Microsoft Wordテンプレートを使用してエンゲージメントの監査レポートを生成する

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間：7分

    • [検証] ステータスまたは後続のステータス Microsoft Word テンプレートを使用して、エンゲージメントレコードの監査レポートを生成します。生成されたレポートは、クラウド (Microsoft SharePoint) 上の [クラウドファイル (Cloud files)] タブで管理することも、エンゲージメントのsys_attachmentとして管理することもできます。

    始める前に

    必要なロール：sn_audit.manager、sn_audit_ws.supervisor、sn_irm_shared_cmn.word_template_reader

    1. エンゲージメントレコードに Word テンプレートを適用し、監査ワークスペース でレポートを生成するには、監査マネージャーロール (sn_audit.manager) と Word テンプレートリーダーロール (sn_irm_shared_cmn.word_template_reader) が必要です。さらに重要なことは、 監査ワークスペースにアクセスできることです。
    2. エンゲージメントのレポートを生成するには、レコードが [検証]、[フィールドワーク]、または [フォローアップ] ステータスである必要があります。
    3. エンゲージメントレコードに [レポートを生成] ボタンを表示するには、レコードの作成時に [テンプレートタイプ] フィールドで [Word レポートテンプレート (Word report template)] オプションを選択しておく必要があります。
    重要:
    Microsoft Wordテンプレートを作成してエンゲージメントレコードに監査レポートを生成する前に、ServiceNow Document Designer for Word プラグインを設定する必要があります。

    詳細については、「Content configuration (コンテンツ構成)」および「Create Word template record for an audit engagement (監査エンゲージメントに Word テンプレートレコードを作成する)」を参照してください。

    このタスクについて

    監査 Word レポートを生成するには、次の場所に移動する必要があります All (すべて) > Audit (監査) > 監査レポート をクリックし、Word テンプレートに対して次の管理手順を設定します。
    • エンゲージメントレコードの作成時に [テンプレートタイプ] フィールドで [クラシックレポートテンプレート] オプションを選択した場合、レポートはナレッジベースとして生成されますが、入力テンプレートは HTML、スクリプト、または XML です。詳細については、「Create an audit report template (監査レポートテンプレートを作成する)」を参照してください。
    • エンゲージメントの作成時に [テンプレートタイプ] フィールドで [Word レポートテンプレート] オプションを入力テンプレートとして選択した場合、生成される Word テンプレートレポートは Word ファイルです。

    Microsoft Word テンプレートを 1 つ以上の監査エンゲージメントレコードに適用し、Word 形式で監査レポートを生成できます。Word ドキュメントを使用して、他のステークホルダーと共同でレポートを編集できます。

    このプロセスには次の 2 つのステップがあります。
    1. 監査管理者は、Word テンプレートモジュールに移動して、特定のテーブルまたはドキュメントのレコードを構成できます。
    2. 監査マネージャー、監査スーパーバイザー、または監査人は、テンプレートリーダー (sn_irm_shared_cmn.word_template_reader) ロールも持っている場合、Word レポートテンプレートをエンゲージメントレコードに関連付けて監査レポートを生成できます。

    生成されたレポートを sys_attachment として管理するか、クラウド上の 監査ワークスペース で管理するかを選択することもできます。

    生成されたレポートは、レポートのコラボレーションのために Microsoft SharePoint または Google ドライブ サイトに保存できます。

    手順

    1. 次のように移動する。 All (すべて) > Audit (監査) > 監査ワークスペース.
    2. [リスト] アイコン (リストアイコン) を選択します。
    3. [実行] リストで [すべてのエンゲージメント] を選択します。
    4. レポートを生成するエンゲージメントレコードを選択します。
      注:
      レコードはスコープ対象である必要があります。[検証]、[フィールドワーク]、または [フォローアップ] ステータスである必要があります。
    5. [レポートを生成] ボタンを選択します。
      ServiceNow Document designer for Word プラグインを有効にする必要があります。これを行った場合にのみ、[レポートを生成] ボタンが表示されるようになります。
    6. [レポートを生成] ポップアップの [レポートテンプレート] フィールドで監査レポート名を選択します。
      • エンゲージメントに関連があり、アクティブで [公開済み] ステータスのすべての Word テンプレートが表示され、選択できるようになります。

        [レポートを生成] ポップアップ

        このレコードに対して作成された Word テンプレートがない場合は、その旨を示すメッセージが表示されます。

      • Word テンプレートがクラウド対応の場合、レポートが生成後に保存される場所を示すメッセージがポップアップ表示されます。
      • エンゲージメントレコードのクラウドファイル構成を設定していなかった場合は、エラーメッセージが表示されます。クラウドファイル構成を有効にするには、「ドキュメントとワークシートを監査管理でクラウドファイルとして管理」を参照してください。
    7. [レポートの名前 (Name of report)] フィールドにレポートの一意の名前を入力します。
    8. [生成] を選択します。
      レポートの生成が開始されたことを示すメッセージが表示されます。
    9. Word テンプレートフォームで [クラウド対応] オプションを選択しなかった場合は、添付ファイル ([添付ファイル] アイコン)アイコンを選択してレポートをダウンロードします。
      レポートが添付ファイルとして生成されていることを確認するメッセージが表示されます。
      1. [アクション] ([アクション] アイコン) アイコンを選択し、[ダウンロード] オプションをクリックします。
      2. ダウンロードした Word ファイルを選択して、監査レポートを表示します。
    10. Word テンプレートで [クラウド対応 (Cloud enabled)] オプションを選択した場合は、クラウドベースのレポートの [クラウドファイル (Cloud files)] タブを選択します。
      1. クラウドフォルダーパスの URL リンクを選択して、Microsoft SharePoint サイトで Word ドキュメントを開きます。
      2. クラウドで監査エンゲージメントレポートの内容を表示し、レポートを協力者と共有します。
        エンゲージメントフォームの [レポート] セクションの [ レポート ] フィールドで、最新のレポートを URL または添付ファイルとして確認することもできます。

        クラウドドキュメント管理の詳細については、「ドキュメントとワークシートを監査管理でクラウドファイルとして管理」を参照してください。

      レポートを生成するたびに、Word レポートの添付ファイルが作成されます。デフォルトでは、最新の Word レポートのみがレコードに添付されます。ただし、最新の添付ファイルを使用して新しいレポートが生成された場合でも、以前の添付ファイルを保持するように設定できるシステムプロパティがあります。

      デフォルトでは、このプロパティは false に設定されています。これは、レポートが再度生成されると、システム添付としての以前の Word レポートがエンゲージメントレコードから削除されることを意味します。したがって、エンゲージメントには最新のレポートがレコードに添付されます。

      監査アドミンは、プロパティを true に設定して、エンゲージメントレコードを含む以前の添付ファイルを保持できます。以前のすべての添付ファイルは、[添付ファイル] セクションで表示できます。以前の添付ファイルを保持すると、エンゲージメントの監査記録を追跡するのに役立ちます。

      プロパティをリセットするには、次に移動します: All (すべて) > Audit (監査) > アドミニストレーション > プロパティ. 「監査管理 および Advanced Audit とともにインストールされるプロパティ」を参照してください。