Préparer, déployer et récupérer les actifs prêtés

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Sélectionnez et préparez l’actif prêté ou le consommable pour le déploiement et la réclamation à l’aide des tâches d’actifs prêtés. Déployez l’actif ou le consommable prêté pour une période spécifique et récupérez-le à la date de retour.

    Avant de commencer

    Pour utiliser un actif comme actif prêté ou consommable, accédez à l’enregistrement de l’actif et définissez le champ Fonction d’actif sur Prêt. Ces actifs sont réservés pour être utilisés en tant qu’actifs prêtés. Vous ne pouvez pas utiliser un actif dont le champ de fonction Actif est défini sur autre chose que Prêt. Seuls le matériel, l’ensemble et les consommables peuvent être utilisés comme actifs prêtés.

    La liste connexe Commandes d’actifs prêtés du formulaire Actif affiche toutes les commandes de prêt que l’actif a traitées dans le passé et à l’heure actuelle. Lorsque le consommable ne se trouve pas dans un entrepôt, il affiche uniquement la commande d’actifs prêtés actuelle qu’il traite actuellement.

    Rôle requis : inventory_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Utilisez le module Commandes d’actifs prêtés pour afficher et exécuter les commandes d’actifs prêtés demandées par les utilisateurs.

    Le tableau de bord des actifs matériels fournit une vue consolidée de toutes les commandes d’actifs prêtés dont l’état est Nouveau, Déployé ou Retour en retard. Pour en savoir plus, consultez le tableau de bord des actifs matériels.

    Remarque :

    Il existe des tables de décision facilement disponibles que vous pouvez utiliser pour personnaliser le flux de demande d’actifs prêtés. Pour en savoir plus, consultez Gestion des actifs matériels Personnalisation du flux.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Inventaire > Prêt > Commandes d'actifs prêtés.
    2. Ouvrez un enregistrement de commande d’actifs prêtés.
    3. Dans la liste connexe Tâches d’actifs prêtés, ouvrez la tâche Préparer.
    4. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Préparer la tâche
      Champs Descriptions
      Actif Actif utilisé pour répondre à la demande d’actifs prêtés.

      Lorsque la valeur du champ Emplacement du formulaire de demande d’actifs prêtés est un emplacement de service comportant plusieurs entrepôts, le champ Actif affiche la liste des actifs prêtés disponibles dans tous ces entrepôts, en plus des actifs prêtés disponibles dans l’entrepôt de cet emplacement. Pour en savoir plus sur les emplacements des services, reportez-vous à Associer un entrepôt à des emplacements de service.

      Remarque :
      L’entrepôt disponible à l’emplacement spécifié est préféré pour répondre à la demande d’actifs prêtés. Les entrepôts qui prennent en charge l’emplacement spécifié ne sont pris en compte que lorsqu’il n’y a pas d’entrepôt à cet emplacement.
      État État de la tâche.
      Affecté à Personne à qui est affectée la tâche d’exécution de la tâche de déploiement.
    5. Une fois que vous avez physiquement préparé l’actif matériel pour le déploiement, sélectionnez Fermer la tâche pour fermer la tâche de préparation.
      Une fois la tâche de préparation terminée, une tâche de déploiement est créée sous la liste connexe Tâches d’actifs prêtés. Sur la table Enregistrement d’actif [alm_asset], les modifications suivantes se produisent :
      • L’état de l’actif prêté passe à En stock.
      • Le champ Réservé pour est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel l’actif prêté a été demandé.
      • Le sous-état passe à Installation en attente.
    6. Ouvrez la tâche Déployer.
    7. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 2. Formulaire Tâche de déploiement
      Champs Descriptions
      État État de la tâche.
      Affecté à Personne à qui est affectée la tâche d’exécution de la tâche de déploiement.
    8. Déployez l’actif matériel.
    9. Définissez le champ État sur Fermé terminé.
    10. Pour fermer la tâche de déploiement, sélectionnez Fermer la tâche.
      Sur la table Enregistrement d’actif [alm_asset], les modifications suivantes se produisent :
      • L’état de l’actif prêté passe à En cours d’utilisation.
      • Le champ Entrepôt bascule sur Null.
      • Le champ Affecté à est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel l’actif a été demandé.
      • Si vous avez demandé l’actif prêté pour un fournisseur tiers, le champ Géré par est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour qui l’actif a été demandé.

      Pour un consommable, l’état passe à Consommé.

      Deux jours avant la date de retour, les utilisateurs qui ont demandé l’actif recevront une notification par e-mail au sujet de la récupération. Un jour avant la date de retour, une tâche de récupération est créée sous la liste connexe Tâches d’actifs prêtés.

    11. Ouvrez la tâche Récupérer.
    12. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 3. Formulaire de tâche de récupération
      Champ Description
      Entrepôt Entrepôt où l’actif renvoyé est stocké. Si vous êtes entré dans un entrepôt différent de celui dans lequel vous avez reçu l’actif prêté, un message d’avertissement s’affiche et indique que les commandes de prêt existantes de l’entrepôt initial peuvent être affectées.
      Retourné le Date réelle à laquelle l’actif a été renvoyé.
      État État de la tâche.
      Affecté à Personne à qui est affectée la tâche d’exécution de la tâche de récupération.
      Actif renvoyé Option permettant de marquer l’actif comme retourné. La tâche de récupération ne peut pas être fermée si l’actif n’est pas rendu.
      Actif fonctionnel État fonctionnel de l’actif prêté après sa récupération.
      Si l’actif n’est pas fonctionnel, l’état de l’actif bascule sur En stock et le sous-état passe à En attente de réparation.
    13. Pour fermer la tâche de récupération, sélectionnez Fermer la tâche.
    14. Si un utilisateur retourne l’actif avant la date de retour, procédez comme suit :
      1. Sélectionnez Récupérer.
      2. Sur le formulaire Récupérer l’actif, mettez à jour les champs.
      3. Fermez la tâche Récupérer.
      Les modifications suivantes se produisent dans la table Enregistrement d’actif [alm_asset] :
      • L’état de l’actif prêté passe à En stock.
      • Le sous-état passe à Disponible.
      • Le champ Entrepôt est automatiquement défini sur la valeur sélectionnée dans le formulaire de tâche de récupération.
      • Si l’actif est affecté à une commande de prêt future, le sous-état passe à Réservé et reflète les détails de la commande de prêt.