Gerenciar recursos usando o workbench de alocação

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 7 min. de leitura

    • Use o workbench de alocação para gerenciar seus recursos com eficácia. Você pode revisar todas as solicitações de recursos em um só lugar para sua equipe. Você também pode ver as horas disponíveis para os usuários solicitados e alocar recursos com eficiência.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: resource_manager

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    A grade de recursos do workbench de alocação fornece um detalhamento dos dados de recursos. Você pode mudar a exibição e filtrar os dados.

    Se você confirmar ou alocar horas no menu Ações, a capacidade por dia de um recurso será de 24 horas.

    Você pode exibir e gerenciar a disponibilidade e a utilização de recursos usando o localizador de recursos. Para habilitar o localizador de recursos, clique no ícone do localizador de recursos ( Localizador de recursos). Se você confirmar ou alocar horas na seção do localizador de recursos, a capacidade por dia de um recurso será baseada na programação do recurso.

    Se um aviso for exibido ao executar uma tarefa no Workbench de alocação, você poderá navegar até os logs detalhados dessa ação em uma nova guia clicando no hiperlink da mensagem. Por exemplo, ao solicitar a extensão de um plano de recursos, se um plano de recursos não puder ser estendido por todas as horas solicitadas, será exibido um aviso que especifica que algumas horas não podem ser estendidas.

    Se a propriedade Não permitir que as datas do plano de recursos estejam fora das datas do projeto/demanda estiver habilitada, as datas de início e término do plano de recursos deverão estar dentro das datas do projeto ou da demanda ao criar, estender, deslocar, mover ou alterar o estado de um plano de recursos de solicitado para confirmar ou alocar.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Recurso > Workbench de recurso > Workbench de alocação.
    2. Na página Quadros de alocação, selecione o quadro de alocação cujos planos de recursos você deseja gerenciar.
    3. Execute as tarefas a seguir na grade de recursos.
      As opções disponíveis mudam dependendo do estado do plano de recursos.
      Tarefa Etapas
      Criar um plano de recursos para um projeto ou demanda
      1. Clique em um projeto ou demanda na grade de recursos.
      2. Clique no botão Novo plano localizado no canto superior direito.
      Criar um plano de recursos para um projeto ou demanda a partir de recursos selecionados
      1. Clique em um projeto ou demanda na grade de recursos.
      2. Na seção do localizador de recursos, pesquise e selecione os recursos disponíveis desejados​.​
      3. Clique no botão Adicionar novo plano.
      Solicitar um plano de recursos
      1. Clique em um plano de recursos na grade de recursos.
      2. Clique no ícone Ações (ícone Ações) e selecione Estado da mudança > Solicitação.
      Confirmar ou alocar um plano de recursos
      1. Clique em um plano de recursos na grade de recursos.
      2. Clique no ícone Ações (ícone Ações) e selecione Mudar Estado > Confirmar ou Mudar estado > Alocar.
      Estender um plano de recursos
      1. Abra um plano de recursos na grade de recursos.
      2. Clique no ícone Ações (ícone Ações.) e selecione Estender plano de recursos.
      3. Insira a nova data de término do plano de recursos no campo Nova data de término.
      4. Selecione o tipo de solicitação e clique em OK.
      Alocar extensão Aloque recursos para o período estendido solicitado pelo gerente de projeto.
      1. Clique em um plano de recursos na grade de recursos.
      2. Clique no ícone Ações (ícone Ações) e selecione Alocar extensão.
      Confirme ou aloque recursos para um grupo, função ou plano de recursos de usuário solicitado para todo o período do plano de recursos Consulte o tópico Confirmar ou alocar recursos do Workbench de alocação.
      Confirme ou aloque recursos para um grupo, função ou plano de recursos de usuário para um período específico Consulte o tópico Confirmar ou alocar recursos do Workbench de alocação.
      Alocar parcialmente um plano de recursos para períodos específicos

      Esta opção está disponível somente para um plano de recursos Confirmado.

      Você pode alocar um plano de recursos por um período específico em vez de alocar o plano de recursos para a duração total. Para um plano de recursos de grupo e função, você pode alocar parcialmente um plano no nível do usuário.

      Você pode alocar recursos de uma das seguintes maneiras:

      • Para alocar um recurso para todos os períodos atualizados em uma linha, clique no ícone Ações (ícone Ações) e selecione a opção Alocar.
      • Para alocar um recurso por um período específico:
        1. Na seção de grade de recursos, clique com o botão direito do mouse na célula Conf/Alocação do período necessário.
        2. Selecione Alocar.

      O plano de recursos está parcialmente alocado e o ícone parcialmente alocado (ícone Parcialmente alocado) é exibido na célula Estado na grade de recursos.
      Excluir um plano de recursos
      1. Clique em um plano de recursos na grade de recursos.
      2. Clique no ícone Ações (ícone Ações) e selecione Excluir.
      Editar horas na grade Use uma das seguintes maneiras:
      • Insira o valor de uma célula individual.
        1. Clique duas vezes em um plano de recursos ou em uma linha de recurso específica.
        2. Edite as horas alocadas do plano de recursos ou de um recurso na grade.
        3. Mova o ponteiro para fora da célula para salvar.
      • Atualizar várias células de uma só vez:

        Você pode copiar o valor existente de uma célula e atualizar as células à direita. Por exemplo, você deseja atualizar as horas planejadas de um recurso para todos os meses do plano de recursos.

        • Clique com o botão direito do mouse na célula da qual você deseja copiar o valor e selecione Preencher à direita.

          Opção Preencher à direita.

        • Preencha os detalhes do número de células que você deseja atualizar e as horas.
        • Selecione Atualizar.
      Nota:
      A opção Preencher à direita está disponível somente nas colunas editáveis. Por exemplo, um plano de recursos está no estado Alocado.
      Substitua um usuário por outro usuário para um grupo, função ou plano de recursos do usuário. Consulte o tópico Substituir usuário em um plano de recursos.
      Mover um plano de recursos e suas alocações para uma data futura para um grupo, função ou plano de recursos do usuário Consulte o tópico Mover um plano de recursos.
      Mudar a alocação de um usuário para uma data futura para um plano de recursos de grupo ou função Consulte o tópico Alocações de turno de um usuário.
      Solicitar todos os planos de recursos para um projeto ou demanda

      A opção Solicitar tudo está disponível quando pelo menos um dos planos de recursos listados no projeto ou demanda está no estado Planejamento.

      1. Clique no ícone Ações (ícone Ações) em um projeto ou linha de demanda na grade de recursos.
      2. Selecione Solicitar tudo.
      Solicitar uma mudança em um plano de recursos enviado

      A opção Solicitar mudança está disponível para um plano de recursos no estado Solicitado ou Confirmado.

      1. Clique no ícone Ações ( ícone Ações) em uma linha de plano de recursos na grade de recursos.
      2. Selecione Solicitar mudança.
      Solicitar extensão de um plano de recursos alocado Consulte o tópico Solicitar extensão de um plano de recursos alocado.
      Reduzir a duração de um plano de recursos alocado ou confirmado Se não houver valores reais publicados para o futuro no plano de recursos, todas as horas alocadas ou confirmadas de todos os recursos serão liberadas quando você reduzir o plano de recursos. Se os valores reais forem publicados para o futuro, a data de término do plano de recursos será atualizada para a data futura em que os valores reais estão presentes e todas as horas alocadas ou confirmadas de todos os recursos a partir da data em que os valores reais estão presentes até a data de término original será liberado.
      1. Clique no ícone Ações ( ícone Ações) em uma linha de plano de recursos na grade de recursos.
      2. Selecione Reduzir Plano de Recursos.
      3. Insira a nova data de término do plano de recursos no campo Data de término e clique em Sim.
      Concluir um plano de recursos Depois que todas as tarefas e projetos associados forem concluídos ou cancelados, como gerente de recursos, você poderá marcar o plano de recursos como concluído e encerrado. O estado do plano muda para Concluído.
      1. Clique no ícone Ações ( ícone Ações) em uma linha de plano de recursos na grade de recursos.
      2. Selecione Concluído.
      3. Na caixa de diálogo Confirmar, selecione a opção Data de conclusão e clique em Sim.
      Cancelar um plano de recursos Quando um plano de recursos não é mais necessário, como gerente de recursos, você pode cancelá-lo, o que também cancela suas alocações passadas e futuras.
      1. Clique no ícone Ações ( ícone Ações) em uma linha de plano de recursos na grade de recursos.
      2. Selecione Cancelar.
      Exibir as alocações de recursos no nível do usuário Na seção de grade de recursos, expanda uma entrada de plano de recursos. As alocações de nível de usuário são listadas somente para planos de recursos de grupo e função. Se uma entrada não tiver um plano de recursos associado, a opção de expansão não estará disponível.

      Um valor negativo em uma linha de usuário indica que o usuário está alocado em excesso para esse período. Clique no valor para ver os registros diários de superalocação de recursos do usuário para ver os dias específicos de superalocação.
      Exibir os detalhes de um projeto ou demanda
      1. Clique no ícone Ações (ícone Ações) em um projeto ou linha de demanda na grade de recursos.
      2. Selecione Exibir projeto para um projeto ou Exibir demanda para uma demanda.