Reconhecer uma política

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 7 min. de leitura

    • Depois que uma política foi publicada, você pode criar uma campanha de confirmação para definir um grupo de funcionários que deve fornecer uma confirmação de que uma política específica está em conformidade. Quando a campanha tiver sido definida, você poderá enviar a solicitação ao público.

    Configurar uma campanha de confirmação de política

    Uma campanha de política é o registro usado para se preparar para uma solicitação de confirmação de política. Ele define o público que deve fornecer uma confirmação de que uma política específica está em conformidade. Uma campanha de política será solicitada somente se o usuário de conformidade decidir que é necessário.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: usuário de conformidade

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Policy and Compliance > Políticas e Procedimentos > Políticas.
    2. Abra o registro de política no estado Publicado que você deseja confirmar.
      Política publicada
    3. Role para baixo e clique na lista relacionada Configuração de confirmação.
      Lista relacionada de configuração de confirmação
    4. No formulário, preencha os campos.
      Campo Descrição
      Público

      Selecione os funcionários responsáveis por confirmar a política. Você define o público usando o módulo Público.
      URL do material de referência Clique no ícone de cadeado e adicione um URL aos materiais de referência da política que o público pode revisar. Ao concluir a entrada, clique no ícone de cadeado novamente.
      Permitir que os usuários recusem a política Selecione se você deseja que os membros do público-alvo possam recusar a política.
      Permitir que usuários solicitem uma exceção Selecione se você deseja que os membros do público-alvo possam solicitar uma exceção de política.
    5. Salve o registro.
    6. Role para baixo e clique na lista relacionada Campanhas de confirmação.
      Guia Campanhas de confirmação
    7. Clique em Nova.
      Nova campanha
      Nota:
      Observe que a maioria dos campos é preenchida previamente com dados do registro de política.
    8. No formulário, preencha os campos.
      Nota:
      Somente a descrição do campo que não foi descrita anteriormente é fornecida aqui.
      Campo Descrição
      Número Um número de registro gerado automaticamente para a confirmação.
      Estado O estado atual da campanha de confirmação. O estado padrão é Novo.
      Válido de/para Selecione o período de validade da confirmação. A confirmação é válida do início da data Válido a partir de até o final da data Válido até.
      Nota:
      A data Válido a partir de não pode ser anterior à data atual. A data Válido até não pode ser posterior à data Válido até definida na política.
      Número de dias para resposta O número de dias em que os membros do público têm para responder.
      Descrição resumida Uma breve descrição da política.
      GuiaDetalhes da confirmação Esta guia mostra detalhes e requisitos da política, bem como o URL do material de referência definido durante a configuração de confirmação.
    9. Clique em Enviar.
      A solicitação de confirmação agora está pronta para ser enviada ao público definido.

    Criar público

    Ao configurar uma solicitação de confirmação de política, você deve identificar um público responsável por fornecer a confirmação.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_compliance_admin ou sn_compliance_manager

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Policy and Compliance > Confirmação de política > Público.

      Definir públicos para confirmações
    2. Clique em Nova.
      Definição de um novo público
    3. Insira um nome e uma descrição para o novo público e salve o registro.
    4. Guias adicionais são exibidas.

      Definição de usuários e grupos em públicos
    5. Use as três guias para identificar membros para este público.
      OpçãoDescrição
      Usuários Clique em Editar e adicione um ou mais usuários individuais ao público.
      Grupos Clique em Editar e adicione um ou mais grupos predefinidos de usuários ao público.
      Filtros de usuário Clique em Novo para definir um novo filtro para inclusão de membro do público. Clique em Editar para modificar um filtro de usuário existente. Você pode salvar filtros para uso futuro.
    6. Quando o público tiver sido definido, você poderá adicionar usuários, grupos ou filtros de usuário a umasolicitação de confirmação.

    Enviar uma solicitação de confirmação

    Depois de criar uma campanha de confirmação, você pode enviar a solicitação de confirmação para o público definido.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_compliance.user

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Policy and Compliance > Políticas e Procedimentos > Minhas campanhas de confirmação.
    2. Abra o registro de campanha de confirmação de política (PAC) que você deseja enviar para o público definido.
    3. Verifique se você configurou e salvou a confirmação na lista relacionada Configuração de confirmação.
    4. Clique na lista relacionada Campanhas de confirmação.
    5. Clique em Nova.
      Nota:
      A maioria dos campos é preenchida previamente com dados do registro da política.
    6. No formulário, preencha os campos.
      Nota:
      Somente a descrição do campo que não foi descrita anteriormente é fornecida aqui.
      Tabela 1. Formulário de campanha de confirmação
      Campo Descrição
      Número Um número de registro gerado automaticamente para a confirmação.
      Estado
      Válido de/para Selecione o período de validade da confirmação. A confirmação é válida do início da data Válido a partir de até o final da data Válido até.
      Nota:
      A data Válido até não pode ser posterior à data Válido até definida na política.
      Número de dias para resposta O número de dias em que os membros do público têm para responder.
      Descrição resumida Uma breve descrição da política.
      GuiaDetalhes da confirmação Esta guia mostra detalhes e requisitos da política, bem como o URL do material de referência definido durante a configuração de confirmação.
    7. Clique em Enviar.
      O botão Solicitar confirmação é exibido.
    8. Clique em Solicitar confirmação.
    9. Observe que ocorrem as seguintes mudanças.
      • O estado da campanha de confirmação muda para Confirmação pendente.
      • Os registros de confirmação (ACK) de cada membro do público aparecem na parte inferior da tela.
      • A guia Resultados de confirmação mostra o andamento do processo de confirmação. Ou seja, ele relata o número total de confirmações enviadas e mantém uma contagem do número e dos tipos de respostas recebidas (por exemplo, número de aceitas, recusadas, isentas e assim por diante).

      Resultados da confirmação
      Nota:
      A guia Atividade mostra as atividades de confirmação conforme elas acontecem. O usuário de conformidade pode clicar na caixa de seleção Anotações de trabalho e publicar anotações de trabalho para rastrear as mudanças. A caixa Comentários adicionais pode ser usada para se comunicar com o público.
      Além disso, cada membro do público recebe uma notificação por e-mail semelhante ao exemplo a seguir.
      Visualizar e-mail
    10. Conforme o período de confirmação expira, você pode monitorar o andamento das respostas navegando até Policy and Compliance > Confirmação de política > Confirmações pendentes.
    11. Você também pode identificar membros do público que excederam a linha do tempo de confirmação, navegando até Policy and Compliance > Confirmação de política > Confirmações atrasadas.

    Como responder a uma solicitação de confirmação

    Depois de ser identificado como membro de um público para fornecer uma confirmação de política, você deve abrir e revisar o registro e, em seguida, confirmá-lo.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_grc.business_user, sn_grc.business_user_lite

    Procedimento

    1. Depois de receber uma notificação de que você deve confirmar uma política, navegue até Policy and Compliance > Confirmação de política > Minhas confirmações.
      Minha confirmação
    2. Para fornecer a confirmação, abra o registro e execute uma das ações a seguir.

      As opções disponíveis dependem de como a solicitação de confirmação foi configurada.

      As opções disponíveis dependem de como a solicitação de confirmação foi configurada.
      • O status padrão da confirmação da política é Novo.
      • A confirmação da política será definida como Confirmação pendentese:
        • a confirmação da política atingiu a hora definida como Frequência.
        • a confirmação da política atingiu a data Válido a partir de, se for a confirmação ad hoc
        • você clica no botão Confirmação pendente para mover seu estado manualmente.
      • A confirmação da política está no estado Encerrado, se:
        • mova-o manualmente para o estado Encerrado
        • atinge a data Válido até
      • O estado muda para Cancelar se:
        • você clica manualmente no botão Cancelar
        • a exceção de política for rejeitada, a confirmação for redefinida como Cancelar

      As seguintes opções estão disponíveis quando a instância de confirmação da política é definida para diferentes estados:

      Aceitar
      Se a política estiver em conformidade, clique em Aceitar.
      Recusar
      Se a política não estiver em conformidade e a solicitação estiver configurada de forma que você tenha permissão para recusar a solicitação, clique em Recusar.
      Exceção da Solicitação
      Se, por algum motivo, você não quiser responder e a solicitação estiver configurada de forma que você possa recusar, clique em Solicitar exceção.
      Isento
      Se a política for aprovada

    Trabalhar com confirmações usando o portal de serviços

    Depois de receber uma solicitação para fornecer confirmação para uma política, você tem a opção de trabalhar com a solicitação no Now Platformou pode executar suas ações no ServiceNow Portal de serviços.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_grc.business_user, sn_grc.business_user_lite

    Procedimento

    1. Navegue até o ServiceNow Portal de serviços.
    2. Na barra de cabeçalho, navegue até GRC > Minhas confirmações de política.
      Portal de serviços

      Todas as solicitações de confirmação de política pendentes atribuídas a você são exibidas.

      Minhas confirmações de política no Portal de serviços
    3. Para exibir os detalhes da solicitação, clique em Exibir.
      Exibir uma solicitação de confirmação de política no portal de serviços
      Nota:
      As ações que você pode executar na confirmação da política dependem de como a campanha de confirmação foi configurada, da seguinte forma.
      OpçãoDescrição
      Se a política estiver em conformidade Clique em Aceitar.
      Se a política não estiver em conformidade e você tiver permissão para recusar a solicitação Clique em Recusar.
      Se você não quiser responder e quiser recusar Clique em Solicitar exceção.