Créer des modèles de documents pour Playbook pour les licences et les autorisations

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 5 minutes de lecture

    • L’application Modèles de ServiceNow documents vous permet de créer des modèles de documents HTML et PDF pour générer des lettres ou des documents standard. Vous pouvez automatiser et simplifier le processus de remplissage, de signature et de révision d’un document en ligne. Utilisez l’application Modèles de documents pour générer des modèles pour différents types de licences et d’autorisations délivrées via le Playbook pour les licences et les autorisations.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Modèles de documents > Tous les modèles de documents.
    2. Sélectionnez Nouveau.
    3. Sélectionnez Modèle de document PDF.
    4. Renseignez les champs suivants du formulaire :
      Tableau 1. Formulaire de modèle PDF
      Champ Description
      Nom Nom du modèle de document PDF.
      Table Détermine où les documents sont joints. Sélectionnez Ticket de licence et d’autorisation [sn_gsm_license_permit_case] pour mapper le PDF généré au ticket. Sélectionnez Licence et autorisation Élément de base d’installation [sn_gsm_license_permit_install_base_item] pour mapper les champs PDF générés à l’élément reçu.
      Catégorie Catégorie de document à laquelle le modèle est ajouté. Pour Playbook pour les licences et les autorisations, sélectionnez Licence et autorisation.
      Demande Périmètre de l'application dans laquelle le modèle de document est créé.
      État État actuel du modèle de document.
      • Brouillon : indique que le modèle de document n'est pas encore publié.
      • Modification : indique que le modèle de document est en cours de modification après sa publication.
      • Publié : indique que le modèle de document peut être utilisé par des services et des tickets.
      Critères d'utilisateur Critères d'audience de ce document. Par exemple, vous pouvez créer un permis destiné uniquement aux résidents canadiens.
      Remarque :
      lorsque vous définissez des conditions telles que le respect de la casse ou les valeurs Null, consultez la rubrique relative à l'API GlideFilter - Scoped, Global.
      Date de début Date à partir de laquelle le modèle de document PDF est valide. La date de début permet de gérer plusieurs versions du même modèle.
      Remarque :
      La date de début doit être antérieure à la date de fin.
      Date de fin Date jusqu’à laquelle le modèle de document PDF est valide. La date de fin permet de gérer plusieurs versions du même modèle.

      Par défaut, si les valeurs Date de début et Date de fin sont vides, cela implique que le modèle sera toujours valide.

      Si vous spécifiez une date de fin, vous devez également spécifier une date de début.
      Format de date du modèle Format dans lequel vous souhaitez que la date apparaisse lorsqu’un agent prévisualise le document, génère la pièce jointe ou lance des tâches de document pour les participants.
      Remarque :
      • Lors de la signature à l’aide d’une application ServiceNow ou de l’application AdobeSign : si aucune valeur n’est sélectionnée dans le format de date du modèle, la valeur spécifiée dans la propriété système template_date_format est prise en compte. Si le format de date du modèle et template_date_format propriété système sont vides, la valeur du champ Format de date du profil d’utilisateur de l’agent est prise en compte.
      • Lors de la signature à l’aide de l’application DocuSign : le format de date sélectionné dans les paramètres de signature de l’application DocuSign est considéré comme le format de date du modèle dans le modèle PDF configuré dans une instance ServiceNow.
      Langue du modèle Langue dans laquelle les jetons dynamiques sont traduits lorsqu’un agent prévisualise le document, génère la pièce jointe ou lance des tâches de document pour les participants.
      Remarque :
      • La langue du modèle est un champ obligatoire. La langue par défaut est aucune.
      • La fonctionnalité de traduction n’est disponible que lorsque les modules d’extension de langue sont installés sur l’instance.
      Type de signature Option permettant de spécifier l’application utilisée pour signer ou remplir le document. Par exemple, ServiceNow Sign, DocuSign ou AdobeSign.
      Remarque :
      Les types de signature ne sont disponibles que lorsque les modules d’extension d’intégration respectifs sont installés.
      Type de pièce jointe Option permettant de charger un nouveau document ou de sélectionner un document dans Documents ServiceNow gérés.
      Document Option de chargement de la pièce jointe d'un PDF remplissable à des fins de personnalisation avancée.
      Remarque :
      Ce champ s’affiche lorsque l’option Charger un document est sélectionnée dans Type de pièce jointe.
      Révision de document Option permettant de sélectionner un document dans Documents ServiceNow gérés.
      Remarque :
      Ce champ s’affiche lorsque l’option Sélectionner une révision de document est sélectionnée dans Type de pièce jointe.
      Actif Option permettant d'activer le modèle de document PDF en vue de son utilisation.
      Texte de confirmation Texte qui invite l'utilisateur à cocher une case lors de la soumission d'un document rempli.
      Modèle source Modèle source à partir duquel vous avez créé une copie du modèle actuel.
    5. Facultatif : Sélectionnez le lien connexe Analyser le PDF pour analyser automatiquement les informations et les champs du PDF et stocker ces informations dans la table de mappage PDF pour les réutiliser.
      Chaque champ PDF peut maintenant être mappé à son champ de mappage correspondant dans la table de base d’installation de licences et d’autorisations.
    6. Facultatif : Dans la liste connexe à Mappages de modèles PDF , définissez des mappages de champs PDF supplémentaires.
      Consultez Define a PDF field mapping pour plus d'informations.
    7. Sélectionnez Mettre à jour.

      Pour déterminer le modèle de document à utiliser pour la génération, vous devez mapper le modèle de document créé à la table d’extension Élément de base d’installation/Éléments reçus. Pour ce faire, utilisez le mappage de modèle de document dans les tables de décision.

    8. Accédez à la Gestion des décisions > Générateur de décision.
    9. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 2. Formulaire de modèle PDF
      Champ Description
      Catégorie de Modèle de document Utilisez ce champ pour avoir plusieurs modèles pour une seule table d’éléments de base d’installation.
      Nom de la table Utilisez ce champ pour déterminer la table qui doit être mappée au modèle de document.
      Modèle de document Utilisez ce champ pour indiquer le modèle de document à utiliser pour une catégorie de modèle de document et un nom de table donnés.
      isPdfTemplate Utilisez ce champ pour indiquer si le modèle de document sélectionné est un modèle PDF (valeur = vrai) OU un modèle HTML (valeur = faux)
    10. Ajoutez des lignes de décision supplémentaires pour configurer des modèles de documents supplémentaires.

    Résultats

    Le PDF généré par le modèle de document est créé une fois que l’activité de proposition de décision est accordée/approuvée. Vous pourrez afficher le PDF généré qui est joint à l’élément de base d’installation/à l’élément reçu dans l’activité Créer une licence/autorisation à l’étape Décision.

    Que faire ensuite

    Dans la liste connexe Participants , ajoutez d’autres participants. Consultez Create participants for a PDF document template pour plus d'informations.