Criar uma regra de arquivamento

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 8 min. de leitura

    • A aplicação Arquivamento do sistema inclui vários exemplos de regras de arquivamento que ilustram os recursos de arquivamento. Registros relacionados podem ser adicionados a uma regra de arquivamento e você pode exibir uma estimativa do número de registros que a regra afeta.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: administrador

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    As regras de arquivamento de amostra estão inativas por padrão.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Arquivamento do Sistema > Regras de Arquivamento.
    2. Selecione Novo.
    3. Preencha os campos, se for o caso.
      Tabela 1. Formulário Regra de arquivamento
      Campo Descrição
      Nome Obrigatório. Insira um nome exclusivo que identifique a regra. Como este nome é o campo de exibição das regras de arquivamento, as referências a regras de arquivamento exibem o nome inserido aqui.
      Tabela Obrigatório. Selecione a tabela que contém os registros a serem arquivados.
      • Só pode haver uma regra de arquivamento por tabela (mesmo se a regra estiver inativa). Se houver uma regra de arquivamento existente para uma tabela, a tabela não aparecerá mais como uma opção na lista de tabelas de regra de arquivamento.
      • Você não pode mudar a tabela em uma regra de arquivamento existente. Para arquivar registros em uma tabela diferente, crie uma nova regra de arquivamento.
      • Você não pode selecionar uma tabela em um escopo da aplicação diferente.
      • Você não pode criar uma regra de arquivamento para uma tabela em que update_synch está definido como verdadeiro na entrada do dicionário da tabela.
      • Você não pode criar regras de arquivamento para algumas tabelas internas do sistema ou tabelas periféricos. Por exemplo:
        • Auditoria do Sistema [sys_audit]
        • Registro excluído de auditoria [sys_audit_delete]
        • Mudança de relacionamento de auditoria [sys_audit_relation]
        • Anexo [sys_attachment]
        • Entrada de registro [sys_journal_field]
      Ativo Marque esta caixa de seleção para habilitar a regra de arquivamento. Desmarque a caixa de seleção para desabilitar a regra. Deixe as regras de arquivamento inativas até calcular uma estimativa do número de registros que a regra afeta e verificar se a regra se comporta conforme o esperado.
      Reter referências Marque esta caixa de seleção para manter o sys_id de um campo de referência em vez de armazenar o nome de exibição como uma cadeia de caracteres na tabela de arquivamento.
      Importante:
      A caixa de seleção Manter referências se torna somente leitura depois que você a seleciona e salva a regra de arquivamento.
      Se você selecionar esta opção como uma regra de arquivamento existente, os registros recém-arquivados armazenarão os sys_ids dos registros referenciados, mas os registros existentes ainda terão valores de cadeia de caracteres. Consulte Processo de migração de dados para arquivar dados da tabela de campos sem referência para campos de referência.
      Descrição Insira uma descrição da regra de arquivamento.
      Condições Selecione os campos e valores que devem ser verdadeiros para que a regra de arquivamento seja executada. Normalmente, você arquivaria registros inativos mais antigos do que uma determinada data.

      Certifique-se de que os registros corretos sejam selecionados testando as condições em uma exibição de lista antes de ativar a regra de arquivamento. Por exemplo, a condição [Encerrado] [antes] [Últimos 2 anos] arquiva registros do ano atual e do ano anterior, e não dois anos atrás a partir da data de hoje. Para arquivar registros encerrados há mais de dois anos a partir de hoje, use o operador relativo em uma condição como [Closed] [relative] [before] [2] [Years] [ago].
      Rearquivamento automático Se um registro for restaurado, isso permitirá que o registro seja rearquivado automaticamente após um período definido.
      Duração do Rearquivamento Automático Se você definir a opção Rearquivamento automático, deverá definir um intervalo de tempo antes que o registro restaurado seja arquivado automaticamente.
    4. Selecione Enviar.
    5. Calcule o número estimado de registros a serem arquivados selecionando o link relacionado Recalcular estimativa.
      A contagem atualizada aparece no campo Estimativa de registro.

    O que Fazer Depois

    Depois de verificar se a regra de arquivamento está selecionando registros conforme o esperado, ative a regra de arquivamento.

    Se você não quiser aguardar o trabalho programado para executar a regra de arquivamento, poderá iniciar manualmente a regra de arquivamento clicando em Executar arquivamento agora.

    Arquivar registros relacionados

    Use a lista relacionada Arquivar registros relacionados para adicionar registros relacionados à regra de arquivamento.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: administrador

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Arquivamento do Sistema > Regras de Arquivamento.
    2. Selecione a regra de arquivamento apropriada.
    3. Na lista relacionada Arquivar registros relacionados, clique em Novo.
    4. Preencha o formulário Arquivar registros relacionados.
      Tabela 2. Formulário de registros relacionados ao arquivamento
      Campo Descrição
      Mapa de arquivamento Exibe a regra de arquivamento à qual os registros relacionados se aplicam.
      Ação
      Selecione a ação que você deseja que a regra de arquivamento execute em registros relacionados. As opções incluem:
      • Arquivar: registros de arquivamento que fazem referência ao registro arquivado.
      • Limpar: remova a referência ao registro arquivado. O registro não faz mais referência ao registro arquivado e não aparece como um registro relacionado em arquivamentos futuros.
      • Excluir: exclua registros que fazem referência ao registro arquivado.
      Referência

      Selecione o relacionamento dos registros aos quais você deseja aplicar uma ação. O campo Referência lista todas as relações existentes atualmente para a tabela que está sendo referenciada. Existem dois tipos de relações possíveis.

      Outra tabela tem um campo de referência chamando a tabela arquivada. Por exemplo, se você estiver arquivando registros de problemas, haverá um campo ID do problema na tabela Incidente que fará referência aos registros de problemas relacionados.
      • A ação Arquivar arquiva o registro relacionado, além do registro primário. Por exemplo, se você selecionar o problema na referência de incidente, a regra de registro relacionada também arquivará qualquer registro de incidente que faça referência a um problema arquivado.
      • A ação Limpar remove a referência ao registro primário. Por exemplo, se você selecionar a referência Problema em Incidente, a regra de registro relacionada atualizará qualquer registro de incidente com uma referência ao registro de problema arquivado apagando a referência. Se a referência for um relacionamento muitos para muitos, a regra de registro relacionada excluirá a referência em vez de limpar a referência.
      • A ação Excluir exclui qualquer registro que faça referência ao registro primário. Por exemplo, se você selecionar o problema na referência de incidente, a regra de registro relacionada excluirá qualquer registro de incidente que faça referência ao registro de problema arquivado.
      Outra tabela tem um campo de ID de documento que pode apontar para a tabela arquivada. Por exemplo, se você estiver arquivando registros de problemas, há um campo de ID do sistema na tabela Anexos que pode fazer referência ao registro do problema. A lista indica os relacionamentos de ID de documento exibindo um caractere de asterisco (*) no final do nome da seleção.
      • A ação Arquivar atualiza o ID do documento do registro relacionado para apontar para a tabela arquivada. Por exemplo, se você selecionar a referência Anexo do ID do sistema da tabela (sys_attachment) *, a regra de registro relacionada atualizará o registro do anexo para mudar o ID do documento para se referir ao registro da tabela arquivado.
      • A ação Limpar remove a referência do ID do documento do registro arquivado. O registro não faz mais referência ao registro arquivado e não aparece como um registro relacionado em arquivamentos futuros.
      • A ação Excluir exclui qualquer registro que faça referência ao registro primário. Por exemplo, se você selecionar a referência Tabela sys ID Attachment(sys_attachment)*, a regra de registro relacionada excluirá qualquer registro de anexo que faça referência ao registro primário arquivado.
      Nota:
      Você não pode selecionar referências de algumas tabelas internas do sistema ou de tabelas periféricos. Por exemplo:
      • Auditoria do Sistema [sys_audit]
      • Registro excluído de auditoria [sys_audit_delete]
      • Mudança de relacionamento de auditoria [sys_audit_relation]
      • Anexo [sys_attachment]
      • Entrada de registro [sys_journal_field]
      Tabela de referência Exibe a tabela em que a regra procura registros relacionados.
      Elemento de referência Exibe o campo de referência ou o ID do documento que a regra consulta.
      Regra da tabela de referência Selecione uma regra de arquivamento existente que se aplique aos registros relacionados que você está arquivando. Por exemplo, se você já tiver uma regra de arquivamento para a tabela Incidente, selecione a regra da tabela Incidente existente ao arquivar registros relacionados a registros de incidentes.
      Nota:
      Você controla a profundidade da cascata especificando a regra de arquivamento para um registro relacionado ao arquivamento. Registros relacionados sem uma regra de arquivamento especificada não são colocados em cascata.
      • Antes da versão Washington DC, se uma regra de arquivamento fosse definida para a tabela correspondente à tabela de um registro relacionado, o sistema automaticamente colocaria em cascata e processaria essa regra de arquivamento e os registros relacionados associados a ela.
      • A partir da versão Washington DC, mesmo que exista uma regra de arquivamento para a tabela de um registro relacionado, você deve declarar essa regra no campo Regra da tabela de referência para obter esse comportamento em cascata. Se você tiver vários registros relacionados em várias tabelas, poderá decidir quais desses registros deseja incluir na cascata, definindo a regra da tabela de referência.
    5. Clique em Enviar.

    Verifique o número de registros afetados

    Cada regra de arquivamento fornece uma estimativa do número de registros que a regra afeta.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: administrador

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Esta estimativa inclui somente registros primários e exclui todos os registros relacionados adicionados à regra de arquivamento. A estimativa ajuda a determinar se a regra de arquivamento afeta o número de registros esperados. Se a estimativa for muito alta ou baixa, altere as condições da regra de arquivamento e clique no link relacionado Recalcular estimativa.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Arquivamento do Sistema > Regras de Arquivamento.
    2. Selecione a regra de arquivamento para a qual você deseja estimar registros.
    3. Clique no link relacionado Recalcular estimativa.

    Como definir o idioma das cadeias de caracteres arquivadas

    Em instâncias internacionalizadas, o processo de arquivamento usa o idioma do usuário do SISTEMA para selecionar as cadeias de caracteres de valor de exibição.

    Se não houver nenhum usuário do SISTEMA, a instância usará a configuração de idioma padrão para selecionar as cadeias de caracteres de valor de exibição. Você pode criar um usuário do SISTEMA com uma configuração de idioma específica ou definir o idioma padrão do sistema para selecionar o idioma das cadeias de caracteres arquivadas.