イベント駆動型管理 — アセスメントプロセスの自動化

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：8分

    • イベント駆動型管理機能を使用して、アンケートとドキュメント要求を自動生成してエンゲージメントおよびサードパーティに送信するルールを構成します。定義したクライテリアを満たすエンゲージメントやサードパーティに対して、スケジュールとアセスメントのテンプレートを指定します。オンボーディングを除くすべてのアセスメントタイプを自動化できます。

    始める前に

    必要なロール：sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager

    手順

    1. プロセスを開始するには、次のいずれかの方法を使用します。
      • ワークスペース:選択 ワークスペース > ベンダー管理ワークスペース.[リスク] タブで、[リスト] アイコンを選択します。[イベント駆動型管理] リストで、[アクティブ]、[非アクティブ]、または [すべて] のいずれかのオプションを選択します。
      • 従来:移動先 All (すべて) > サードパーティリスク管理 > イベント駆動型管理 をクリックし、任意のオプション ( アクティブ、 非アクティブ、または すべて) を選択します。
    2. [新規] を選択してから、フォームに入力します。

      次の設定は、ワークスペースページのセクションに表示され、また従来のフォームでも関連リストとして表示されます。

      表 : 1. [Event-driven management rule (イベント駆動型管理ルール)] フォーム
      フィールド 説明
      Name (名前) 他の人が意図と操作を理解するのに役立つわかりやすいルールの名前。
      番号

      イベント駆動型管理ルールごとに、テキスト「EMR」で始まる一意の ID 番号がシステムによって自動的に割り当てられます。ルール実行 (実行) の履歴テーブルでは、テキスト「EMH」で始まる実行ごとにシステムによって一意の ID 番号が自動的に割り当てられます。

      一意の ID は、アイテムへのすべての参照で使用されます。この ID を使用して、作業するアイテムを検索またはフィルタリングできます。
      ビジネスの根拠 自動化プロセスを定義するビジネス上の理由。
      Technical description (技術的な説明) 実行をトリガーする条件と、影響を受けるサードパーティの種類。
      スコープ：生成するアセスメントの種類と使用するテンプレートを指定します。
      カテゴリ
      • 外部アセスメント：アンケートとドキュメント要求を送信します。[適用先] フィールドで、資料をサードパーティに送信するか、エンゲージメントに送信するかを指定します。
      • エンゲージメントの再評価：条件が変化したときに既存のエンゲージメントを再評価します。たとえば、不利なニュースを聞いたり、サードパーティの供給ラインに変更があった場合などです。追加のデューデリジェンスを実施して、リスクを再評価する必要があるかもしれません。
      • 契約更新のエンゲージメントの再評価：組織が現在のサードパーティとの契約やエンゲージメントを更新する前に、デューデリジェンスを実施してリスクを再評価します。
      • エンゲージメントのオフボーディング (デューデリジェンスあり)：デューデリジェンスを実施して、エンゲージメントを伴う退職 (関係終了) が最適なアクションであるかどうかを判断します。たとえば、サードパーティやエンゲージメントの現在のパフォーマンスが期待に満たないとしても、それを変更するのはリスクが高すぎる可能性があります。
      • エンゲージメントのオフボーディング (デューデリジェンスなし)：エンゲージメントが終了した場合、または他の理由で別のサードパーティに切り替えたい場合は、エンゲージメントを完全に終了するように要求します。この場合、通常は追加のデューデリジェンスを実施する必要はありません。ただし、このプロセスには、エンゲージメントによって提供されるサービスが継続されないことを確認するための通常の固有のリスクに関するアンケート (IRQ) プロセスが含まれます。重要な詳細については、エンゲージメントのオフボーディング (デューデリジェンスなし) を参照してください。
      適用先

      このフィールドは、カテゴリを [外部アセスメント] として設定した場合にのみ編集できます。

      アンケートとドキュメント要求をサードパーティに送信するかエンゲージメントに送信するかを指定します。
      IRQ テンプレート

      このフィールドは、[外部アセスメント] 以外のカテゴリを選択した場合に表示されます。

      Inherent Risk Questionnaire (IRQ：固有のリスクに関するアンケート) の内容を指定するテンプレートです。
      アセスメントテンプレート

      このフィールドは、カテゴリを [外部アセスメント] として設定した場合にのみ表示されます。

      送信するアンケートとドキュメント要求を指定するテンプレート。
      実行オプション：アセスメントを生成するためのトリガーとスケジュールを定義します。
      実行タイプ

      ルールをトリガーする方法を指定します。

      • 1 回限り：[開始日] フィールドで指定した日付にサードパーティリスクアセスメントを送信します。
      • 繰り返し：[周期] 設定で指定したスケジュールでサードパーティリスクアセスメントを送信します。
      • オンデマンド：ユーザーが [今すぐ実行] を選択した場合にのみ、ルールが実行されます。
      注:
      [実行タイプ] の設定に関係なく、いつでも [今すぐ実行] を選択してルールをすぐに実行できます。このようなオンデマンド実行は、今後のスケジュールされた実行には影響しません。実行履歴では、実行のアクションをトリガーが [手動] として記録されます。
      Frequency (頻度)

      このフィールドは、[繰り返し] の実行タイプを選択した場合にのみ表示されます。

      ルールを実行する頻度を指定します。
      Start date (開始日時)

      このフィールドは、[繰り返し] または [1 回限り] の実行タイプを選択した場合にのみ表示されます。

      アクティブなルールを実行できる最初の日付 (指定したフィルター条件による)。1 回限りのルールは開始日に実行されます。
      終了日

      このフィールドは、[繰り返し] の実行タイプを選択した場合にのみ表示されます。

      アクティブなルールを実行できる最後の日付 (指定したフィルター条件による)。ルールは、終了日後に非アクティブになります。

      終了日を指定しない場合、ルールは削除または更新するまで続行されます。
    3. フィルター条件を指定します。
      フィルターエディターを使用して、アンケートとドキュメント要求を受け取るサードパーティまたはエンゲージメントを決定する条件を指定します。

      アクティブなルールをトリガーする条件を設定します。

      [設定] を選択すると、フィルターが適用され、フィルター条件に一致するエンゲージメントまたはサードパーティのリストを表示できるリンクが表示されます。

    4. フィルター条件に一致するエンゲージメントまたはサードパーティに対して、サードパーティリスク (TPR) 査定人 [sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor]、オーナー、および契約リスク交渉担当者 [sn_vdr_risk_asmt.contract_negotiator] を選択する方法を指定します。
      オプション説明
      最後に使用 エンゲージメントの機能を最後に実行したユーザーをアサインします。
      オンボーディングの使用 エンゲージメントのオンボーディング中に最後に機能を実行したユーザーをアサインします。
      今すぐ指定 このオプションを選択すると、ユーザーを指定するための選択ボックスが開きます。
      後で指定 このオプションを選択すると、ルールが保存された後に、自分または別のユーザーが、後でワークフロー中に適切な TPR 査定人または契約リスク交渉担当者を指定できます。このオプションは、オーナーの選択には表示されません。
    5. ワークスペースで [保存] を選択するか、フォームで [送信] をクリックします。
      • ルールが保存されます。
      • [実行タイプ] の設定に関係なく、いつでも [今すぐ実行] を選択してルールをすぐに実行できます。このようなオンデマンド実行は、今後のスケジュールされた実行には影響しません。実行履歴では、実行のアクションをトリガーが [手動] として記録されます。
      • ワークスペースの [詳細] タブとフォームには、以下の追加の読み取り専用値が表示されます。
      表 : 2. その他の値
      フィールド 説明
      アクティブ

      ルールをアクティブ化するためのオプションデフォルトでは、新しく定義されたルールはアクティブではありません。

      • 指定した条件が満たされると、[実行状況] の値が [準備完了] のアクティブなルールのみを実行できます。
      • ただし、[オンデマンド] として設定されたルールは、アクティブかどうかに関係なく実行できます。
      実行状況
      • 準備完了：ルールが定義され、フィルター条件とスケジュールの決定に従って実行できます。
        注:
        指定した条件が満たされると、[実行状況] の値が [準備完了] のアクティブなルールのみを実行できます。
      • 実行中：ルールは現在実行中です (アンケートと文書要求が送信されています)。 現在実行中のルールの場合：[実行開始] タイムスタンプと現在時刻の間の期間は、ルールが実行されている時間を示します。
      注:
      [実行タイプ] の設定に関係なく、いつでも [今すぐ実行] を選択してルールをすぐに実行できます。このようなオンデマンド実行は、今後のスケジュールされた実行には影響しません。実行履歴では、実行のアクションをトリガーが [手動] として記録されます。
      ルールの実行が長時間停止していると思われる場合：
      1. 検索項目 プロセス自動化 > フロー管理 > イベントキュー.
      2. sn_vdr または sn_tprm で始まる名前の、エラーステータスになっているプラットフォーム バックグラウンドタスクを見つけます。
      次回実行予定

      繰り返しの実行タイプのルールの場合、次にスケジュールされた実行の読み取り専用の日付は、指定されたフィルター条件と周期設定に基づいて計算されます。
      前回成功した実行 [成功] ステータスになっている最新の実行のタイムスタンプ。