Gestão orientada por eventos - automatize processos de avaliação externa
Use o recurso de gestão orientada por eventos para configurar regras que geram e enviam automaticamente questionários e solicitações de documento para compromissos e terceiros. Para compromissos e terceiros que atendem aos critérios definidos por você, você especifica a programação e os modelos de avaliação. Você pode automatizar todos os tipos de avaliação, exceto a integração.
Antes de Iniciar
Procedimento
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Use um dos seguintes métodos para iniciar o processo:
- Espaço: Selecionar Espaços > Vendor Management Workspace. Na guia Risco, selecione o ícone de lista Ícone de
. Na lista Gestão orientada por eventos, selecione qualquer opção: Ativo, Inativoou Todos. - Legado: Navegue até Todos > Gestão de risco de terceiros > Gestão orientada por eventos e selecione qualquer opção: Ativo, Inativoou Todos.
- Espaço: Selecionar Espaços > Vendor Management Workspace. Na guia Risco, selecione o ícone de lista Ícone de
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Selecione Novo e preencha o formulário.
As configurações a seguir aparecem em seções na página do espaço e como listas relacionadas no formulário legado.
Tabela 1. Formulário de regra de gestão orientado por evento Campo Descrição Nome Nome significativo da regra que ajuda outras pessoas a entender sua intenção e operação. Número Para cada regra de gestão orientada por evento, o sistema atribui automaticamente um número de ID exclusivo que começa com o texto EMR. Na tabela de histórico de execuções de regra (execuções), o sistema atribui automaticamente um número de ID exclusivo para cada execução que começa com o texto EMH.
O ID exclusivo é usado em todas as referências ao item. Você pode usar o ID para pesquisar ou filtrar o item no qual deseja trabalhar.
Justificativa de negócios O motivo comercial para definir o processo automatizado. Descrição técnica As condições que acionam a execução e os tipos de terceiros afetados. Escopo: especifique o tipo de avaliação a ser gerado e o modelo a ser usado. Categoria - Avaliação externa: envie questionários e solicitações de documento. No campo Aplica-se a, você especifica se deseja enviar os materiais para terceiros ou para compromissos.
- Reavaliar o compromisso: Reavaliar um compromisso existente quando as condições mudarem. Por exemplo, digamos que você ouça notícias adversas ou tenha mudanças nas linhas de suprimentos de terceiros. Você pode reavaliar o risco realizando diligência adicional.
- Reavaliar o compromisso para renovação de contratos: Reavalie o risco antes que sua organização renove o contrato com um terceiro atual ou compromisso, realizando a devida diligência.
- Compromisso de desligamento com due diligence: Determine se o desligamento (término do relacionamento) com um compromisso é o curso de ação ideal, realizando a devida diligência. Por exemplo, pode ser muito arriscado trocar de terceiros ou compromissos, mesmo que o desempenho atual deles não atenda às expectativas.
- Compromisso de desligamento SEM due diligence: Solicite que um compromisso seja encerrado permanentemente quando um compromisso terminar ou você quiser alternar para um terceiro diferente por outros motivos. Nesse caso, você normalmente não precisa conduzir diligências adicionais. O processo, no entanto, inclui o processo normal do Questionário de risco inerente (IRQ) para confirmar que os serviços fornecidos pelo compromisso não continuarão. Para obter detalhes importantes, consulte Desligar um compromisso sem realizar a devida diligência.
Aplica-se a Este campo será editável somente se você definir a categoria como Avaliação externa.
Especifique se os questionários e as solicitações de documento devem ser enviados a terceiros ou a compromissos.
Modelo de IRQ Este campo aparecerá se você selecionar qualquer categoria diferente de Avaliação externa.
Modelo que especifica o conteúdo do Questionário de risco inerente (IRQ).
Modelo de avaliação Este campo aparecerá somente se você definir a categoria como Avaliação externa.
Modelo que especifica os questionários e solicitações de documento a serem enviados.
Opções de execução: defina o gatilho e a programação para gerar as avaliações. Tipo de execução Especifique como a regra deve ser acionada.
- Uma vez: envie a avaliação de risco do terceiro na data especificada no campo Data de início.
- Recorrente: envie a avaliação de risco do terceiro na programação que você especificar com a configuração de frequência.
- Sob demanda: a regra é executada somente quando um usuário seleciona Executar agora.
Nota:Independentemente da configuração do tipo Executar, você pode selecionar Executar agora a qualquer momento para executar a regra imediatamente. Essa execução sob demanda não afeta as execuções programadas futuras. No histórico de execução, a ação do gatilho da execução é registrada como Manual.Frequência Este campo será exibido somente se você selecionar o tipo de execução Recorrente.
Especifique a frequência com que a regra deve ser executada.
Data de início Este campo aparecerá somente se você selecionar o tipo de execução Recorrente ou Única.
Primeira data em que uma regra ativa está disponível para execução (dependendo das condições de filtro especificadas). Uma regra única é executada na data de início.
Data de término Este campo será exibido somente se você selecionar o tipo de execução Recorrente.
Última data em que uma regra ativa está disponível para execução (dependendo das condições de filtro especificadas). Uma regra se torna inativa após a data de término.
Se você não especificar uma data de término, a regra continuará até que você a exclua ou atualize.
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Especifique as condições do filtro.
Use o editor de filtros para especificar as condições que determinam quais terceiros ou compromissos devem receber os questionários e solicitações de documento.
Quando você seleciona Definir, o sistema aplica o filtro e exibe um link para permitir que você exiba a lista de compromissos ou terceiros que correspondem às condições do filtro.
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Especifique como o avaliador de risco de terceiros (TPR) [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor], o proprietário e o negociador de risco de contrato [sn_vdr_risk_asmt.contract_negotiator] são selecionados para os compromissos ou terceiros que correspondem às condições do filtro.
Opção Descrição Usar por último Atribua o usuário que executou a função mais recentemente para o compromisso. Usar integração Atribua o usuário que executou a função mais recentemente durante a integração do compromisso. Especificar agora Quando você seleciona esta opção, uma caixa de seleção é aberta para permitir que você especifique o usuário. Especificar mais tarde Ao selecionar esta opção, depois que a regra for salva, você ou outro usuário poderá especificar o avaliador de TPR ou o negociador de risco de contrato apropriado posteriormente durante o fluxo de trabalho. Esta opção não aparece para a seleção do proprietário. -
Selecione Salvar no espaço ou Enviar no formulário.
- O sistema salva a regra.
- Independentemente da configuração do tipo Executar, você pode selecionar Executar agora a qualquer momento para executar a regra imediatamente. Essa execução sob demanda não afeta as execuções programadas futuras. No histórico de execução, a ação do gatilho da execução é registrada como Manual.
- O sistema exibe os seguintes valores adicionais somente leitura na guia Detalhes do espaço e no formulário.
Tabela 2. Valores adicionais Campo Descrição Ativo Opção para ativar a regra. Por padrão, as regras recém-definidas não estão ativas.
- Somente regras ativas com um valor de status Executar de Pronto podem ser executadas quando as condições especificadas são atendidas.
- Você pode, no entanto, executar uma regra configurada como Sob demanda, esteja ela ativa ou não.
Status de execução - Pronto: a regra está definida e pode ser executada conforme determinado pelas condições do filtro e pela programação.Nota:Somente regras ativas com um valor de status Executar de Pronto podem ser executadas quando as condições especificadas são atendidas.
- Em execução: a regra está em execução no momento (questionários e solicitações de documento estão sendo enviados). Para regras que estão em execução: a duração entre o carimbo de data/hora de início da execução e a hora atual indica há quanto tempo a regra está em execução.
Nota:Independentemente da configuração do tipo Executar, você pode selecionar Executar agora a qualquer momento para executar a regra imediatamente. Essa execução sob demanda não afeta as execuções programadas futuras. No histórico de execução, a ação do gatilho da execução é registrada como Manual.Se uma regra parece estar travada na execução por um tempo excessivo:- Ir para Automação de processos > Administração do Fluxo > Fila de Eventos.
- Encontre a tarefa em segundo plano da plataforma com um nome que começa com
sn_vdrousn_tprmque está no estado de erro.
Próxima execução programada Para regras com um tipo de execuçãorecorrente , a data somente leitura da próxima execução programada é calculada com base nas condições de filtro especificadas e na configuração de frequência.
Última execução bem-sucedida Carimbo de data/hora da execução mais recente que está no estado Bem- sucedido.