para a solicitação de evidências.
      Aprovadores Usuários para aprovar a evidência antes que ela seja devolvida ao solicitante para revisão. Normalmente, um aprovador é o gerente da pessoa que fornece a evidência.
      Lista de observação Usuários interessados em exibir as evidências coletadas.
      Nome Nome da solicitação de evidência. O nome é padronizado como Nome de detalhes da coleta de evidências.
      Descrição Descrição detalhada da solicitação de evidência. A descrição é padronizada para a descrição fornecida no formulário de solicitação de evidência.
      Detalhes da solicitação
      Solicitação de evidências ID exclusivo da solicitação de evidência associada à tarefa. Este valor é gerado por padrão e é obtido do registro que foi criado para solicitar evidência.
      Evidências para Registro para o qual a evidência é solicitada.
      Evidência para descrição Descrição do registro para o qual as evidências estão sendo solicitadas. Este valor é gerado por padrão e é obtido do registro que foi criado para solicitar evidência.
      Instruções da coleta de evidências Instruções para coletar as evidências.

      Se você for o gerente ou o solicitante, poderá editar este campo quando a tarefa de solicitação de evidência estiver no estado de trabalho em andamento.
    14. Para solicitar aprovação para a evidência anexada, clique em Solicitar aprovação.
    15. Se nenhum aprovador for necessário, clique em Solicitar revisão.
    16. Navegar até Auditoria > Solicitação de evidências > Minhas aprovações.
    17. Abra o registro para o qual você deseja aprovar a evidência.
    18. Revise a evidência anexada no formulário e clique em uma das seguintes opções:
      Opção Descrição
      Aprovar Aprove a evidência anexada. O solicitante obtém a evidência fornecida.
      Solicitar revisão Solicite que a evidência anexada seja revisada. Insira comentários ao solicitar revisão. O designado recebe uma notificação para revisar a evidência anexada.
      Solicitar informações Busque mais informações e detalhes sobre a evidência anexada. O designado recebe uma notificação para fornecer mais informações sobre a evidência anexada.
    19. Navegar até Auditoria > Solicitação de evidências > Minhas Revisões Pendentes.
    20. No formulário de evidência, revise a evidência anexada e clique em uma das seguintes opções:
      Opção Descrição
      Aceitar evidência Aceite a evidência fornecida.
      Solicitar revisão Solicite que a evidência seja revisada, se não for apropriada, ou modificada.
      Cancelar Cancele a tarefa de solicitação de evidência.
      Excluir Exclua a tarefa de solicitação de evidência.
    21. Navegue até o formulário para o qual você deseja exibir a lista relacionada de Solicitação de evidência.
    22. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho do formulário e clique em Configurar > Listas relacionadas.
    23. Localize o item de evidência relacionado na caixa Disponível e mova-o para a caixa Selecionado.
    24. Clique em Salvar.