Formulaire de ticket de demande de service
Un agent du service gouvernemental peut créer un ticket à l’aide du formulaire de ticket de demande de service pour recueillir des informations détaillées sur les questions, les demandes et les problèmes des membres, des personnes concernées de l’entreprise ou des agents. Les membres, les personnes concernées de l’entreprise ou les agents peuvent également consulter le formulaire pour voir l’état de leurs demandes et tickets de service.
Un agent des services gouvernementaux crée un ticket pour identifier la question ou le problème d’un électeur et suivre les activités associées à la résolution du problème. L’agent utilise également un ticket pour suivre les échanges avec le membre, y compris les canaux de communication utilisés.
Les activités du ticket incluent toute action mise en œuvre pour résoudre un problème. Cela peut inclure les appels téléphoniques ou les e-mails, les recherches dans la base de connaissances, les conversations avec des experts techniques et les demandes de répartition adressées aux agents de service sur site, ainsi que d'autres activités.
Dans le formulaire de ticket, un agent peut associer et stocker les informations connexes, telles que le nom, le numéro de téléphone et la société du membre. les informations sur le compte ; des informations sur les produits et les actifs ; détails du contrat de service et de l’autorisation, ainsi que tout accord sur les niveaux de service (SLA) associé.
- Communication entre un agent et le membre ou entre un agent et d’autres employés au sein de l’organisation. Les détails de toutes les communications internes et externes sont enregistrés dans le formulaire de ticket.
- Toutes les tâches supplémentaires qui résultent d'un ticket, comme une commande de travaux. Les tâches sont suivies à partir d'une liste connexe sur le formulaire de ticket. Ces tâches peuvent être internes à l’organisation ou impliquer le membre.
- Les informations provenant du ticket qui peuvent être incluses dans la base de connaissances et utilisées pour aider à résoudre d'autres ticket.
Il existe deux vues différentes pour le formulaire de ticket : une vue détaillée qui est disponible pour les agents et les gestionnaires d’agents dans l’application Public Sector Digital Services et une vue simplifiée qui est disponible pour les membres externes à partir du Government Service Portal.
Vue de l'agent
- Une chronologie qui fournit un affichage visuel des activités de ticket.
- Les entités référencées pour le ticket, y compris les informations de compte et de contact, les informations sur les produits et les actifs, les détails des contrats de service et des autorisations liées aux services, ainsi que les SLA pertinents. À l'exception des SLA, ces renseignements existent dans le système et peuvent être associés au ticket par l'agent ou le gestionnaire d'agent.
- Toute communication portant sur le ticket, à la fois externe et interne. Ces informations sont stockées dans le champ Commentaires supplémentaires (communications externes), le champ Notes de travail (communications internes) et le champ Notes de résolution. Le champ Notes de résolution stocke des détails à propos de la résolution du ticket, et le champ Activité qui stocke toutes les communications dans une liste chronologique.
- Tous
- Mes tickets
- Mes éléments ouverts
- Non affecté pour mon groupe
À partir de la liste de tickets, cliquez sur un numéro de ticket pour afficher le formulaire de ticket.
| Champ | Description |
|---|---|
| Numéro | Numéro généré automatiquement pour le ticket. Les numéros des tickets utilisent le préfixe par défaut GOVCS. |
| Ouvert | Date et heure d’ouverture du ticket. |
| Type de candidat | Type de demandeur :
|
| Business | Nom du business. Si l’entreprise n’existe pas, l’agent peut créer un enregistrement professionnel à partir du ticket. |
| Contact professionnel | Nom du contact professionnel. Si le contact professionnel n’existe pas, l’agent peut créer un enregistrement de contact professionnel à partir du ticket. |
| Membre | Nom du membre. Si le membre n’existe pas, l’agent peut créer un enregistrement de membre à partir du ticket. |
| Priorité | La rapidité avec laquelle l’agent doit traiter la demande de service. Le classement des priorités est le suivant :
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| Canal | Méthode utilisée par le membre pour initier le contact et pour l’ouverture du ticket :
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| Objectif primaire | Raison pour laquelle le membre a créé le ticket :
La valeur par défaut est Avantages du membre. |
| Service | Service demandé indiqué dans le ticket. Par défaut, ce champ affiche les services publics avec « Type de service » = Demandes de service. |
| Affecté à l'agence | Nom de l’agence affectée au ticket. |
| Demandé par l'agence | Nom de l’agence qui a demandé le ticket. |
| Groupe d'affectation | Groupe d’agents des services pour gouvernement affecté. |
| Affecté à | Agent(s) auquel le ticket est affecté. Si un groupe est sélectionné dans le champ Groupe d'affectation, l'agent affecté doit appartenir à ce groupe. |
| Service | Service demandé indiqué dans le ticket. |
| Description courte | Brève description de la question, de la demande ou du problème. Les utilisateurs peuvent utiliser les résultats de recherche connexes pour trouver une liste d’articles de la base de connaissances avec une solution possible. |
| Demander un emplacement | |
| Type d'adresse | Type d’emplacement où le problème est signalé. Adresse ou intersection |
| Rue | Adresse à laquelle se trouve le problème. Ce champ n’est requis que si le type Adresseest sélectionné. |
| Première rue transversale, deuxième rue transversale | Intersections où se trouve le problème. Ce champ n’est requis que si le type d’adresse est Intersection. |
| Ville | Ville où se trouve le problème. |
| État/Province | État ou province où se trouve le problème. |
| Code postal | Code postal où se trouve le problème. |
| Pays | Pays où se trouve le problème. |
| Latitude, Longitude | Coordonnées où se trouve le problème. Ce champ est obligatoire pour les deux types d’adresse et se remplit automatiquement en fonction des données d’adresse saisies. |
| Détails de la demande | |
| Date signalée | Date à laquelle le ticket a été soumis. Ce champ affiche par défaut la date de création du ticket, mais il est modifiable. |
| Description | Une description de l’état du ticket. |
| Informations sur le candidat | |
| Type d'identification primaire | Type de document utilisé comme identification du membre :
|
| Champ d’identification | L’un des champs suivants, basé sur la sélection dans le champ Type d’identification primaire :
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| L’adresse e-mail du demandeur. | |
| Rue | Nom de rue de l’adresse principale. |
| Ville | Ville de l’adresse principale. |
| État/Province | État ou province pour l’adresse principale. |
| Code postal | Code postal de l’adresse principale. |
| Pays | Pays du demandeur. |
| Notes | |
| Liste de surveillance | Les utilisateurs qui reçoivent des notifications concernant ce ticket lorsque des commentaires supplémentaires sont ajoutés ou lorsque l'état d'un ticket passe à Résolu ou Fermé. Cliquez sur l'icône Ajouter ma personne pour vous ajouter à la liste de surveillance. |
| Liste de notes de travail | Les utilisateurs internes qui reçoivent une notification concernant ce ticket lorsque des notes de travail sont ajoutées. Vous ne pouvez ajouter que des utilisateurs internes à la liste des notes de travail. Cliquez sur l’icône Ajouter ma personne pour vous ajouter à la liste de surveillance. |
| Commentaires supplémentaires (membre visible) | Plus d'informations sur le problème selon les besoins. Tous les utilisateurs qui peuvent afficher les incidents peuvent également voir les commentaires additionnels. |
| Notes de travail | Informations sur la façon de résoudre le ticket ou les mesures prises pour le résoudre, le cas échéant. Les utilisateurs internes qui ont été ajoutés à la liste Notes de travail reçoivent une notification indiquant que des notes de travail de ticket ont été ajoutées. Vous pouvez configurer la notification, au besoin. Les notes sont consultables par l'administrateur, l'agent et le gestionnaire d'agent. |
| Contributeurs | |
| Utilisateurs contributeurs | Lorsqu'un utilisateur ayant le rôle d'agent de tâche de ticket (sn_customerservice.case_task_agent) est affecté à une tâche de ticket, l'utilisateur est ajouté au champ Utilisateurs contributeurs. Si cet utilisateur est supprimé du champ Affecté à du formulaire de tâche de ticket et qu’il n’est affecté à aucune autre tâche du ticket, il est également supprimé du champ Utilisateurs contributeurs . |
| Groupes de contributeurs | Lorsqu'un utilisateur ayant le rôle d'agent de tâche de ticket (sn_customerservice.case_task_agent) est affecté à une tâche de ticket, le groupe d'affectation de l'utilisateur est ajouté au champ Groupe de contributeurs. Si l’utilisateur est supprimé du champ Affecté à du formulaire de tâche de ticket et qu’aucun autre membre de son groupe d’affectation n’est affecté à aucune autre tâche du ticket, le groupe d’affectation est supprimé du champ Groupes de contributeurs . Si un groupe est supprimé du champ Groupe d'affectation du formulaire de tâche de ticket et que le groupe n'est affecté à aucune autre tâche du ticket, le groupe d'affectation est supprimé du champ Groupes de contributeurs. |
| Informations sur la résolution | |
| Résolu par | L'agent à qui le ticket est affecté lorsque le ticket est résolu. |
| Résolu | Date et heure de résolution du ticket. |
| Fermé par | Nom de l’utilisateur qui a fermé le ticket. |
| Fermées | Date et heure de fermeture du ticket. |
| Code de résolution | Liste des états de résolution pour le ticket. Ce champ est obligatoire lorsqu'un agent propose une solution pour un ticket. Par défaut, ce champ est défini sur Ressources non approuvées. |
| Cause | Détails sur la cause de la résolution. |
| Notes de résolution | Détails sur la manière dont le ticket a été fermé. Ce champ est obligatoire si un agent des services gouvernementaux ou un gestionnaire d’agent ferme un ticket. Si un électeur ferme un dossier, ce n’est pas obligatoire. |
| Enregistrements connexes | |
| Parent | Incident parent associé qui fait de l'incident actuel un incident enfant. Remarque : lorsque l'incident parent est résolu, l'incident enfant est également marqué comme résolu. |
| Problème | Tout enregistrement de problème associé. |
| Demande de changement | Toute demande de changement associée. |
| Dû au changement | Demande de changement associée qui a entraîné la création de l'incident. |
Vue du membre
Les utilisateurs ayant le rôle de membre ou de contact professionnel peuvent consulter les formulaires de ticket en sélectionnant Vos tickets dans l’en-tête du portail de services pour gouvernement, puis en sélectionnant le numéro de ticket dans la liste Ticket.
- Un formateur de flux de processus qui indique l'état actuel du ticket.
- Informations sur les entités connexes, y compris les informations sur l’agence et le contact, les informations sur la tâche de ticket de service en attente et les informations sur les demandes de service.
- Un champ Activité qui stocke toutes les communications liées au ticket dans une liste chronologique.