Ajouter un playbook automatisé à une application dans Creator Studio

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 3 minutes de lecture

    • Créez un playbook automatisé, qui est un processus qui s’exécute chaque fois qu’un enregistrement est créé ou mis à jour par le formulaire spécifié de l’application.

    Avant de commencer

    Les Playbooks s’exécutent sur les enregistrements générés par les éléments de catalogue que vous créez pour l’application. Vous devez donc ajouter des formulaires à l’application avant de pouvoir ajouter de l’automatisation. Vous pouvez utiliser uniquement les formulaires publiés (c’est-à-dire les formulaires qui ont été marqués comme prêts) pour créer des automatisations. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des formulaires dans Creator Studio.

    Pour ajouter un playbook, vous devez être autorisé à travailler sur l’application.

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Remarque :
    Vous pouvez créer une application de demande de déplacement où les gens peuvent demander l’autorisation pour différents types de déplacement, ce qui achemine automatiquement la demande à un gestionnaire pour approbation.

    Procédure

    1. Accéder à Tout > App Engine > Studio de création pour afficher toutes les applications de la page d’accueil Creator Studio .
    2. Ouvrez l’application à laquelle vous souhaitez ajouter de l’automatisation.
    3. Sélectionnez l’onglet Automatisations dans l’en-tête de l’application.
      Sélectionnez l’onglet Automatisations
    4. Sélectionnez le bouton Créer un playbook .
      Si une automatisation existe déjà, sélectionnez l’onglet Automatisations , puis Ajouter un nouveau playbook.
    5. Spécifiez les attributs généraux du playbook dans le modal Créer un playbook.
      Tableau 1. Champs de définition générale du Playbook
      Champ Description
      Nom du playbook Nom descriptif du playbook que vous créez.
      Description Brève explication de ce que fait le playbook, par exemple, l’objectif final pour le type d’enregistrement.
      Figure 1. Créer un playbook
      Paramètres de création d’un playbook
    6. Spécifiez la planification du playbook.
      1. Sélectionnez le formulaire dont l’élément de catalogue génère le type d’enregistrement sur lequel vous souhaitez que le playbook s’exécute.
        Remarque :
        Vous pouvez sélectionner uniquement les formulaires publiés pour exécuter le playbook. Si vous avez publié un formulaire, puis que vous le modifiez, vous ne pouvez pas utiliser la version en cours de modification dans une condition pour Playbook, par exemple comme déclencheur de l’automatisation. Toutefois, vous pouvez utiliser la version publiée du formulaire ou publier la version que vous modifiez, ce qui rend ses réponses aux questions disponibles pour utilisation dans les conditions du playbook.
        La table du formulaire que vous choisissez est toujours la table de tâches de l’application, qui est spécifiée lors de la création de l’application.
      2. Sélectionnez le type de déclencheur qui lance le playbook.
        Tableau 2. Options de déclencheur de Playbook
        Déclencheur Description
        Formulaire soumis Commencez à exécuter le playbook lorsqu’un utilisateur soumet le formulaire que vous avez choisi.
        Formulaire mis à jour Commencez à exécuter le playbook lorsqu’un utilisateur met à jour le formulaire que vous avez choisi.
        Formulaire soumis ou mis à jour Commencez à exécuter le playbook lorsqu’un utilisateur soumet ou met à jour le formulaire que vous avez choisi.
        Remarque :
        Vous ne pouvez pas modifier le type de déclencheur d’un playbook une fois que vous avez terminé de créer le playbook. Au lieu de cela, créez un nouveau playbook avec un déclencheur différent.

        Toutefois, vous pouvez modifier la condition de déclenchement, par exemple en effectuant une exécution conditionnelle du playbook en fonction d’une réponse spécifique à une question. Pour plus d'informations, consultez Modifier le déclencheur d’un playbook dans Creator Studio.

      3. Si vous avez choisi un déclencheur qui inclut un formulaire en cours de mise à jour, spécifiez la fréquence à laquelle cette application doit exécuter votre playbook.
        Les options sont les suivantes :
        • Une fois
        • Pour chaque modification unique
        • Uniquement s'il n'est pas en cours d'exécution
        • Pour chaque mise à jour
      4. Spécifiez les conditions qui doivent être remplies pour que le playbook commence à s’exécuter en sélectionnant Ajouter un ensemble de conditions.
        • Si vous souhaitez déclencher le playbook en fonction de la valeur d’une colonne dans une table, sélectionnez le champ que vous souhaitez déclencher, ainsi que son opérateur de condition et la valeur de déclenchement spécifique. Par exemple, lorsqu’une date de début est postérieure à la date nécessaire.
        • Si vous souhaitez déclencher le playbook en fonction de la réponse d’un formulaire, sélectionnez Questions comme champ de déclenchement. Sélectionnez ensuite la question souhaitée dans le champ Question , l’opérateur de condition et la valeur de la réponse.
          Figure 2. Réponse à une question en tant que déclencheur d’une automatisation
          Utiliser une réponse spécifique à la question d’un formulaire comme déclencheur

        Ajoutez autant de conditions que nécessaire. Pour plus d'informations, consultez Create a condition statement using the condition builder.

      5. Sélectionnez Terminé.
    7. Sélectionnez Enregistrer.

    Résultats

    Félicitations :
    Félicitations, vous avez créé une automatisation !

    Que faire ensuite

    Vous devez ensuite ajouter des activités au playbook. Pour plus d'informations, consultez Ajouter des activités au playbook d’une application dans Creator Studio.