La planification dynamique rationalise l’allocation des commandes de travaux et des tâches aux agents de service sur site en temps réel. Ce processus complexe garantit que chaque tâche est associée à l’agent le plus approprié au moment le plus approprié, en tenant compte de manière réfléchie d’un éventail de variables, notamment la disponibilité de l’agent, l’emplacement, les compétences et la charge de travail.

Voici les étapes clés impliquées dans le processus de planification dynamique :

Identification de la tâche

Le processus commence par l’identification de la liste des tâches en attente en attente d’expédition. Ces tâches peuvent être issues de demandes client, d’accords de service ou de calendriers de maintenance. Les attributs clés des tâches, tels que les dépendances, les accords sur les niveaux de service et les préférences client, sont essentiels pour déterminer le moment optimal pour l’exécution des tâches.

Note:

Les tâches de commande de travaux dont le calendrier est verrouillé sont exclues du processus de planification dynamique.

Lancer le processus de planification

La planification dynamique peut être déclenchée manuellement par un répartiteur ou automatiquement par le système.

1. Le déclenchement manuel se produit lorsqu’un répartiteur sélectionne plusieurs tâches dans la file d’attente d’expédition et utilise l’option Affecter automatiquement. La planification dynamique est exécutée pour l’ensemble de tâches sélectionné et les recommandations de l’agent pour chaque tâche sont présentées pour confirmation par le répartiteur.
   Note:

   Pour définir le nombre maximal de tâches pouvant être sélectionnées lors de l’exécution manuelle de la planification dynamique, modifiez la propriété système « com.snc.dynamic.scheduling.maxtasks ». Il est recommandé de ne pas utiliser plus de 50 tâches à la fois.
2. Le déclenchement automatique peut se produire immédiatement lorsque les conditions de filtre sont satisfaites ou à intervalles réguliers, selon la définition d’un administrateur système.
3. Les groupes sont identifiés et optimisés. Le système vérifie si l’affectation automatique est activée ou désactivée. Si l’affectation automatique est désactivée, la planification dynamique est exécutée et les options sont renvoyées au répartiteur pour confirmation. Si l’affectation automatique et l’affectation immédiate sont activées, la planification dynamique s’exécute immédiatement et les tâches sont affectées. Si l’affectation automatique est activée, mais que l’affectation immédiate est désactivée, les tâches sont ajoutées à un lot de tâches planifiées et les tâches sont affectées à l’intervalle spécifié.

Affectations de tâches d’agent

Une fois activé, le système identifie les groupes de travail potentiels capables d’exécuter les tâches. Il optimise ensuite intelligemment l’affectation des tâches aux agents en fonction de facteurs tels que la disponibilité des agents, leur emplacement, leurs compétences et leur charge de travail. L’objectif est d’associer chaque tâche à l’agent le plus approprié.

Recommandations d’agents

Le système génère des recommandations d’agent pour chaque tâche, en tenant compte d’attributs tels que les compétences, l’emplacement et la disponibilité de l’agent. Ces suggestions sont dérivées d’un algorithme d’optimisation conçu pour faire correspondre les tâches aux agents les plus appropriés. Les recommandations sont présentées au répartiteur pour confirmation. Le répartiteur examine ces recommandations et peut prendre en compte des considérations supplémentaires avant de finaliser les affectations. Cette étape permet de s’assurer que les tâches sont affectées aux agents les plus appropriés, optimisant ainsi l’efficacité globale du processus de planification dynamique.

Confirmation de l’expéditeur

Le répartiteur confirme les affectations de tâches en fonction des recommandations. Si l’affectation automatique est désactivée, le résultat du processus de planification dynamique est généralement présenté au répartiteur pour confirmation et approbation avant l’affectation des tâches. Le répartiteur peut prendre en compte d’autres facteurs, propres aux exigences de la tâche, à l’urgence ou aux préférences du client, avant de confirmer les affectations.

Heures de début et mises à jour des tâches

Cette étape implique de planifier les heures de début des tâches en fonction de leur urgence, de leurs dépendances et d’autres critères pertinents. À mesure que les tâches progressent, le système met à jour en continu leurs statuts, la disponibilité des agents et les changements de données en temps réel.

Désaffectation et réaffectation

En cas de changements dans la disponibilité des agents ou la priorité des tâches, le système a la possibilité d’annuler ou de réaffecter des tâches afin de garantir une allocation efficace des ressources. Cela devient particulièrement pertinent pendant les congés d’un agent ou lorsque des tâches plus prioritaires nécessitent une attention particulière.