Rubrique prédéfinie de gestion des réunions Microsoft Exchange Online pour Agent virtuel ITSM
Agent virtuel ITSM vous aide à gérer les réunions dans Microsoft Exchange Online. La rubrique Gérer des réunions EXO vous permet de planifier, de reporter et d'annuler des réunions.
Gérer des réunions EXO v1.0
La Compréhension du langage naturel (NLU) est utilisée pour identifier et déclencher l'action de réunion qu'un utilisateur souhaite effectuer. Les utilisateurs peuvent planifier, reporter ou annuler une réunion.
Conditions requises :
- Spoke Microsoft Exchange Online (sn_ex_online_spke)
- Les adresses e-mail des participants à la réunion doivent être configurées dans la table des utilisateurs [sys_user] pour être ajoutées aux invitations de réunion.
- Certaines actions peuvent utiliser le spoke Microsoft Teams Communication (sn_msteams_com_spk) pour envoyer des liens de réunion à Microsoft Teams
- Certaines actions peuvent utiliser le spoke Cisco Webex Teams (sn_cisco_teams_spk)
- Certaines actions peuvent utiliser le spoke Zoom (com.sn.zoom.spoke) pour ajouter des liens de réunion
- Cette rubrique utilise les blocs de rubriques Expérience des employés de l'Agent virtuel
Remarque :
Si cette rubrique est dupliquée dans un champ d'application différent de celui des conversations de l'Agent virtuel ITSM, la logique du script peut être affectée et provoquer des erreurs. Cette rubrique doit être dupliquée dans le champ d'application Conversations de l'Agent virtuel ITSM.
Flux de base pour la planification d'une réunion :
- L'utilisateur saisit les adresses e-mail de tous les participants, ainsi que l'heure et la durée de la réunion.
- Agent virtuel fournit une liste des heures de réunion disponibles, en fonction des calendriers des invités.
- L'utilisateur saisit l'objet et la description de la réunion.
- L'utilisateur peut choisir le type de réunion : virtuelle/en ligne, en salle de conférence ou hybride.
Si les spokes sont activés sur l'instance, l'utilisateur peut ajouter un lien de réunion pour Microsoft Teams, Webex ou Zoom.
- Agent virtuel renvoie le lien de la réunion (le cas échéant) ainsi que les détails de la réunion.
- L'utilisateur confirme que l'Agent virtuel doit planifier la réunion.
- Après la confirmation de l'utilisateur, l'Agent virtuel envoie les e-mails d'invitation et planifie la réunion.
Remarque :
L'utilisateur peut également planifier une réunion via Agent virtuel à l'aide du service Microsoft Teams.
Flux de base pour l'annulation d'une réunion :
- L'utilisateur saisit les dates et heures de début et de fin de la réunion initiale.
- L'Agent virtuel renvoie une liste de réunions potentielles à annuler.
- L'utilisateur sélectionne la réunion souhaitée ou peut choisir d'annuler toutes les réunions planifiées pour la période indiquée.
- Agent virtuel annule toutes les réunions précisées et envoie à l'utilisateur un e-mail de confirmation.
Flux de base pour le report d'une réunion :
- L'utilisateur saisit la date initiale de la réunion.
- L'Agent virtuel renvoie une liste de réunions potentielles à reporter.
- L'utilisateur sélectionne la réunion souhaitée.
- L'utilisateur saisit une nouvelle date/heure de réunion.
- L'Agent virtuel confirme que la réunion a été reportée.
- L'utilisateur peut reporter des réunions supplémentaires s'il le souhaite.
Gérer des réunions EXO (obsolète)
Cette rubrique est obsolète. Utilisez plutôt Gérer des réunions EXO v1.0.
Conditions requises :
- Spoke Microsoft Exchange Online
- Les adresses e-mail des participants à la réunion doivent être configurées dans la table des utilisateurs [sys_user] pour être ajoutées aux invitations de réunion.
- Certaines actions peuvent utiliser le spoke Zoom (com.sn.zoom.spoke) pour ajouter des liens de réunion
- Certaines actions peuvent utiliser le spoke Microsoft Teams Communication (sn_msteams_com_spk) pour envoyer des liens de réunion à Microsoft Teams
Remarque :
Si cette rubrique est dupliquée dans un champ d'application différent de celui des conversations de l'Agent virtuel ITSM, la logique du script peut être affectée et provoquer des erreurs. Cette rubrique doit être dupliquée dans le champ d'application Conversations de l'Agent virtuel ITSM.
Flux de base pour la planification d'une réunion :
- L'utilisateur saisit les adresses e-mail de tous les participants, ainsi que l'heure et la durée de la réunion.
- Agent virtuel fournit une liste des heures de réunion disponibles, en fonction des calendriers des invités.
- L'utilisateur saisit l'objet et la description de la réunion.
- Si l'administrateur a configuré la variable de script default_collaboration_software et que le spoke approprié est activé sur l'instance, l'utilisateur peut ajouter un lien Zoom ou un lien Microsoft Teams.
- Agent virtuel renvoie le lien de la réunion (le cas échéant) ainsi que les détails de la réunion.
- L'utilisateur confirme que l'Agent virtuel doit planifier la réunion.
- Après la confirmation de l'utilisateur, l'Agent virtuel envoie les e-mails d'invitation et planifie la réunion.
Remarque :
L'utilisateur peut également planifier une réunion via Agent virtuel à l'aide du service Microsoft Teams.
Flux de base pour l'annulation d'une réunion :
- L'utilisateur saisit les dates et heures de début et de fin de la réunion initiale.
- L'Agent virtuel renvoie une liste de réunions potentielles à annuler.
- L'utilisateur sélectionne la réunion souhaitée ou peut choisir d'annuler toutes les réunions planifiées pour la période indiquée.
- Agent virtuel annule toutes les réunions précisées et envoie à l'utilisateur un e-mail de confirmation.
Flux de base pour le report d'une réunion :
- L'utilisateur saisit la date initiale de la réunion.
- L'Agent virtuel renvoie une liste de réunions potentielles à reporter.
- L'utilisateur sélectionne la réunion souhaitée.
- L'utilisateur saisit une nouvelle date/heure de réunion.
- L'Agent virtuel confirme que la réunion a été reportée.
- L'utilisateur peut reporter des réunions supplémentaires s'il le souhaite.