Spoke do Adobe Sign
Automatize o processo de envio de um documento jurídico para um indivíduo ou uma lista de destinatários para assinatura digital usando Adobe Sign. Por exemplo, automatize a integração e o desligamento de funcionários ou o envio de acordos de não divulgação, acordos jurídicos e declarações de trabalho para assinatura digital. Use dados de ServiceNow em modelos de documento e permita que os usuários carreguem documentos para assinatura conforme necessário.
Solicitar aplicativos na Store
Acesse o site ServiceNow Store para ver todos os aplicativos disponíveis e obter informações sobre como enviar solicitações para a loja. Para obter informações sobre notas de versão cumulativa para todos os aplicativos liberados, consulte as ServiceNow Store notas de versão do histórico de versão.
Assinatura do Integration Hub
Este spoke requer uma assinatura do Hub de integração. Para obter mais informações, consulte Cronogramas jurídicos - Visão geral do IntegrationHub.
Versão do spoke
Adobe Sign spoke v2.5.2 é a versão mais recente.
Dependências do spoke
Se você estiver tendo problemas para instalar o aplicativo, verifique se estes plug-ins dependentes estão instalados:
- Etapa de ação do ServiceNow IntegrationHub — REST (com.glide.hub.action_step.rest)
- Tempo de execução do ServiceNow IntegrationHub (com.glide.hub.integration.runtime)
Versões com suporte
Este spoke foi criado para Adobe Sign API versão v6, mas pode ser compatível com versões posteriores.
Principais recursos
- Automatize o processo de envio de um documento jurídico para um indivíduo ou uma lista de destinatários para assinatura digital.
- Copie e personalize fluxos de amostra para enviar documentos transitórios ou documentos da biblioteca Adobe Sign para assinatura digital.
- Descubra e sincronize os Adobe Sign documentos.
- Pausar um fluxo até que um acordo ou documento seja assinado. Um webhook de REST API com script espera que o destinatário assine o documento.
- Use valores de um documento assinado em um fluxo.
- Gerencie o ciclo de vida de documentos em Adobe Sign da instância ServiceNow.
Requisitos do spoke
- Adobe Sign conta
- Adobe Sign credenciais de administrador de conta para executar as tarefas específicas de conta necessárias em Adobe Sign
- Adobe Sign credenciais de administrador de grupo para executar as tarefas específicas de grupo necessárias em Adobe Sign.Nota:O administrador de conta ou o administrador de grupo pode adicionar usuários aos grupos. Esses usuários podem acessar informações específicas somente para seu grupo.
- Adobe Sign aplicação configurada para integração com ServiceNow
- Adobe Sign detalhes da aplicação, como ID da aplicação e segredo do cliente.
- ServiceNow credenciais de administrador para criar e sincronizar os grupos Adobe Sign necessários com ServiceNow.Nota:
- Esta é a função de administrador padrão criada quando Adobe Sign spoke é ativado.
- O administradorServiceNow tem acesso a informações sobre todos os grupos Adobe Sign sincronizados com ServiceNow e todas as tabelas que fazem parte de Adobe Sign spoke.
- A função de usuário específica para o grupo é criada em ServiceNow, quando o grupo é criado na instância ServiceNow. Os usuários do grupo têm acesso a informações específicas somente de seus grupos Adobe Sign e podem exibir somente os dados específicos do grupo das tabelas que fazem parte do Adobe Sign spoke.
- Assinatura do Integration Hub
Fluxos de spoke
O Adobe Sign spoke fornece fluxos de amostra para demonstrar a automação das tarefas Adobe Sign. Para personalizar um fluxo de amostra, copie-o para o escopo da aplicação necessário. Os fluxos de amostra disponíveis incluem:
| Fluxo | Descrição |
|---|---|
| Demonstração do Adobe Sign - Enviar NDA | Envia uma declaração de trabalho para assinatura digital usando um documento da biblioteca Adobe Sign quando uma solicitação Catálogo de serviços é criada pelo item Demonstração de declaração de trabalho do Adobe Sign. Antes de usar este fluxo, ative o item do catálogo Adobe Sign - Declaração de demonstração de trabalho. |
| Demonstração do Adobe Sign - Especificação dos serviços | Envia um acordo de confidencialidade para assinatura digital usando um documento da biblioteca Adobe Sign quando uma solicitação Catálogo de serviços é criada pelo item Demonstração de declaração de trabalho do Adobe Sign. Antes de usar este fluxo, ative o item do catálogo Adobe Sign - Declaração de demonstração de trabalho. |
O Adobe Sign spoke adiciona itens do catálogo para uso com os fluxos de amostra Adobe Sign spoke. Antes de acionar um fluxo de amostra Adobe Sign spoke, ative esses itens do catálogo.
| Item do catálogo | Descrição |
|---|---|
| Demonstração do Adobe Sign - Especificação dos serviços | Envia uma declaração de trabalho para assinatura digital usando um documento da biblioteca Adobe Sign. |
| Demonstração do Adobe Sign - Enviar NDA | Envia um acordo de confidencialidade para assinatura digital usando um documento da biblioteca Adobe Sign. |
Subfluxos do spoke
O Adobe Sign spoke fornece um subfluxo de amostra para demonstrar a automação de tarefas Adobe Sign. Para personalizar o subfluxo de amostra, copie-o para um novo escopo da aplicação. O subfluxo de amostra disponível é Obter documentos por grupo. O subfluxo recupera documentos relevantes para um grupo Adobe Sign e os armazena na tabela Documentos do AdobeSign.
Ações do spoke
O Adobe Sign spoke fornece ações para automatizar tarefas Adobe Sign quando ocorrem eventos em ServiceNow. As ações disponíveis incluem:
| Categoria | Ação | Descrição |
|---|---|---|
| Gestão de documentos | Anexar trilha de auditoria do acordo ao registro da ServiceNow | Baixa a trilha de auditoria do acordo especificado do Adobe Sign e a anexa a um registro da ServiceNow. |
| Anexar documento do acordo ao registro da ServiceNow | Baixa o documento de acordo para o acordo especificado do Adobe Sign e o anexa a um registro da ServiceNow. | |
| Anexar acordo assinado a um registro da ServiceNow | Baixa um documento Adobe Sign e o anexa ao registro de acordo ServiceNow relevante. | |
| Converter transitório em documento da biblioteca | Converte um documento transitório em um documento de biblioteca. Garante que o documento esteja disponível na biblioteca por mais tempo do que o período de limpeza transitório de 7 dias estipulado. | |
| Pesquisar documentos do acordo | Recupera os documentos do acordo especificado. | |
| Pesquisar ID do acordo | Recupera o ID do acordo da tabela ServiceNow do Acordo. | |
| Pesquisar fluxo de acordos | Recupera a lista de acordos. | |
| Pesquisar ID do documento da biblioteca | Recupera o ID do documento da biblioteca da tabela ServiceNow Documentos. | |
| Pesquisar fluxo de documentos da biblioteca | Recupera a lista de documentos da biblioteca. | |
| Definir campo de acordo | Cria uma lista de campos para um rascunho de acordo. | |
| Carregar anexo como documento transitório | Carrega um anexo para Adobe Sign como um documento transitório. O documento transitório fica disponível por um período de 7 dias. | |
| Gestão do MegaSigns | Cancelar MegaSigns | Cancela um MegaSigns que já está disponível para assinatura. |
| Verificar status do MegaSigns | Verifica o status de um registro do MegaSigns. | |
| Criar rascunho de MegaSigns | Cria um registro MegaSigns no estado de rascunho. | |
| Baixar participantes e mesclar campos do documento | Baixa um arquivo CSV de amostra para um determinado documento de biblioteca que contém informações sobre os participantes do MegaSigns e os campos de formulário. | |
| Pesquisar fluxo de MegaSigns | Recupera a lista de todos os registros do MegaSigns. | |
| Enviar MegaSigns | Finaliza o rascunho e envia o anexo MegaSigns para assinatura. | |
| Aguardar a assinatura do MegaSigns do Adobe Sign | Aguarda o webhook do Adobe Sign até que todos os participantes assinem ou cancelem o documento. | |
| Gestão de assinaturas | Adicionar participante ao acordo | Cria uma lista de participantes iterativamente ao longo do tempo e adiciona participantes ao registro de acordo local ServiceNow. |
| Adicionar participante ao acordo com autenticação OTP de e-mail | Adiciona um novo participante a um acordo e verifica sua identidade usando uma senha de uso único (OTP) por e-mail. Os participantes receberão a OTP em um e-mail e precisarão inseri-la antes de assinar ou aprovar o documento. Esta etapa extra mantém seus acordos seguros, garantindo que somente as pessoas certas possam acessá-los. | |
| Adicionar participante ao acordo com autenticação de senha | Adiciona um novo participante a um acordo e verifica sua identidade usando uma senha predefinida. O participante deve inserir a senha correta antes de poder exibir, assinar ou aprovar o documento. Esta etapa extra mantém seus acordos seguros, garantindo que somente a pessoa que conhece a senha possa prosseguir com o acordo. Nota: O trabalho agendado do Programador para remover senha de participante, quando ativado, excluirá automaticamente as senhas armazenadas nos últimos 30 dias. Para obter mais informações, consulte a seção Trabalho agendado do spoke. |
|
| Adicionar participante ao acordo com autenticação por telefone | Adiciona um novo participante a um acordo e verifica sua identidade usando uma senha de uso único (OTP) em um SMS. Os participantes receberão a OTP em um SMS para o número de telefone especificado e precisarão inseri-la antes de assinar ou aprovar o documento. Esta etapa extra mantém seus acordos seguros, garantindo que somente as pessoas certas possam acessá-los. | |
| Cancelar acordo | Cancela um acordo que foi enviado para assinatura. | |
| Verificar status do acordo | Recupera o status de um acordo. | |
| Criar rascunho do acordo | Cria um acordo no estado de rascunho no Adobe Sign e um registro de rascunho na tabela Acordo ServiceNow. | |
| Finalizar rascunho e enviar acordo | Envia um rascunho de acordo para a lista de participantes para assinatura. Nota: Você precisa usar as ações Criar rascunho de acordo e Definir campo de acordo antes de usar esta ação. |
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| Pesquisar eventos de acordo | Recupera as informações de eventos para o acordo especificado. | |
| Pesquisar rascunho do acordo | Recupera as informações do rascunho do acordo e os detalhes da Etag, que são necessários ao finalizar o rascunho do acordo. | |
| Pesquisar valor do campo de formulário de um acordo | Recupera o valor do campo obrigatório de um acordo existente no Adobe Sign. | |
| Pesquisar URL de assinatura | Recupera um URL de assinatura incorporado. Isso é útil para cenários que envolvem assinatura presencial. | |
| Enviar acordo | Envia um ou mais documentos, junto com sua sequência, para assinatura a um ou mais participantes. | |
| Atualizar campos de formulário e enviar acordo | Permite que os participantes atualizem ou modifiquem os campos de formulário em um acordo antes de enviá-lo para assinatura. | |
| Aguardar a assinatura do Adobe Sign | Aguarda o participante assinar ou rejeitar o documento no Adobe Sign. Em seguida, atualiza o status de assinatura em ServiceNow. | |
| Aguardar a assinatura do Adobe Sign | Aguarda o webhook do Adobe Sign até que o participante assine ou rejeite o documento. Atualiza o status na tabela Acordo ServiceNow. | |
| Gestão de usuários | Ativar usuário | Ativa um usuário existente no Adobe Sign. |
| Desativar um usuário | Desativa um usuário existente no Adobe Sign. | |
| Pesquisar ID de usuário por e-mail | Recupera o ID de um usuário existente no Adobe Sign. | |
| Pesquisar fluxos de usuários | Recupera a lista de todos os usuários. | |
| Gestão de Webhook | Criar webhook | Cria um webhook para notificar os eventos de assinatura no Adobe Sign. |
| Pesquisar fluxo de webhooks | Recupera a lista de webhooks. | |
| Remover webhook | Remove um webhook do Adobe Sign. |
Módulo de spoke
- Acordos [sn_adobesign_spoke_agreement]
- Documentos [sn_adobesign_spoke_adobe_sign_documents]
- Grupos [sn_adobesign_spoke_adobesign_group_details]
- Detalhes do cliente [sn_adobesign_spoke_client_details]
| Tabela | Descrição | Campos |
|---|---|---|
| Acordos | Adobe Sign acordos dos Adobe Sign grupos e contas sincronizados. Os registros na tabela Acordos são atualizados com o status de assinatura somente quando o webhook está configurado para a conta Adobe Sign. |
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| Documentos | Adobe Sign documentos dos Adobe Sign grupos e contas sincronizados. Para sincronizar contas, consulte Sincronizar Adobe Sign com ServiceNow. O subfluxo Obter documentos por grupo recupera uma lista de documentos em cada grupo Adobe Sign. Nota: O acesso aos documentos é baseado nas funções do usuário do grupo. |
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| Grupos | Adobe Sign grupos que são sincronizados com ServiceNow. O administrador cria grupos na instância ServiceNow e fornece os detalhes necessários para sincronizar com Adobe Sign. Nota: A função do usuário é criada quando um grupo Adobe Sign é criado na instância ServiceNow. Usuários com a função específica do grupo podem acessar os documentos e acordos relevantes ao grupo Adobe Sign. |
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| Detalhes de cliente | Credenciais dos grupos Adobe Sign que são sincronizados com ServiceNowo . |
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| MegaSigns | Adobe Sign MegaSigns dos Adobe Sign grupos e contas sincronizados. Os registros na tabela MegaSigns são atualizados com o status de assinatura somente quando o webhook está configurado para a conta Adobe Sign. |
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Trabalho agendado do spoke
Para excluir as senhas relacionadas à ação Adicionar participante ao acordo com autenticação de senha que são armazenadas nos últimos 30 dias, você pode usar o trabalho agendado Programador para remover senha de participante. Você também pode mudar quando o programador é executado.
Para configurar isso, navegue até e ative o trabalho agendado.
Grupos e funções de usuário
Crie um grupo em sua instância ServiceNow para sincronizar o grupo com o grupo correspondente em Adobe Sign.
- Documentos e acordos
- Aliases de conexão e credencial
- Registros de credenciais
- Registros das aplicações
- Dados em tabelas do Adobe Sign spoke
Para executar fluxos e subfluxos, os usuários do grupo também devem ter estas funções:
- conexão_admin
- credencial_admin
- flow_designer
- oauth_admin
- script_depurador
- view_changer
Somente o administrador ServiceNow tem acesso a informações sobre todos os grupos Adobe Sign que estão sincronizados com a instância ServiceNow.
Adobe Sign requisitos de conta
O Adobe Sign spoke requer a criação de um aplicativo personalizado em sua conta do Adobe Sign para gerar tokens OAuth 2.0.
Requisitos de aliases de conexão e credencial
Integration Hub usa aliases para gerenciar informações de conexão e credenciais. O uso de um alias elimina a necessidade de configurar várias credenciais e perfis de informações de conexão ao usar vários ambientes. Se as informações de conexão ou de credencial forem alteradas, não será necessário atualizar nenhuma ação que use a conexão. Para obter mais informações, consulte Connections and Credentials.
Uma amostra de alias de conexão e credencial é fornecida para fins de demonstração. O administrador ServiceNow deve criar um alias para cada grupo Adobe Sign para sincronizar esse grupo com a instância ServiceNow. Por exemplo, você pode ter diferentes registros de alias de conexão e credencial, um para cada BU em sua organização, como RH, jurídico, financeiro e assim por diante. Para obter informações sobre como configurar o spoke, consulte Sincronizar o grupo Adobe Sign com ServiceNow.