Microsoft SharePointでポリシードキュメントを作成して関連付ける

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：7分

    • Microsoft SharePointでドキュメントを作成してそのドキュメントをポリシー レコードに関連付ける代わりに、Microsoft SharePointの場所に存在するポリシードキュメントでレッドラインを有効にします。

    始める前に

    必要なロール：必要なロール：sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst、mp_document_user

    重要:
    ポリシーレッドラインとMicrosoft SharePointの統合は、Washington DC Now Platformバージョンから利用できます。この機能は、Vancouverの 19.x バージョンを使用している場合でも使用できません。

    このタスクについて

    Microsoft OneDriveとGoogle ドライブに存在するドキュメントを関連付ける以外に、Microsoft SharePointサイトにあるドキュメントをポリシーレコードに関連付けることができます。

    手順

    1. 次のように移動する。 All (すべて) > ポリシーとコンプライアンス > コンプライアンスワークスペース.
    2. コンプライアンスワークスペース で、リストアイコン ([リスト] アイコン) を選択します。
    3. 次のように移動する。 コンプライアンスライブラリ > 自分のポリシー.
      新しいポリシーを作成するか、ポリシーレコードを開いてドキュメントを関連付けることができます。
    4. Microsoft SharePointサイトからポリシードキュメントを関連付けるポリシーを選択します。
      ポリシーが [ドラフト] ステータスの場合には、Microsoft SharePointサイトでドキュメントを作成し、ポリシーレコードに関連付けることができます。
    5. ポリシーレコードの [ポリシーテキスト] 関連リストから、[ドキュメント編集を有効にする (Enable document editing)] UI アクションリストを選択し、[新規ドキュメント作成] オプションをクリックします。
    6. [Word ドキュメントを作成] ポップアップの [サイト URL] フィールドにサイトへの URL を入力します。
      サイト URL アイコンアイコンにカーソルを合わせると、サイト URL の場所情報を取得できます。
      1. サイトの URL を取得するには、Microsoft SharePointサイトにログインします。
      2. [共有] リストを選択し、[ページへのリンクをコピー (Copy link to page)] オプションをクリックします。
    7. [フォルダーの場所] フィールドに、コピーを実行したフォルダーのパスを入力します。
      このパスは、ドキュメントが存在する場所です。
    8. [ドキュメント名] フィールドにドキュメントの名前を入力します。
    9. [作成] を選択します。
      [作成] を選択すると、指定した Microsoft SharePoint アカウントのフォルダーにドキュメントが作成されます。共有フォルダーへのリンクを指定する場合、そのフォルダー内にファイルを作成するための編集アクセス権が必要です。

      ドキュメントが作成されると、ドラフトステータスのポリシーにアクセスできる貢献者とポリシーオーナーは、Microsoft SharePointでドキュメントを編集してコンテンツを追加できます。

    10. ポリシーレコードの [ポリシーテキスト] フィールドのコンテンツを更新するには、ドキュメントリンクの下にある [更新] リンクを選択します。
      または、[Word で開く] ボタンを選択することもできます。

      Microsoft SharePoint の場所の指定されたドキュメントに存在するコンテンツが [ポリシーテキスト]フィールドにコピーされます。　ポリシーテキストがクラウド内のポリシードキュメントの最新のコンテンツで更新されたことを示すメッセージは、ポリシーテキストとドキュメントのコンテンツが同期していることを確定するものです。

    11. ドキュメントへの読み取りまたは書き込みアクセス権を持つユーザーを表示するには、[ドキュメントアクセス] 関連リストに移動します。
      ドキュメントがポリシーレコードに関連付けられると、ドキュメントへのポリシーユーザーのアクセスも確立されます。ポリシードキュメントへのアクセスは、ユーザーのロールとポリシーのステータスによって異なります。
      ドラフト
      ポリシーが [ドラフト] ステータスの場合、オーナーと貢献者には編集アクセス権があります。
      レビュー
      ポリシーが [レビュー] ステータスの場合、レビュー担当者とオーナーには編集アクセス権があります。ただし、貢献者と承認者には読み取りアクセス権しかありません。
      承認済み
      ポリシーが [承認済み] ステータスに移行すると、ポリシーのすべてのステークホルダーは読み取りアクセス権のみを持ちます。

      また、Microsoft SharePointドキュメントに移動し、Microsoft SharePoint ドキュメントの [共有] リストを選択し、[アクセスを管理] をクリックして、ユーザーのアクセス権を確認することもできます。ユーザーが ServiceNowポリシードキュメントに対して持つアクセス権は、ユーザーがMicrosoft SharePointサイト内のドキュメントで共同作業するときに持つ権限と同じではない場合があります。これは、Microsoft SharePointサイトで設定されているルート権限がサイト内のフォルダーに継承されるためです。このサイト内のフォルダーのユーザーは、これらの権限を継承します。権限は上書きできます。

      1. Microsoft SharePointサイト権限を上書きするには、設定アイコン (設定アイコン。)を選択します。
      2. [設定] リストの [サイト権限] オプションを選択します。
      3. ドキュメントが存在するフォルダーを右クリックし、[アクセスを管理] を選択します。
      4. [詳細設定] を選択し、[権限の継承を停止 (Stop Inheriting Permissions)] をクリックします。
        このフォルダーは、親またはMicrosoft SharePointサイトレベルから権限を継承しなくなります。これで、ServiceNowのドキュメントへのアクセス権を付与すると、[ドキュメントアクセス] 関連リストに表示されている同レベルのアクセス権が、Microsoft SharePointドキュメントで共同作業しているユーザーにも利用できるようになります。
    12. ポリシーのドラフトが作成され、完了すると、ポリシーオーナーは [レビューを要求] ボタンを選択してレビューを要求できます。
      1. [レビューを要求] ポップアップでレビュー担当者へのメッセージを入力します。
      2. [要求] を選択します。
        レビュー担当者は、[タスク] ビューの [自分の保留中タスク] にログインすると、レビューの準備ができていればポリシーを表示できます。
      3. [レビューを送信] ボタンを選択します。
        ポリシーテキストを確認し、[レビューを送信] ポップアップでコメントを追加して送信することができます。
    13. ドキュメントをプレビューし、レビュー担当者がレビューした後に最新の更新を取得するには、[ポリシーテキスト] タブの [更新] リンクを選択します。
      レビュー担当者は、次を選択してドキュメントに提案とコメントを追加できます レビュー > 変更の追跡 > 全員用 Microsoft SharePoint。

      ポリシーオーナーは、[更新] リンクをクリックして、Microsoft SharePointからドキュメントの更新されたコンテンツを取得できます。このアクションにより、クラウドドキュメントにあるコンテンツとポリシーの [ポリシーテキスト] フィールドにあるコンテンツ間の同期が維持されます。

      注:
      頻繁に更新が行われると、Microsoft SharePointのバージョン履歴レコードに記録されず、コンテンツがリアルタイムで利用できない場合があります。そのため、Microsoft SharePointから [ポリシーテキスト] フィールドへの最新の更新コンテンツの取得に遅延が発生する可能性があります。

      ポリシーオーナーとレビュー担当者間のすべてのアクティビティは、[詳細] 関連リストの [アクティビティ] タブに取り込まれます。すべてのレビュー担当者がレビューを完了している場合、ポリシーオーナーは公開チェックリストを完了することができます。

    14. [公開チェックリストを完了する] ボタンを選択します。
      すべてのレビューが完了したら、ポリシーオーナーは公開プロセスを完了できます。このアクションにより、プレイブックが作成されます。ポリシーオーナーは、承認を要求する前に公開チェックリストを確認する必要があります。「Complete publishing checklist for the policy and request approval (ポリシーの公開チェックリストを完了し、承認を要求する)」を参照してください。

      公開プロセスが完了したら、ポリシーを PDF としてポリシーレコードに添付するか、ポリシーが [公開済み] ステータスに移行したときにナレッジベース記事を生成できます。

    15. ポリシーの [概要] 関連リストのサイドバーにある添付ファイルアイコン(添付ファイルアイコン。)を選択して、ナレッジベース記事の PDF バージョンを表示します。
    16. ポリシーの履歴を表示するには、[ポリシー履歴] 関連リストを選択します。
      詳細については、「レッドラインが有効なポリシーの履歴を表示」を参照してください。