Integration mit Salesforce CRM

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 12 Minuten Lesedauer

    • Sie können Ihre ServiceNow -Instanz mit den Customer-Relationship-Management-Services (CRM) von Salesforce integrieren, um Ihre Softwareabonnements nachzuverfolgen und nicht verwendete Lizenzen zurückzufordern.

    Hinweis:

    Wenn Sie Software Asset Management Workspace verwenden, verwenden Sie SaaS Playbook für die Integration Ihrer ServiceNow -Instanz mit Salesforce CRM. Weitere Informationen zum Erstellen eines Salesforce CRM -Integrationsprofils über Playbook finden Sie unter Erstellen Sie eine Salesforce CRM -Integration.

    Zu den unterstützten Services Salesforce CRM gehören
    • Salesforce Sales Cloud
    • Salesforce Service Cloud
    • Salesforce Plattform
    • Salesforce Kunden-Community
    • Salesforce Partner-Community
    • Salesforce Unternehmens-Community
    • Salesforce Chatter
    Sowohl Salesforce Classic- als auch Salesforce Lightning-Organisationen werden unterstützt.
    Hinweis:
    Sie können Berechtigungen für andere Services nachverfolgen, für die Sie bezahlen, die jedoch nicht auf Benutzerabonnements basieren, indem Sie benutzerdefinierte Lizenzmetriken verwenden. Weitere Informationen zum Erstellen einer benutzerdefinierten Lizenzmetrik finden Sie unter Benutzerdefinierte Lizenzmetrik hinzufügen.

    Das Konto Salesforce, das Sie für die Verbindung der Integration verwenden, erfordert eine Benutzerlizenz von Salesforce und die folgenden Benutzerzugriffsberechtigungen.

    Tabelle : 1. Benutzerzugriffsberechtigungen
    Berechtigung Beschreibung
    Für Discovery und Reklamation erforderliche Berechtigungen
    API aktiviert Ermöglicht den Zugriff auf Salesforce APIs.
    Zeigen Sie Setup und Konfiguration an Ermöglicht das Anzeigen von Setup-Seiten. Wenn Sie diese Berechtigung aktivieren, aktiviert Salesforce automatisch die Berechtigung „Rollen und Rollenhierarchie anzeigen“.
    Berechtigungen, die nur für die Rückforderung erforderlich sind
    Interne Benutzer verwalten Ermöglicht das Erstellen und Ändern interner Benutzer.

    Weitere Informationen zu den CRM-Services Salesforce finden Sie in der Salesforce-Entwicklerdokumentation.

    Registrieren Sie eine Anwendung Salesforce .

    Registrieren Sie eine Anwendung über das Salesforce -Adminportal.

    Vorbereitungen

    Salesforce Erforderliche Rolle: admin

    Prozedur

    1. Melden Sie sich bei Salesforce an, und wechseln Sie zur klassischen Umgebung.
    2. Wählen Sie Setup aus.
    3. Wählen Sie im linken Navigationsmenü aus Build > Erstellen > Apps.
    4. Wählen Sie im Abschnitt Verbundene Apps die Option Neuaus.
    5. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 2. Formular „App für neue Verbindung“
      Feld Beschreibung
      Name der verbundenen App Name der Anwendung.
      Name Name der API. Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt.
      Kontakt-E-Mail Die E-Mail-Adresse, die Sie der Anwendung zuordnen möchten.
      Aktivieren Sie die OAuth-Einstellung Option zum Aktivieren der OAuth-Einstellungen.
      Callback URL URL des OAuth-Providers, zu dem Benutzer nach der Authentifizierung weitergeleitet werden. Geben Sie https://instance.service-now.com/oauth_redirect.do ein, wobei <instance> der Name Ihrer Instanz ServiceNow ist.
      Ausgewählte OAuth-Bereiche OAuth-Bereiche, die den Umfang des Zugriffs bestimmen, der einem Zugriffstoken gewährt wird. Die folgenden Werte sind erforderlich:
      • Auf Daten zugreifen und sie verwalten (API)
      • Anforderungen jederzeit in Ihrem Namen ausführen (refresh_token, offline_access)
    6. Stellen Sie sicher, dass der Wert der Richtlinie für Aktualisierungstoken auf Aktualisierungstoken ist gültig bis widerrufenfestgelegt ist.
    7. Wählen Sie Speichern.
    8. Kopieren Sie auf der Seite für Ihre neue App die Werte in die Felder Verbraucherschlüssel und Verbrauchergeheimnis.
      Speichern Sie sie zur späteren Verwendung an einem sicheren Ort. Ihr Verbraucherschlüssel (Client-ID) und Ihr Verbrauchergeheimnis (Client-Geheimnis) sind vertraulich. Geben Sie sie nicht frei.

    Salesforce CRM-Integrationsprofile erstellen

    Erstellen Sie ein Integrationsprofil, um Softwareabonnements nachzuverfolgen und die Lizenzierung für die Services Salesforce CRM zu optimieren.

    Hinweis:
    Sie müssen die Salesforce CRM -Integration nur im Bereich Global erstellen.

    Erstellen Sie zusätzliche Salesforce CRM-Integrationsprofile

    Erstellen Sie ein Integrationsprofil für jede zusätzliche Salesforce Organisation, für die Sie Softwareabonnements nachverfolgen und die Lizenzierung optimieren möchten.

    Vorbereitungen

    Um ein Salesforce CRM-Integrationsprofil zu erstellen, fordern Sie das Plugin Software Asset Management - SaaS-Lizenzmanagement (com.sn_sam_saas_int) aus dem ServiceNow Storean.

    ServiceNow Erforderliche Rolle: sam_integrator oder admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Wenn Sie Software Asset Workspace verwenden, ist die Option zum Erstellen des Integrationsprofils Salesforce CRM in der Core-UI inaktiv.

    Prozedur

    1. Navigieren Sie zum Integrationsprofil.
      SchnittstelleAktion
      Core-UI
      1. Navigieren zu Alle > Software Asset > SaaS-Lizenz > Profile für direkte Integration.
      2. Wählen Sie Neu.
      3. Wählen Sie Salesforce CRM-Integrationsprofil aus.
      Software-Asset-Arbeitsbereich
      1. Navigieren zu Lizenzvorgänge > Benutzerabonnements > Profile für direkte Integration.
      2. Wählen Sie Neu.
      3. Wählen Sie Salesforce CRM aus der Dropdown-Liste aus.
      4. Wählen Sie Fortsetzen aus.

        Das Playbook wird für die Integration von Salesforce CRM gestartet, und die nächsten Schritte sind nicht gültig. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine Salesforce CRM -Integration.
    2. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 3. Formular „Integrationsprofil“
      Feld Beschreibung
      Anzeigename Name des Integrationsprofils. Geben Sie einen Namen ein, der die Organisation Salesforce eindeutig identifiziert, für die Sie dieses Integrationsprofil erstellen. Beispiel: SFDC Org2.
      Tipp:
      Halten Sie diesen Namen kurz, damit er bei der Berichterstellung besser angezeigt wird.
      Status Status des Integrationsprofils. Wenn Sie das Integrationsprofil nicht veröffentlicht haben, wird dieses Feld automatisch auf Entwurfgesetzt. Wenn Sie das Integrationsprofil bereits veröffentlicht haben, wird dieses Feld automatisch auf Veröffentlichtgesetzt.
      Profiltyp Integrationsprofiltyp. Dieser Wert wird automatisch auf Salesforce CRMfestgelegt.
    3. Stellen Sie auf der Registerkarte Abonnement-Subflow herunterladen sicher, dass das Feld Subflow auf Salesforce CRM Abonnements-Subflow herunterladen festgelegt ist.
      Sie können Events anzeigen, die von einzelnen Benutzern bis zu einem Jahr vor dem aktuellen Datum durchgeführt wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Software-Rückforderungsregel.
      Hinweis:
      Software Asset Management ruft die Events ab dem Zeitpunkt ab, zu dem Sie mit dem Herunterladen von Benutzerabonnements beginnen, unabhängig vom Datum der Profilerstellung.
    4. Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte „Abonnement-Subflow zurückfordern“ das Feld Subflow auf Salesforce CRM Abonnement-Subflow zurückfordern festgelegtist.
    5. Klicken Sie auf Speichern.
      Hinweis:
      Der Subflow „Aktivität berechnen“ ist für Salesforce CRM-Integrationen nicht erforderlich, da diese Integrationen Informationen über die letzten Benutzeranmeldungen aus den Benutzerdatensätzen verwenden.
      Ihre Instanz ServiceNow erstellt ein Entwurfs-Integrationsprofil. Das Integrationsprofil verwendet die Subflows Salesforce CRM-Download-Abonnements und Salesforce CRM-Abonnement zurückfordern, um Benutzerdaten aus Ihren Salesforce CRM-Services abzurufen.
    6. Wählen Sie das Vorschausymbol ( Vorschausymbol) neben dem Feld Verbindung und Anmeldeinformationen aus, um den Datensatz für Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen zu öffnen.
    7. Wählen Sie in der Datensatzvorschau Datensatz öffnen aus.
    8. Erstellen Sie im Formular für Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen einen untergeordneten Alias, der die Verbindung und die Anmeldeinformationen für dieses Integrationsprofil eindeutig identifizieren kann.
      Das erste Salesforce CRM-Integrationsprofil, das Sie erstellen, verwendet den standardmäßigen (übergeordneten) Alias für Verbindungen und Anmeldeinformationen für Salesforce. Jedes zusätzliche Salesforce CRM-Integrationsprofil, das Sie erstellen, erfordert einen eindeutigen untergeordneten Alias, der die Differenzierung der Verbindung und der Anmeldeinformationen zwischen den einzelnen Integrationsprofilen unterstützt.
      1. Klicken Sie auf den Link unter Untergeordnete Aliasse > Übergeordnete Aliasse = ***um untergeordnete Aliasse hinzuzufügen.
      2. Klicken Sie auf Neu.
        Das Formular für Aliasse für Verbindungen und Berechtigungen für den untergeordneten Alias wird geöffnet.
      3. Geben Sie einen Namen für den untergeordneten Alias in das Feld Name ein.
      4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Formularkopfzeile, und klicken Sie dann auf Speichern.
      5. Klicken Sie nach dem erneuten Laden des Formulars auf den zugehörigen Link Neue Verbindung und Anmeldeinformationen erstellen.
        Das Dialogfeld Verbindung und Anmeldeinformationen erstellen wird geöffnet.
      6. Füllen Sie im Dialogfeld die Felder aus.
        Tabelle : 4. Dialogfeld „Verbindung und Anmeldeinformationen erstellen“
        Feld Beschreibung
        Verbindungsname Name der Verbindung Geben Sie einen Namen ein, der die Organisation Salesforce eindeutig identifiziert, für die Sie diese Verbindung und diese Anmeldeinformationen erstellen. Beispiel: SFDC Org2.
        Verbindungs-URL (Instanz-URL) URL der Instanz Salesforce, mit der Sie über diese Integration eine Verbindung herstellen.
        OAuth-Client-ID Client-ID (Verbraucherschlüssel), die Ihrer Anwendung Salesforce zugewiesen ist.
        OAuth-Client-Geheimnis Geheimer Clientschlüssel (Verbraucherschlüssel), der Ihrer Anwendung Salesforce zugewiesen ist.
        OAuth-Umleitungs-URL URL des OAuth-Providers, zu dem Benutzer nach der Authentifizierung weitergeleitet werden. Dieses Feld wird basierend auf der Rückruf-URL, die Sie in Registrieren Sie eine Anwendung Salesforce .angegeben haben, automatisch ausgefüllt.
      7. Klicken Sie auf OAuth-Token erstellen und abrufen.
        Das Dialogfeld für die OAuth2-Authentifizierung wird geöffnet.
        Tipp:
        Wenn das Dialogfeld nicht automatisch geöffnet wird, überprüfen Sie, ob Popups in Ihrem Browser zulässig sind.
      8. Melden Sie sich im Dialogfeld bei demselben Salesforce -Administratorkonto an, das Sie zur Registrierung Ihrer Salesforce -Anwendung verwendet haben.
        Ihre Instanz ServiceNow erstellt ein OAuth-Token für Salesforce und führt Sie dann automatisch zum Formular für Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen zurück.
    9. Kehren Sie zu Ihrem Integrationsprofil zurück, indem Sie zu navigieren SaaS-Lizenz > Administration > Profile für direkte Integration und dann das Profil aus der Liste „Integrationsprofile“ auswählen.
    10. Klicken Sie im Formular „Integrationsprofil“ im Feld Verbindung und Anmeldeinformationen auf das Suchsymbol, um den untergeordneten Alias zu suchen und auszuwählen, den Sie in Schritt 8erstellt haben.
      Durch Auswahl des untergeordneten Alias wird der Alias dem Integrationsprofil zugeordnet. Ihre Instanz von ServiceNow verwendet diesen Alias, um die Verbindung und die Anmeldeinformationen für dieses Integrationsprofil zu identifizieren.
    11. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

    Ergebnisse

    Nachdem Sie das Integrationsprofil veröffentlicht haben, beginnt Ihre ServiceNow -Instanz mit dem Abrufen von Daten aus Ihren Salesforce CRM-Services. Bei Organisationen mit weniger als 100 Benutzern dauert dieser Vorgang normalerweise nur einige Minuten. Für Organisationen mit 100 bis 5.000 Benutzern kann dieser Vorgang etwa 15 Minuten dauern. Bei Organisationen mit mehr als 5.000 Benutzern kann dieser Prozess über eine Stunde dauern.

    Nächste Maßnahme

    Nachdem die Integration eine Verbindung hergestellt hat, erstellt Ihre ServiceNow -Instanz automatisch Softwaremodelle, Rückforderungsregeln und Benutzerabonnements, die täglich aktualisiert werden.

    Überprüfen Sie alle automatisch generierten Rückforderungsregeln, um Benutzerabonnements zurückzufordern. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Software-Rückforderungsregel.

    Erstellen Sie Softwareberechtigungen für die automatisch generierten Softwaremodelle, um verwendete Software gegen eigene Software nachzuverfolgen.
    Der Abgleich wird auch für Ihre Abonnements als geplante Aufgabe oder bei Bedarf ausgeführt. Sie können Ihre Abgleichergebnisse in der Lizenz-Workbench (klassische AnwendungSoftware Asset Management ) oder in der Lizenznutzungsansicht (Software Asset Workspace) anzeigen. Verwenden Sie diese Ergebnisse, um Ihre Lizenz-Compliance-Position zu bestimmen und etwaige Nichteinhaltungen zu beheben.

    Erstellen Sie Ihr erstes Salesforce CRM -Integrationsprofil

    Erstellen Sie ein Integrationsprofil für die erste Salesforce Organisation, für die Sie Softwareabonnements nachverfolgen und die Lizenzierung optimieren möchten.

    Vorbereitungen

    Um ein Salesforce CRM-Integrationsprofil zu erstellen, fordern Sie das Plugin Software Asset Management - SaaS-Lizenzmanagement (com.sn_sam_saas_int) aus dem ServiceNow Storean.

    ServiceNow Erforderliche Rolle: sam_integrator oder admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Wenn Sie Software Asset Workspace verwenden, ist die Option zum Erstellen des Integrationsprofils Salesforce CRM in der Core-UI inaktiv.

    Prozedur

    1. Navigieren Sie zum Integrationsprofil.
      SchnittstelleAktion
      Core-UI
      1. Navigieren zu Alle > Software Asset > SaaS-Lizenz > Profile für direkte Integration.
      2. Wählen Sie Neu.
      3. Wählen Sie Salesforce CRM-Integrationsprofil aus.
      Software-Asset-Arbeitsbereich
      1. Navigieren zu Lizenzvorgänge > Benutzerabonnements > Profile für direkte Integration.
      2. Wählen Sie Neu.
      3. Wählen Sie Salesforce CRM aus der Dropdown-Liste aus.
      4. Wählen Sie Fortsetzen aus.

        Das Playbook wird für die Integration von Salesforce CRM gestartet, und die nächsten Schritte sind nicht gültig. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine Salesforce CRM -Integration.
    2. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 5. Formular „Integrationsprofil“
      Feld Beschreibung
      Anzeigename Name des Integrationsprofils. Geben Sie einen Namen ein, der die Organisation Salesforce eindeutig identifiziert, für die Sie dieses Integrationsprofil erstellen. Beispiel: SFDC Org1.
      Tipp:
      Halten Sie diesen Namen kurz, damit er bei der Berichterstellung besser angezeigt wird.
      Verbindung und Anmeldeinformationen Verbindungs- und Anmeldealias für Salesforce. Verwenden Sie für Ihr erstes Salesforce CRM-Integrationsprofil den standardmäßigen Alias für Verbindungen und Anmeldeinformationen, der automatisch ausgefüllt wird.
      Status Status des Integrationsprofils. Wenn Sie das Integrationsprofil nicht veröffentlicht haben, wird dieses Feld automatisch auf Entwurfgesetzt. Wenn Sie das Integrationsprofil bereits veröffentlicht haben, wird dieses Feld automatisch auf Veröffentlichtgesetzt.
      Profiltyp Integrationsprofiltyp. Dieser Wert wird automatisch auf Salesforce CRMfestgelegt.
    3. Stellen Sie auf der Registerkarte Abonnement-Subflow herunterladen sicher, dass das Feld Subflow auf Salesforce CRM Abonnements-Subflow herunterladen festgelegt ist.
      Sie können Events anzeigen, die von einzelnen Benutzern bis zu einem Jahr vor dem aktuellen Datum durchgeführt wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Software-Rückforderungsregel.
      Hinweis:
      Software Asset Management ruft die Events ab dem Zeitpunkt ab, zu dem Sie mit dem Herunterladen von Benutzerabonnements beginnen, unabhängig vom Datum der Profilerstellung.
    4. Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte „Abonnement-Subflow zurückfordern“ das Feld Subflow auf Salesforce CRM Abonnement-Subflow zurückfordern festgelegtist.
    5. Klicken Sie auf Speichern.
      Hinweis:
      Der Subflow „Aktivität berechnen“ ist für Salesforce CRM-Integrationen nicht erforderlich, da diese Integrationen Informationen über die letzten Benutzeranmeldungen aus den Benutzerdatensätzen verwenden.
      Ihre Instanz ServiceNow erstellt ein Entwurfs-Integrationsprofil. Das Integrationsprofil verwendet die Subflows Salesforce CRM-Download-Abonnements und Salesforce CRM-Abonnement zurückfordern, um Benutzerdaten aus Ihren Salesforce CRM-Services abzurufen.
    6. Öffnen Sie den Datensatz für Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen, indem Sie auf das Vorschausymbol ( Vorschausymbol) neben dem Feld Verbindung und Anmeldeinformationen klicken.
    7. Wählen Sie in der Datensatzvorschau Datensatz öffnen aus.
    8. Klicken Sie im Formular für Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen auf den zugehörigen Link Neue Verbindung und Anmeldeinformationen erstellen.
      Das Dialogfeld Verbindung und Anmeldeinformationen erstellen wird geöffnet.
    9. Füllen Sie im Dialogfeld die Felder aus.
      Tabelle : 6. Dialogfeld „Verbindung und Anmeldeinformationen erstellen“
      Feld Beschreibung
      Verbindungsname Name der Verbindung Geben Sie einen Namen ein, der die Organisation Salesforce eindeutig identifiziert, für die Sie diese Verbindung und diese Anmeldeinformationen erstellen. Beispiel: SFDC Org1.
      Verbindungs-URL (Instanz-URL) URL, die nach der Anmeldung bei Salesforce oder Ihrer benutzerdefinierten Domänen-URL von Salesforceangezeigt wird.
      OAuth-Client-ID Client-ID (Verbraucherschlüssel), die Ihrer Anwendung Salesforce zugewiesen ist.
      OAuth-Client-Geheimnis Geheimer Clientschlüssel (Verbraucherschlüssel), der Ihrer Anwendung Salesforce zugewiesen ist.
      OAuth-Umleitungs-URL URL des OAuth-Providers, zu dem Benutzer nach der Authentifizierung weitergeleitet werden. Dieses Feld wird basierend auf der Rückruf-URL, die Sie in Registrieren Sie eine Anwendung Salesforce .angegeben haben, automatisch ausgefüllt.
    10. Klicken Sie auf OAuth-Token erstellen und abrufen.
      Das Dialogfeld für die OAuth2-Authentifizierung wird geöffnet.
      Tipp:
      Wenn das Dialogfeld nicht automatisch geöffnet wird, überprüfen Sie, ob Popups in Ihrem Browser zulässig sind.
    11. Melden Sie sich im Dialogfeld bei demselben Salesforce -Administratorkonto an, das Sie zum Erstellen Ihrer Salesforce -Anwendung verwendet haben.
      Ihre Instanz ServiceNow erstellt ein OAuth-Token für Salesforce und führt Sie dann automatisch zum Formular „Integrationsprofil“ zurück.
    12. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

    Ergebnisse

    Nachdem Sie das Integrationsprofil veröffentlicht haben, beginnt Ihre ServiceNow -Instanz mit dem Abrufen von Daten aus Ihren Salesforce CRM-Services. Bei Organisationen mit weniger als 100 Benutzern dauert dieser Vorgang normalerweise nur einige Minuten. Für Organisationen mit 100 bis 5.000 Benutzern kann dieser Vorgang etwa 15 Minuten dauern. Bei Organisationen mit mehr als 5.000 Benutzern kann dieser Prozess über eine Stunde dauern.

    Nächste Maßnahme

    Nachdem die Integration eine Verbindung hergestellt hat, erstellt Ihre ServiceNow -Instanz automatisch Softwaremodelle, Rückforderungsregeln und Benutzerabonnements, die täglich aktualisiert werden.

    Überprüfen Sie alle automatisch generierten Rückforderungsregeln, um Benutzerabonnements zurückzufordern. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Software-Rückforderungsregel.

    Erstellen Sie Softwareberechtigungen für die automatisch generierten Softwaremodelle, um verwendete Software gegen eigene Software nachzuverfolgen.
    Der Abgleich wird auch für Ihre Abonnements als geplante Aufgabe oder bei Bedarf ausgeführt. Sie können Ihre Abgleichergebnisse in der Lizenz-Workbench (klassische AnwendungSoftware Asset Management ) oder in der Lizenznutzungsansicht (Software Asset Workspace) anzeigen. Verwenden Sie diese Ergebnisse, um Ihre Lizenz-Compliance-Position zu bestimmen und etwaige Nichteinhaltungen zu beheben.