Finanztransaktionen importieren

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Importieren Sie eine Microsoft Excel-Tabelle mit Finanztransaktionsdaten, um mit der Verwaltung der Softwareausgaben zu beginnen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sam_spend_import oder sam_admin
    Hinweis:
    Benutzer mit der Rolle „sam_user“ können Transaktionsdatensätze manuell erstellen, indem sie oben auf der Seite „Alle importierten Transaktionen“ auf Neu klicken.

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Ihre importierten Daten können alle Finanztransaktionsdaten für Ihr Unternehmen enthalten. Software Spend Detection bestimmt automatisch, ob es sich bei jeder Transaktion um einen Softwarekauf handelt. Stellen Sie vor dem Importieren von Daten sicher, dass die Felder Lieferantenname, Transaktionsbeschreibungund GL-Konto keine identifizierbaren Informationen wie Firmen- oder Mitarbeiternamen enthalten. Nehmen Sie vor dem Import die erforderlichen Änderungen an den Daten vor. Alle importierten Datenfelder für Finanztransaktionen sind nach dem Laden in Ihrer Instanz schreibgeschützt.

    Der Import kann mehrere Stunden dauern, wenn eine große Anzahl von Transaktionen importiert wird.

    Hinweis:
    Software Spend Detection unterstützt Transaktionsdaten derzeit nur in englischer Sprache. Wenn Sie ServiceNow künstliche Intelligenz mithilfe von Daten in anderen Sprachen trainieren möchten, wenden Sie sich an das Produktteam von ServiceNow IT Asset Management.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Softwareausgabenerkennung > Administration > Transaktionen importieren.
    2. Wählen Sie Vorlagendatei (.xlsx) herunterladen aus.
    3. Kopieren Sie Ihre Finanzdaten in die Vorlagendatei.
      Die Pflichtfelder sind Transaktionsdatum, Lieferantenname oder Beschreibungund Typ. Füllen Sie so viele Felder wie möglich aus, um möglichst robuste Ergebnisse zu erhalten.
      Tabelle : 1. Importvorlage „Softwareausgabentransaktionen“.
      Feld Beschreibung
      Transaktionsdatum Erforderlich. Transaktionsdatum.
      Anbietername Unternehmen, das der Transaktion zugeordnet ist. Geben Sie keine identifizierbaren Informationen wie Ihren Unternehmens- oder Mitarbeiternamen an. Geben Sie mindestens einen Lieferantennamen oder eine Beschreibung an.
      Beschreibung Beschreibung des Kaufs. Geben Sie keine identifizierbaren Informationen wie Ihren Unternehmens- oder Mitarbeiternamen an. Geben Sie mindestens einen Lieferantennamen oder eine Beschreibung an.
      Hauptkonto Hauptbuchkonto oder Ausgabenkategorie. Geben Sie keine identifizierbaren Informationen wie Ihren Unternehmens- oder Mitarbeiternamen an. Optional.
      Betrag Transaktionsbetrag. Optional.
      Typ Erforderlich. Wählen Sie Verbindlichkeiten oder Ausgaben aus. Kreditorentransaktionen stammen aus einem Buchhaltungs- oder Beschaffungssystem. Ausgabentransaktionen stammen aus einem Mitarbeiterausgabensystem oder Kreditkarten-Feed.
      Standort Standort Optional.
      Kostenstelle Kostenstelle. Optional.
      Abteilung Abteilung Optional.
      Quelle Name des Systems, von dem die Transaktion stammt. Optional.
      Typdetail Beschreibung für das Feld Typ. Für „Verbindlichkeiten“ sind dies beispielsweise Lieferantenrechnung oder Rechnungszahlung. Beispiele für Ausgaben sind Kreditkartenkauf oder Mitarbeitererstattung. Optional.
      Externe ID ID der Transaktion im Quellsystem. Optional.
      Personalnummer Mitarbeiter-ID Optional.
      Name des Mitarbeiters Name des Mitarbeiters Optional.
      Mitarbeiter-E-Mail Mitarbeiter-E-Mail. Optional.
    4. Laden Sie die fertige Datei hoch.
    5. Navigieren zu Softwareausgabenerkennung > Administration > Ergebnisse des Transaktionsimports , um Informationen zum Import anzuzeigen und Importfehler zu beheben.
      Nach Abschluss des Imports beginnt Software Spend Detection damit, Ihre Transaktionen mit Softwareherausgebern und -produkten abzugleichen. Software Spend Detection weist auch den Feldern „Ist Software-Wahrscheinlichkeit“, „ Produktkonfidenz“ und „ Herausgeberkonfidenz“ für jede Transaktion einen Wert zwischen 0 und 1 zu. Zum Beispiel bedeutet ein Wert von 0,85 für die Herausgeberkonfidenz, dass Software Spend Detection zu 85 % sicher ist, dass der Transaktion der richtige Herausgeber zugeordnet wurde. Wenn der Abgleichprozess abgeschlossen ist, können Sie die Daten in den Modulen „Übersicht“, „Überlappende Software“ und „Softwareausgabentransaktionen“ unter Software Spend Detectionanzeigen.

    Nächste Maßnahme

    Navigieren zu Softwareausgabenerkennung > Nicht normalisierte Transaktionen , um alle Transaktionen anzuzeigen, die Software Spend Detection nicht mit einem Softwareherausgeber und -produkt abgleichen konnte. Sie können diese Transaktionen manuell aktualisieren, um einen Herausgeber und ein Produkt hinzuzufügen. Wählen Sie Content Service aus, um den Abgleich für zukünftige Importe zu verbessern.

    Bei Bedarf können Sie alle Transaktionen aus einem Import in Massen löschen. Navigieren zu Softwareausgabenerkennung > Administration > Ergebnisse des Transaktionsimports, wählen Sie den Importdatensatz und dann Löschenaus.