Criar modelos de documento para Playbook para licenças e permissões

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 5 min. de leitura

    • Com a aplicação ServiceNow Document Templates, você pode criar modelos de documento HTML e PDF para gerar letras ou documentos padrão. Você pode automatizar e simplificar o processo de preenchimento, assinatura e revisão de um documento on-line.​ Use a aplicação Modelos de documento para gerar modelos para vários tipos de licenças e permissões emitidas por meio do Playbook para licenças e permissões.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: administrador

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Modelos de documento > Todos os modelos de documento.
    2. Selecione Novo.
    3. Selecione Modelo de documento PDF.
    4. No formulário, preencha os campos:
      Tabela 1. Formulário de modelo em PDF
      Campo Descrição
      Nome Nome do modelo de documento PDF.
      Tabela Determina onde os documentos são anexados. Selecione o caso de licença e permissão [sn_gsm_license_permit_case] para mapear o PDF gerado para o caso. Selecione o item-base de instalação de licença e permissão [sn_gsm_license_permit_install_base_item] para mapear os campos de PDF gerados para o item recebido.
      Categoria Categoria de documento na qual o modelo é adicionado. Para Playbook para licenças e permissões, selecione Licença e permissão.
      Aplicação Escopo da aplicação no qual o modelo de documento é criado.
      Estado Estado atual do modelo de documento.
      • Rascunho: indica que o modelo de documento ainda não foi publicado.
      • Edição: indica que o modelo de documento está sendo editado depois de publicado.
      • Publicado: indica que o modelo de documento pode ser consumido por serviços e casos.
      Critérios do usuário Critérios de público para este documento. Por exemplo, você pode criar uma permissão destinada somente a residentes canadenses.
      Nota:
      Ao definir condições como diferenciação entre maiúsculas e minúsculas ou valores nulos, consulte o API GlideFilter - Scoped, Global.
      Data de início Data a partir da qual o modelo de documento PDF é válido. A data de início ajuda a manter várias versões do mesmo modelo.
      Nota:
      A data de início deve ser anterior à data de término.
      Data de término Data até a qual o modelo de documento PDF é válido. A data de término ajuda a manter várias versões do mesmo modelo.

      Por padrão, se os valores em Data de início e Data de término estiverem em branco, o modelo será sempre válido.

      Se você especificar uma data de término, também deverá especificar uma data de início.
      Formato de data do modelo Formato no qual você deseja que a data apareça quando um agente visualizar o documento, gerar o anexo ou iniciar tarefas de documento para os participantes.
      Nota:
      • Ao assinar usando uma aplicação ServiceNow ou a aplicação AdobeSign: se nenhum valor for selecionado no formato de data do modelo, o valor especificado na propriedade do sistema template_date_format será considerado. Se o formato de data do modelo e a propriedade do sistema template_date_format estiverem vazios, o valor no campo Formato de data do perfil de usuário do agente será considerado.
      • Ao assinar usando a aplicação DocuSign: o formato de data selecionado nas configurações de Assinatura na aplicação DocuSign é considerado no formato de data do modelo no modelo PDF configurado em uma instância da ServiceNow.
      Idioma do modelo Idioma no qual os tokens dinâmicos são traduzidos quando um agente visualiza o documento, gera o anexo ou inicia tarefas de documento para os participantes.
      Nota:
      • O idioma do modelo é um campo obrigatório. O idioma padrão é nenhum.
      • O recurso de tradução está disponível somente quando os plug-ins de idioma estão instalados na instância.
      Tipo de assinatura Opção para especificar a aplicação usada para assinar ou preencher o documento. Por exemplo, ServiceNow Sign, DocuSign ou AdobeSign.
      Nota:
      Os tipos de assinatura estão disponíveis somente quando os respectivos plug-ins de integração estão instalados.
      Tipo de anexo Opção para carregar um novo documento ou selecionar um documento de ServiceNow Managed Documents.
      Documento Opção para carregar o anexo de um PDF preenchível para personalização adicional.
      Nota:
      Este campo aparece quando Carregar novo documento é selecionado em Tipo de anexo.
      Revisão de documentos Opção para selecionar um documento de ServiceNow Managed Documents.
      Nota:
      Este campo aparece quando Selecionar da revisão do documento é selecionado em Tipo de anexo.
      Ativo Opção para habilitar o modelo de documento PDF para uso.
      Texto de confirmação Texto que solicita que o usuário marque uma caixa de seleção ao enviar um documento preenchido.
      Modelo de origem Modelo de origem a partir do qual você criou uma cópia do modelo atual.
    5. Opcional: Selecione o link relacionado Analisar PDF para analisar automaticamente as informações e os campos do PDF e armazenar essas informações na tabela Mapeamento de PDF para reutilização.
      Cada campo de PDF agora pode ser mapeado para seu campo de mapeamento correspondente na tabela de base de instalação de licença e permissão.
    6. Opcional: Na lista relacionada Mapeamentos de modelo de PDF, defina mapeamentos de campo de PDF adicionais.
      Para obter mais informações, consulte Define a PDF field mapping.
    7. Selecione Atualizar.

      Para determinar qual modelo de documento usar para geração, você deve mapear o modelo de documento criado para a tabela de extensão correspondente do item-base de instalação/itens recebidos. Isso é realizado usando o mapeamento de modelo de documento em tabelas de decisão.

    8. Navegar até Gestão de decisões > Construtor de decisões.
    9. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 2. Formulário de modelo em PDF
      Campo Descrição
      Categoria do modelo de documento Use este campo para ter vários modelos para uma única tabela de item-base de instalação.
      Nome da tabela Use este campo para a tabela que deve ser mapeada para o modelo de documento.
      Modelo de documento Use este campo para indicar qual modelo de documento usar para uma determinada categoria de modelo de documento e nome de tabela.
      isPdfTemplate Use este campo para indicar se o modelo de documento selecionado é um modelo PDF (valor = verdadeiro) OU um modelo HTML (valor = falso)
    10. Adicione linhas de decisão adicionais para configurar modelos de documento adicionais.

    Resultado

    O PDF gerado pelo modelo de documento é criado depois que a atividade Propor decisão é concedida/aprovada. Você poderá exibir o PDF gerado que está anexado ao item-base de instalação correspondente recebido na atividade Criar licença/permissão na fase de decisão.

    O que Fazer Depois

    Na lista relacionada Participantes, adicione participantes adicionais. Para obter mais informações, consulte Create participants for a PDF document template.