Integration mit Smartsheet

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Sie können Ihre Instanz ServiceNow mit der Anwendung Smartsheet integrieren, um Ihre Softwareabonnements nachzuverfolgen und nicht verwendete Lizenzen zurückzufordern.

    Erstellen Sie ein Smartsheet API-Zugriffstoken

    Erstellen Sie ein API-Zugriffstoken für die Authentifizierung von Smartsheet API-Anforderungen.

    Vorbereitungen

    Smartsheet Erforderliche Rolle: admin

    Prozedur

    1. Öffnen Sie Smartsheetin einem Webbrowser.
    2. Melden Sie sich mit Ihren Smartsheet -Anmeldeinformationen an.
    3. Klicken Sie im Header der Seite Smartsheet auf das Account-Symbol ( Account-Symbol.), und wählen Sie dann Apps & Integrationenaus.
      Das Dialogfeld „Persönliche Einstellungen“ wird geöffnet.
    4. Wählen Sie im Dialogfeld API-Zugriffaus.
    5. Klicken Sie unter API-Zugriffstoken verwalten auf Neues Zugriffstoken generieren.
    6. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie im Feld Name des API-Zugriffstokens einen Namen für Ihr API-Zugriffstoken ein, und klicken Sie auf OK.
      Smartsheet generiert automatisch Ihr API-Zugriffstoken und zeigt es an. Aus Sicherheitsgründen wird dieses API-Zugriffstoken nur einmal angezeigt.
    7. Kopieren Sie Ihr API-Zugriffstoken, und speichern Sie es zur späteren Verwendung an einem sicheren Ort.
    8. Klicken Sie auf OK.

    Erstellen Sie ein Smartsheet-Integrationsprofil

    Erstellen Sie ein Smartsheet -Integrationsprofil, um Softwareabonnements nachzuverfolgen und die Lizenzierung für Ihre Smartsheet -Anwendungen zu optimieren.

    Vorbereitungen

    Um ein Smartsheet -Integrationsprofil zu erstellen, fordern Sie das Plugin Software Asset Management - SaaS-Lizenzmanagement (com.sn_sam_saas_int) aus dem ServiceNow Storean.

    ServiceNow Erforderliche Rolle: sam_integrator oder admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Wenn Sie Software Asset Workspace verwenden, ist die Option zum Erstellen des Integrationsprofils Smartsheet in der Core-UI inaktiv.

    Prozedur

    1. Navigieren Sie zum Integrationsprofil.
      SchnittstelleAktion
      Core-UI
      1. Navigieren zu Alle > Software Asset > SaaS-Lizenz > Profile für direkte Integration.
      2. Wählen Sie Neu.
      3. Wählen Sie Smartsheet-Integrationsprofil aus.
      Software-Asset-Arbeitsbereich
      1. Navigieren zu Lizenzvorgänge > Benutzerabonnements > Profile für direkte Integration.
      2. Wählen Sie Neu.
      3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Smartsheet aus.
      4. Wählen Sie Fortsetzen aus.
    2. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular „Integrationsprofil“
      Feld Beschreibung
      Name Name des Integrationsprofils. Beispiel: Smartsheet-Integration.
      Verbindung und Anmeldeinformationen Alias für Verbindungen und Anmeldeinformationen für die Spoke Smartsheet. Dieses Feld wird automatisch auf sn_smrtsheet_spoke. Smartsheet festgelegt.
      Status Status des Integrationsprofils. Wenn Sie das Integrationsprofil nicht veröffentlicht haben, wird dieses Feld automatisch auf Entwurfgesetzt. Wenn Sie das Integrationsprofil bereits veröffentlicht haben, wird dieses Feld automatisch auf Veröffentlichtgesetzt.
      Profiltyp Integrationsprofiltyp. Dieses Feld wird automatisch auf Smartsheet-Abonnement festgelegt.
    3. Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte Abonnement-Subflow herunterladen das Feld Subflow auf Smartsheet Abonnement-Subflow herunterladen festgelegt ist.
    4. Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte „Aktivitäts-Subflow berechnen“ das Feld Subflow auf Smartsheet Benutzeraktivitäts-Subflow aktualisieren festgelegtist.
      Wichtig:
      Sie müssen das Add-on Smartsheet Event Reporting erwerben, um Ihre Event-Protokolle anzuzeigen und die Veraltung des Abonnements zu berechnen.
      Sie können auch das Datum und die Uhrzeit, aus denen Sie die Benutzeraktivität analysieren möchten, im Feld Benutzeraktivität analysieren von auswählen. Standardmäßig können Sie die Benutzeraktivität bis zu 60 Tage vor dem aktuellen Datum analysieren und Events anzeigen, die von einzelnen Benutzern ab dem Zeitpunkt der Erstellung dieses Profils durchgeführt wurden.
      Hinweis:
      Software Asset Management ruft die Events ab dem Zeitpunkt ab, zu dem Sie mit der Analyse der Benutzeraktivität beginnen, unabhängig vom Datum der Profilerstellung.
      Sie können diesen Wert im Feld Letzter Aktivitätsschwellenwert Ihrer Softwarerückforderungsregeln ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Software-Rückforderungsregel.
    5. Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte Abonnement-Subflow zurückfordern das Feld Subflow auf Smartsheet Abonnement-Subflow zurückfordern festgelegtist.
    6. Klicken Sie auf Speichern.
      Ihre Instanz ServiceNow erstellt ein Entwurfs-Integrationsprofil. Das Integrationsprofil verwendet die Subflows [ Smartsheet Abonnements herunterladen, Smartsheet Benutzeraktivität aktualisieren und Smartsheet Abonnement zurückfordern, um Benutzerdaten aus der Anwendung Smartsheet abzurufen.
    7. Öffnen Sie den Datensatz für Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen, indem Sie auf das Vorschausymbol ( Vorschausymbol) neben dem Feld Verbindung und Anmeldeinformationen klicken und dann in der Datensatzvorschau auf Datensatz öffnen klicken.
    8. Klicken Sie im Formular für Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen auf den zugehörigen Link Neue Verbindung und Anmeldeinformationen erstellen.
      Das Dialogfeld Verbindung und Anmeldeinformationen erstellen wird geöffnet.
    9. Füllen Sie im Dialogfeld die Felder aus.
      Tabelle : 2. Dialogfeld „Verbindung und Anmeldeinformationen erstellen“
      Feld Beschreibung
      Name Name der Verbindung
      API Key API-Schlüssel für Ihre Anwendung Smartsheet. Geben Sie einen API-Schlüssel im Format api-access-token ein, wobei <api-access-token> das API-Zugriffstoken ist, das Sie in Smartsheeterstellt haben.
    10. Klicken Sie auf Erstellen.
      Sie kehren automatisch zum Integrationsprofil zurück.
    11. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

    Nächste Maßnahme

    Nachdem die Integration eine Verbindung hergestellt hat, erstellt Ihre ServiceNow -Instanz automatisch Softwaremodelle, Rückforderungsregeln und Benutzerabonnements, die täglich aktualisiert werden.

    Überprüfen Sie alle automatisch generierten Rückforderungsregeln, um Benutzerabonnements zurückzufordern. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Software-Rückforderungsregel.

    Erstellen Sie Softwareberechtigungen für die automatisch generierten Softwaremodelle, um verwendete Software gegen eigene Software nachzuverfolgen.
    Der Abgleich wird auch für Ihre Abonnements als geplante Aufgabe oder bei Bedarf ausgeführt. Sie können Ihre Abgleichergebnisse in der Lizenz-Workbench (klassische AnwendungSoftware Asset Management ) oder in der Lizenznutzungsansicht (Software Asset Workspace) anzeigen. Verwenden Sie diese Ergebnisse, um Ihre Lizenz-Compliance-Position zu bestimmen und etwaige Nichteinhaltungen zu beheben.