レッドラインが有効になっているポリシーに対して動的承認構成を設定します。
このタスクについて
sn_compliance_ws.corporate_compliance_manager ロールを持つユーザーは動的承認構成を作成でき、sn_compliance_ws.corporate_compliance_user ロールを持つユーザーはポリシーレコードの読み取り権限を持ちます。
ポリシーのレッドラインに動的承認を使用するには、レッドラインのセットアップが完了し、承認者ルールのユーザーがドキュメントアクセスに必要なロールを持っていることを確認します。レッドラインが有効になっている場合、ドキュメントにアクセスするには、ユーザーが sn_grc.business_user または sn_grc.business_user_lite ロールのいずれかを持つ mp_document_user ロールを持っている必要があります。
手順
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移動先 .
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コンプライアンスワークスペースで、[リスト] アイコンを選択します。
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移動先 をクリックし、ポリシーレコードを開きます。
新しいポリシー
を作成する か、ポリシーレコードを開いてレッドライン機能を有効にすることができます。
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[ポリシーテキスト] 関連リストを選択して、ポリシーテキストの内容を表示します。
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[Word の編集を有効にする] ボタンを選択します。
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ポリシー所有者としてドキュメントを作成するには、[Word の編集を有効にする] ボックスの一覧で [新しいドキュメントの作成] を選択します。
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[ドキュメントを作成] ポップアップの [フォルダーリンク] フィールドに、フォルダー名を含む フォルダー へのパスを入力します。
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[ドキュメント名] フィールドにドキュメントの名前を入力します。
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[作成] を選択します。
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[ レビューを要求] ボタンを選択します。
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[要求] を選択します。
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[公開チェックリストを完了する] ボタンを選択します。
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[Save (保存)] を選択します。
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[承認を要求] を選択します。
アクティブな動的承認構成にユーザーが関連付けられていない場合、有効な構成とは見なされません。このような場合、[ 承認を要求 ] を選択すると、「一致する承認ルールが見つからなかったため、承認を要求できませんでした」というエラーメッセージ が返されます。ここで、このポリシーの適切な承認ルールを構成してください。エラーを修正するには、構成を編集して承認を再度要求します。
次の例に示すように、[
ドキュメントアクセス権 ] タブには、ポリシーにアクセスできるユーザーの改訂されたリストが表示されます。
- ポリシーが最初に [ 承認待ち ] ステータスに移行すると、承認構成がポリシーレコードに適用されます。ポリシーに 2 つの承認レベルがある場合、デフォルトではレベル 1 のユーザーにのみドキュメントアクセス権が付与されます。レベル 1 のグループユーザーは、[ ドキュメントアクセスを要求] UI アクションを使用してアクセスできます。
- レベル 1 のユーザーがポリシーを承認すると、レベル 2 のユーザーにドキュメントアクセス権が追加されます。ユーザーがレベル 1 でポリシーを拒否すると、そのポリシーは [ドラフト] ステータスに移行します。
- ポリシーが再び [ 承認待ち ] ステータスに移行すると、次のレベルの承認構成 (承認構成 2 など) がポリシーレコードに適用されます。この場合、2 つのレベル間で共通であり、ドキュメントにアクセスできるすべてのユーザーはポリシーにアクセスでき、残りのユーザーのドキュメントアクセス権は削除されます。
[ドキュメントアクセス権の要求 (Request document access)] UI アクションは、ビジネスユーザーロールとビジネスユーザー Lite ロールを持つユーザーに表示されます。これらのユーザーロールを持たないユーザーグループがある場合は、ドキュメントにアクセスできません。承認者には、承認ステータスの表示アクセス権またはコメントアクセス権があります。
注: 承認ルールでは、アクセス権は個々のユーザーにのみ付与され、グループユーザーには付与されません。グループ内の多数のユーザーにアクセス権を付与すると、パフォーマンスの問題が発生する可能性があります。
グループユーザーの場合は、[ ドキュメントアクセス権の要求] を選択する必要があります。グループユーザーは、グループ内のユーザーの 1 人としてログインし、[ ドキュメントアクセス権の要求] を選択できます。グループユーザーにドキュメントアクセス権が付与され、「ドキュメントアクセス要求が発生しました。数分後に更新するか、ドキュメントへのアクセスを試みてください」というメッセージが表示されます。
承認構成ワークフローでは、承認者がいずれかのレベルでポリシーを却下すると、[ ドラフト ] ステータスに移行します。フォームの [ ドキュメントアクセス ] タブには、ポリシーにアクセスできるユーザーのリストが表示され、ロールとステータスが表示されます。レベル 1 ユーザーのみがレコードにアクセスしてレビューできます。レベル 1 のユーザーがレコードを承認すると、レベル 2 のユーザーにドキュメントアクセス権が付与され、以下同様に続きます。
すべてのレベルが承認されると、ポリシーは [公開] ステータスに移行します。
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[ ポリシー テキスト ] タブで、[ Word で開く] を選択します。
Word ドキュメントがタブで開きます。ドキュメントの [ アクセス管理 ] タブでは、ドキュメントを表示する権限を持つユーザーを表示することもできます。構成されたポリシー承認ルールが [ 承認ルール] フィールドに表示されます。[承認レベル] 関連リストには、ポリシーレコードの承認レベル、ユーザー、および承認ステータスに関する情報が表示されます。
いずれかのステータスでポリシーが却下されると、[ ドラフト ] ステータスにリセットされます。承認者がポリシーを承認すると、[ 公開] ステータスに移行します。