Ajouter des activités au playbook d’une application dans Creator Studio

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 5 minutes de lecture

    • Ajoutez des activités au playbook d’une application pour spécifier ce que l’automatisation fait au type d’enregistrement désigné. Une activité définit ce qui se passe réellement lorsqu’un playbook s’exécute.

    Avant de commencer

    Pour ajouter des activités à un playbook, vous devez être autorisé à travailler sur l’application.

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les activités que vous pouvez ajouter à un playbook sont limitées par votre administrateur afin de vous assurer que vous utilisez celles qui conviennent à votre organisation. Votre administrateur a peut-être créé des activités personnalisées parmi lesquelles vous pouvez choisir ou masqué certaines activités standard.

    Procédure

    1. Accéder à Tout > App Engine > Studio de création pour afficher toutes les applications de la page d’accueil Creator Studio .
    2. Ouvrez l’application qui contient le playbook auquel vous souhaitez ajouter une activité.
    3. Sélectionnez l’onglet Automatisations dans l’en-tête de l’application.
    4. Vérifiez que vous modifiez le playbook correct dans votre application en le sélectionnant dans l’onglet Automatisations .
      Onglet Automatisations dans Studio de création
    5. Sélectionnez l’icône Ajouter sur le connecteur dans lequel vous souhaitez ajouter une activité et choisissez le carré Ajouter une icône d’activité () dans le menu qui s’affiche.
      Tableau 1. Comment ajouter une activité dans les vues Tableau et Diagramme
      Vue Étapes
      Diagramme
      1. Sélectionnez l’icône + dans l’étape.
      2. Dans le mini-sélecteur, sélectionnez l’icône carrée () pour ajouter une activité.
      Tableau Sélectionnez + Ajouter une activité.
    6. Choisissez le type d’activité souhaité dans la fenêtre contextuelle de la bibliothèque d’activités.
      Remarque :
      En plus des activités standard suivantes, vous pouvez voir des activités personnalisées créées par votre administrateur.
      Tableau 2. Types d’activités
      Type d'activité Description
      Demander l'approbation Demandez à quelqu’un la permission d’accomplir une tâche.
      Affecter à Choisissez une personne qui doit accomplir la tâche.
      Créer une tâche Spécifiez un processus qui doit être effectué dans le cadre du playbook.
      Envoyer un e-mail Envoyer un e-mail à une ou plusieurs personnes. Vous pouvez spécifier des images et enrichir le texte de l’e-mail qui est envoyé automatiquement.
      Espace réservé Définissez une activité non définie à spécifier ultérieurement, ou une activité plus avancée, telle qu’une notification par e-mail, lorsqu’une activité est terminée.

      Aucune logique n’est encore affectée aux activités d’espace réservé et elles doivent être modifiées dans Studio de workflow. Vous pouvez également les échanger plus tard contre un autre type d’activité dans Creator Studio.
      Figure 1. Bibliothèque d’activités pour un playbook
      Sélectionner le type d’activité à ajouter

      Votre nouvelle activité et son panneau de propriétés d’activité s’affichent, dans lesquels vous définissez la nature de l’activité.

    7. Saisissez les détails de base de l’activité.
      Tableau 3. Détails généraux de l’activité
      Champ Description
      Nom Nom unique de votre activité, visible par l’utilisateur, qui s’affiche aux agents et aux prestataires pendant l’exécution du playbook.
      Description Détails facultatifs sur ce que l’activité accomplit.
      Figure 2. Panneau de détails de l’activité
      Panneau de détails de l’activité
    8. Si nécessaire, spécifiez l’approbateur ou le délégataire dans les champs Sélectionner un approbateur ou Sélectionner un délégataire .
      Les approbateurs et les délégataires sont la ou les personnes qui doivent approuver la tâche ou à qui la tâche est affectée. Les options sont les suivantes :
      • Groupe : saisissez un ou plusieurs groupes d’utilisateurs dans le champ qui s’affiche. Par exemple, les administrateurs du moteur de développement d’application.
      • Personne spécifique : saisissez le nom de la personne tel qu’il apparaît sur le Now Platform. Si vous êtes entré dans un groupe, vous ne pouvez sélectionner que les utilisateurs du groupe spécifié.
      • Gestionnaire du demandeur : (activités d’approbation de demande uniquement) Achemine automatiquement l’approbation au gestionnaire de la personne qui effectue la demande.
    9. Saisissez les détails de types d’activités spécifiques.
      1. Pour les activités d’approbation de demande uniquement, spécifiez le type d’approbation.
        Le type d’approbation définit si un seul approbateur est nécessaire ou si tout le monde doit approuver la demande. Les options sont les suivantes :
        • Personne n’approuve : un seul des approbateurs spécifiés doit approuver la demande.
        • Tous approuver : chacun des approbateurs spécifiés doit approuver la demande.

          Si vous sélectionnez cette option et spécifiez un groupe, tous les membres du groupe doivent approuver la demande.

      2. Pour les activités Créer une tâche, spécifiez la priorité.
        Les options sont les suivantes :
        • Critique
        • Élevé
        • Modéré
        • Faible
        • Planification
      3. Pour les activités Envoyer un e-mail, spécifiez les destinataires et le contenu de l’e-mail.
        • Saisissez le nom (pour Now Platform les utilisateurs) ou l’adresse e-mail des personnes qui doivent recevoir l’e-mail dans les champs À et Cc .

          Sélectionnez l’option Demandeurpour que les champs À ou Cc incluent la personne qui a effectué la demande dans les destinataires de l’e-mail.

        • Saisissez l’objet de l’e-mail dans le champ Objet .
        • Entrez le corps de l’e-mail dans la zone de texte. Sélectionnez l’icône supplémentaire des boutons de la barre d’outils () pour afficher plus d’options de mise en forme. Par exemple, vous pouvez ajouter des images, des tables et des liens à l’e-mail.
    10. Sélectionnez à quel moment l’activité doit commencer à s’exécuter dans le champ Quand démarrer de la section Conditions.
      Les options sont les suivantes :
      • Au démarrage : la demande d’approbation s’exécute lorsque le déclencheur se produit, c’est-à-dire playbookl’enregistrement du formulaire en cours de création ou de mise à jour.
      • Après une activité spécifique : la demande d’approbation s’exécute après l’exécution d’une ou de plusieurs activités, que vous devez spécifier dans le champ Commence après . Vous ne pouvez sélectionner que les activités qui se produisent séquentiellement avant l’activité sur laquelle vous travaillez.
        Remarque :
        Cette option n’est pas disponible pour la première activité dans un playbook.
    11. Facultatif : Définissez toutes les conditions supplémentaires qui doivent être remplies pour que l’activité se produise en sélectionnant + Ajouter des conditions.
      Utilisez le générateur de conditions qui apparaît pour spécifier tout autre élément qui doit se produire pour que l’activité s’exécute. Pour plus d'informations, consultez Create a condition statement using the condition builder.

      Vous pouvez utiliser la réponse du formulaire associé pour lancer l’activité. Par exemple, vous pouvez spécifier que si quelqu’un répond Oui à la question « Mangez-vous de la viande ? », l’activité Affecter à est affectée au département Viande pour remplir la boîte cadeau. Pour utiliser la réponse d’un formulaire comme condition, procédez comme suit :

      1. Choisissez des questions dans le champ Champ .
      2. Sélectionnez la question du formulaire à utiliser comme condition dans le champ Question .
      3. Spécifiez l’opérateur de condition et la valeur de la réponse.
      4. Sélectionnez Appliquer lorsque vous avez terminé de définir la condition.
    12. Sélectionnez le bouton Enregistrer et fermer pour terminer la configuration de votre activité.

    Que faire ensuite

    Continuez à ajouter des activités et des décisions, ainsi que des connecteurs et des processus parallèles si nécessaire, pour terminer la création de votre playbook. Pour en savoir plus sur les décisions, reportez-vous à la section Ajouter une décision au playbook d’une application dans Creator Studio.