Smartsheet との統合

  • リリースバージョン: Xanadu
  • 更新日 2024年08月01日
  • 所要時間：7分

    • ソフトウェア資産管理アプリケーションをSmartsheetアプリケーションと統合すると、ソフトウェアサブスクリプションを追跡し、未使用のライセンスを再利用できます。

    重要:
    必要なユーザーまたは API 権限のみにアクセス権を付与することで、セキュリティリスクを最小限に抑え、情報を保護します。
    表 : 1. 最小限のユーザー権限
    プロセス Smartsheet アプリケーションで必要なユーザーロール 認証スコープ
    サブスクリプションのダウンロード アドミン なし
    ユーザーアクティビティのプル アドミン なし
    サブスクリプションの再利用 アドミン なし

    Smartsheet API アクセストークンを作成する

    Smartsheet API 要求を認証するための API アクセストークンを作成します。

    始める前に

    Smartsheet 必要なロール：admin

    手順

    1. Web ブラウザーから Smartsheet を開きます。
    2. Smartsheet認証情報を使用してログインします。
    3. Smartsheetページのヘッダーで、アカウントアイコン ( アカウントアイコン) を選択し、 アプリと統合 を選択します。
    4. [個人設定] ダイアログボックスで、[ API アクセス] を選択します。
    5. [API アクセストークンの管理] で、[ 新しいアクセストークンの生成] を選択します。
    6. プロンプトが表示されたら、 [ API アクセス トークン名 ] フィールドに API アクセス トークンの名前を入力し、 [ OK] を選択します。
      Smartsheet は API アクセストークンを自動的に生成して表示します。セキュリティ上の理由から、この API アクセストークンは 1 回のみ表示されます。
    7. API アクセストークンをコピーし、後で使用できるように安全な場所に保存します。
    8. [OK] を選択します。

    Smartsheet 統合プロファイルの作成

    Smartsheet統合プロファイルを作成して、ソフトウェアサブスクリプションを追跡し、Smartsheetアプリケーションのライセンスを最適化します。

    始める前に

    Smartsheet統合プロファイルを作成するには、ServiceNow Store から ソフトウェア資産管理SaaS ライセンス管理 プラグイン (com.sn_sam_saas_int) を要求します。

    ServiceNow 必要なロール:sam_integrator または admin

    このタスクについて

    ソフトウェア資産ワークスペースを使用している場合、コア UI でSmartsheet統合プロファイルを作成するオプションは無効です。

    手順

    1. 統合プロファイルに移動します。
      インターフェイスアクション
      コア UI
      1. 移動先 すべて > ソフトウェア資産 > SaaS ライセンス > 直接統合プロファイル.
      2. [新規] を選択します。
      3. [Smartsheet 統合プロファイル] を選択します。
      Software Asset Workspace
      1. 移動先 ライセンス操作 > ユーザー登録 > 直接統合プロファイル.
      2. [新規] を選択します。
      3. ドロップダウン リストから [Smartsheet ] を選択します。
      4. [続行] を選択します。
    2. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 2. 統合プロファイルフォーム
      フィールド 説明
      表示名 データ連携プロファイルの名前

      例: Smartsheet 統合。
      接続と資格情報 Smartsheet スポークの接続および資格情報エイリアス。このフィールドは自動的に sn_smrtsheet_spoke に設定されます 。Smartsheet。
      ステータス 統合プロファイルのステータス。
      • 統合プロファイルを公開していない場合、このフィールドは自動的に [ドラフト] に設定されます。
      • 統合プロファイルを既に公開している場合、このフィールドは自動的に [公開済み] に設定されます。
      プロファイルタイプ 統合プロファイルのタイプ。

      このフィールドは自動的に [Smartsheet サブスクリプション] に設定されます。
    3. [ サブスクリプションのダウンロードサブフロー ] タブで、[ サブフロー ] フィールドが [Smartsheet サブスクリプションのダウンロードサブフロー] に設定されていることを確認します。
    4. [ アクティビティ サブフローの計算 ] タブで、[ サブフロー ] フィールドが [Smartsheet ユーザー アクティビティの更新サブフロー] に設定されていることを確認します。
      重要:
      詳細なイベント追跡を有効にするには、 Smartsheet からイベントレポートアドオンを調達します。
      [ユーザーアクティビティの分析元 (Analyze user activity from)] フィールドで、ユーザーアクティビティを分析する日時を選択することもできます。デフォルトでは、現在の日付の 60 日前までのユーザーアクティビティを分析し、このプロファイルの作成以降に個々のユーザーが実行したイベントを表示できます。
      注:
      ソフトウェア資産管理 は、プロファイル作成日に関係なく、ユーザーアクティビティの分析を開始した時点からのイベントをプルします。
      この値は、ソフトウェア再利用ルールの [前回のアクティビティしきい値] フィールドで変更できます。詳細については、「ソフトウェア再利用ルールのレビュー」を参照してください。
    5. [ Reclaim Subscription Subflow ] タブで、[ Subflow ] フィールドが [Smartsheet Reclaim Subscription Subflow] に設定されていることを確認します。
    6. [保存] を選択します。
      ServiceNowインスタンスはドラフト統合プロファイルを作成します。統合プロファイルは、 Smartsheet [サブスクリプションのダウンロード]、[ユーザーアクティビティの更新 Smartsheet (Update User Activity)]、および [サブスクリプション Smartsheet 再利用] サブフローを使用して、 Smartsheet アプリケーションからユーザーデータを取得します。
    7. [接続および資格情報] フィールドの横にあるプレビューアイコン (プレビューアイコン)を選択し、レコードプレビューで [レコードを開く] を選択して、接続および資格情報エイリアスレコードを開きます。
    8. [接続および資格情報エイリアス] フォームで、[ 新しい接続および資格情報の作成 ] 関連リンクを選択します。
    9. ダイアログボックスで、フィールドに入力します。
      表 : 3. [接続と資格情報を作成] ダイアログボックス
      フィールド 説明
      名前 接続の名前。
      API キー Smartsheetアプリケーションの API キー。

      api-access-token 形式で API キーを入力します。<api-access-token> は <c2/> で作成した API アクセストークンです。Smartsheet
    10. [作成] を選択します。
      統合プロファイルに自動的に戻ります。
    11. [Publish (公開)] を選択します。

    次のタスク

    統合が接続されると、 ServiceNow インスタンスは、毎日更新されるソフトウェアモデル、再利用ルール、およびユーザーサブスクリプションを自動的に作成します。

    ユーザーサブスクリプションを再利用するには、自動的に生成されたすべての再利用ルールを確認します。詳細については、「ソフトウェア再利用ルールのレビュー」を参照してください。

    自動的に生成されたソフトウェアモデルのソフトウェアエンタイトルメントを作成して、所有ソフトウェアに対して使用されたソフトウェアを追跡します。
    調整は、スケジュール済みジョブとして、またはオンデマンドでサブスクリプションに対して実行することもできます。調整結果は、ライセンスワークベンチ (クラシックアプリケーション) またはライセンス使用状況ビュー (ソフトウェア資産ワークスペース) ソフトウェア資産管理表示できます。これらの結果を使用して、ライセンスのコンプライアンス状況を判断し、コンプライアンス違反を修正します。