Gerencie seus documentos e papéis de trabalho com Audit Management como arquivos na nuvem
Você pode gerenciar seus documentos e documentos de trabalho com Audit Management como arquivos na nuvem. A integração de documentos com a funcionalidade de provedores de arquivos em nuvem permite que você estabeleça uma conexão entre os provedores de arquivos em nuvem, como Microsoft OneDrive e ServiceNow®. Você pode gerenciar documentos e documentos de trabalho como arquivos na nuvem em Microsoft OneDrive em vez de anexá-los ao registro.
A partir da versão Washington DC, a funcionalidade de integração de documentos é compatível com os registros de tarefa de auditoria e de compromisso. Esta capacidade atende a casos de uso específicos para o compromisso e os registros de tarefa de auditoria no Audit Workspace.
Principais benefícios da gestão de documentos e documentos de trabalho usando o Microsoft OneDrive
A funcionalidade de integração de documentos fornece os seguintes benefícios para os usuários:
- Conecte-se aos documentos existentes em Microsoft OneDrive, como Excel, Microsoft PowerPoint apresentações e Microsoft Word documentos etc.
- Marque um documento como confidencial.
- Compartilhe os documentos não confidenciais entre diferentes GRC registros.
- Controle o acesso de leitura e gravação aos arquivos na nuvem com base nas permissões configuráveis.
- Colabore nos documentos de trabalho usando a funcionalidade Microsoft OneDrive.
Casos de uso para gerenciar os arquivos na nuvem
A funcionalidade de integração de documentos aborda os seguintes casos de uso para os clientes:
- Edite e leia os documentos e papéis de trabalho usando Microsoft OneDrive com base no acesso configurado.
- Conecte-se aos documentos e papéis de trabalho existentes em Microsoft OneDrive.
- Referenciar e vincular os arquivos em nuvem que já estão conectados a outros registros GRC.
- Configure as condições do arquivo em nuvem no registro de configuração de arquivo em nuvem. Com base nas condições configuradas, os botões de ação para adicionar, remover, fazer referência e vincular o arquivo são exibidos na lista relacionada Arquivos em nuvem.
- Marque um arquivo que não pode ser compartilhado entre os registros como confidencial ou o arquivo em nuvem correspondente em Microsoft OneDrive não pode ser conectado a nenhum registro.
- Configure o acesso ao arquivo em nuvem para fornecer acesso de leitura e gravação aos usuários com base nas condições definidas.
Funções necessárias para gerenciar as tarefas de integração de documentos
As funções a seguir são necessárias para gerenciar as tarefas de integração de documentos.
| Funções | Tarefas |
|---|---|
| Auditor (sn_audit_ws.auditor) e Supervisor de auditoria (sn_audit_ws.supervisor) | Pode realizar as seguintes tarefas:
|
| Administrador do espaço (sn_grc_workspace.admin) | Pode configurar o acesso ao arquivo em nuvem para fornecer acesso de leitura e gravação aos usuários com base nas condições definidas. |
Nota:
Para obter diretrizes gerais sobre como gerenciar os documentos usando Microsoft Office 365, consulte KB1587297.