Configurar contatos de terceiros

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 2 min. de leitura

    • Configure seus contatos de terceiros para que você possa enviar avaliações, resolver problemas e comunicar quaisquer informações adicionais necessárias com esses contatos.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager e admin para as etapas 4 e 5

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Os contatos de terceiros são usuários externos na organização de terceiros. Eles usam o portal de terceiros para organizar, priorizar e executar com segurança tarefas como responder a questionários para avaliações, executar tarefas e se comunicar com sua equipe de avaliação de risco sobre problemas. Você concede acesso ao portal de terceiros e especifica as permissões para contatos de terceiros. O gerente de risco de terceiros (TPR) deve entrar em contato com um membro da equipe com a função de administrador para concluir as etapas 4 e 5.
    Importante:
    A função de contato do terceiro deve ser usada somente para contatos externos. A função proíbe o acesso à sua instância Now Platform e concede acesso somente ao portal de terceiros.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Gestão de risco de terceiros > Terceiros > Contatos de terceiros para determinar se um contato de terceiros já foi atribuído.

      O número de contatos é listado para cada terceiro.

    2. Na página de contatos de terceiros, selecione um terceiro para exibir a lista de contatos associados.
      • Para gerenciar contatos existentes:
        • Selecione cada contato para verificar se o contato está associado ao terceiro apropriado, está ativo e, se aplicável, está especificado como o contato primário.
          Nota:
          Os questionários, solicitações de documentos e problemas atualmente atribuídos ao contato são listados na guia associada.
        • Se você não tiver a função de administrador, peça a um usuário que tenha para verificar se a função vendor_contact aparece para o usuário na lista relacionada Funções. Se o usuário com a função de administrador não puder ver a lista relacionada de funções, ele precisará ir para a etapa 4. Se o usuário com a função de administrador não puder ver a função vendor_contact listada para o usuário, ele precisará ir para a etapa 5 .
      • Para adicionar um contato, selecione Novo e continue com as etapas a seguir.
      Nota:
      É normal que um contato tenha a função snc_external porque a função vendor_contact a inclui.
    3. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Formulário de contato de terceiros
      Campo Descrição
      Nome, Sobrenome, E-mail, Cargo, Departamento Informações de contato padrão do usuário na organização de terceiros.
      ID do usuário ID usado para fazer login na instância do portal de terceiros.
      Terceiros Organização de terceiros do contato.
      Idioma, Fuso horário Idioma e fuso horário preferenciais para o usuário na organização de terceiros.
      Ativo Opção para ativar o contato para se qualificar para trabalhar no portal de terceiros.
      Contato primário

      Contato do terceiro que pode responder diretamente a perguntas de avaliação ou atribuir outro contato no terceiro para responder às perguntas. Eles também podem gerenciar outros contatos para o terceiro.
      Nota:
      Uma notificação por e-mail é enviada para o novo contato do terceiro depois que o formulário é enviado. O e-mail contém um link para o portal de terceiros e credenciais de login.
    4. Opcional: Valide se cada contato tem a função de contato do fornecedor adicionando o valor de Funções à página Contato do fornecedor.
      1. Adicione a lista relacionada Funções selecionando o ícone de ações e selecionando Configurar > Listas relacionadas.
        Adicionar uma lista relacionada ao formulário.
      2. Mova a lista relacionada Funções para a lista Selecionado e selecione Salvar.

        Adicionando o título Funções à lista relacionada.

    5. Opcional: Conceda aos contatos de terceiros acesso ao portal de terceiros selecionando Editar e adicionando vendor_contact à lista Funções.

      Atribuir a função vendor_contact a um contato de terceiros.

      Aviso:
      Se o usuário tiver outras funções, como snc_internal, ele também poderá fazer login na sua plataforma e ter visibilidade de registros críticos.