インシデントおよび重大なインシデントに関するコミュニケーションの作成

  • リリースバージョン: Yokohama
  • 更新日 2025年01月30日
  • 所要時間:4分
  • メールや SMS などのコミュニケーションチャネルを使用して、インシデントおよび重大なインシデントのコミュニケーションメッセージを作成します。

    このタスクについて

    [連絡] タブには、インシデントのステークホルダーとのコミュニケーションを維持するために使用されるさまざまなオプションを含むコミュニケーションタスクのリストが表示されます。コミュニケーションタスクごとに、以下の情報を表示できます。

    • コミュニケーション計画 - コミュニケーション計画の名前。
    • コミュニケーションタスク - コミュニケーションタスクの名前。
    • ステータス - コミュニケーションタスクのステータス。
    • チャネル: DEX デスクトップアシスタント、メール、SMS などのタスクのコミュニケーションチャネル。
    • 期限切れ - 期日が過ぎた後の期間。この情報は、期限切れセクションの期日を過ぎたコミュニケーションタスクに適用されます。
    • 期限 - 期日までの残り期間。

    始める前に

    コミュニケーション計画とコミュニケーションタスクは、次のいずれかの方法で構成する必要があります。

    • 重大なインシデントの場合は、アドミンセンター重大インシデント管理のコミュニケーション計画とコミュニケーションタスクを構成する必要があります。詳細については、「重大インシデント管理でのコミュニケーション計画の構成」を参照してください。
    • インシデントの場合は、タスクコミュニケーション管理でコミュニケーション計画とコミュニケーションタスクを構成する必要があります。詳細については、「Task Communications Management」を参照してください。

    必要なロール:major_incident_manager、ia_admin、itil、または admin

    手順

    1. インシデントレコードで、[連絡] タブを選択します。
      [連絡] タブには、重大なインシデントまたはインシデントに対して構成されたコミュニケーションに基づいて、コミュニケーションタスクのリストが表示されます。
    2. コミュニケーションメッセージを作成するコミュニケーションタスクを選択します。
      注:
      コミュニケーションの期日を過ぎないように、期日に基づいてコミュニケーションタスクを選択します。たとえば、[期限切れ] セクションのコミュニケーションタスクなどです。
    3. コミュニケーションタスクで、[作成 (Compose)] を選択します。
      コミュニケーションタスクレコードが、 DEX デスクトップアシスタント、メール、SMS などのコミュニケーションチャネルが構成された状態で、インシデントビュー内の新しいタブに表示されます。
      注:
      • コミュニケーションタスクで選択されたチャネルに基づいて、次のいずれかまたはすべてのセクションが表示されます。
        • DEX デスクトップアシスタント
        • 電子メール
        • SMS
        • SMS 通知
        • サイドバー 議論
        • Microsoft Teams 通知
        • Slack
        • Slack 通知
      • 重大なインシデントの SMS 通信では、次のいずれかのユーザーロールを使用して SMS テンプレートを選択または変更できます。
        • major_incident_manager
        • 必要なコミュニケーション関連ロールを持つsn_incident_writeユーザー
        • 重大なインシデントがアサインされている ITIL ユーザー
    4. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 1. メールフォーム
      フィールド 説明
      メールテンプレート メールの作成に使用されるメールテンプレート。
      宛先 メールの送信先ユーザーのリスト。
      CC メールが CC として送信されるユーザーのリスト。
      Bcc メールが Bcc として送信されるユーザーのリスト。
      件名 メールの件名。
      本文 メールの内容。
      ファイルの添付 メールの添付ファイル。
      表 : 2. DEX デスクトップアシスタントフォーム
      フィールド 説明
      理想の 通知の送信先となる受信者のリスト。
      注:
      受信者は、DEX デスクトップアシスタントがデバイスにインストールされている場合にのみ、DEX デスクトップアシスタントで通知メッセージを受信できます。
      テンプレート 通知メッセージの作成に使用されるテンプレート。
      注:
      利用可能なテンプレートがある場合、[ タイトル ] と [ メッセージ ] フィールドが自動入力されます。ただし、コンテンツを編集して投稿することはできます。
      Title (役職) 通知メッセージのタイトル。
      メッセージ 通知メッセージの内容。
      注:
      通知メッセージに URL が含まれている場合、その URL はクリックできず、コピーできません。
      DEX デスクトップアシスタントの詳細については、「DEX デスクトップアシスタント の使用」を参照してください。
      表 : 3. SMS 通知/SMS/Microsoft Teams 通知/Slack/Slack 通知フォーム
      フィールド 説明
      送信元 メッセージの送信元の番号。
      宛先 メッセージの送信先ユーザー。
      メッセージ メッセージの内容。
      注:
      • コミュニケーションタスクで選択したチャネルに応じて、メールや SMS などのオプションが表示されます。
      • SMS 通信は、受信者の電話番号が受信者レコードにリンクされている場合にのみ受信者に送信されます。
      • メール、SMS、 DEX デスクトップアシスタント などのサポートされているすべてのチャネルについて、影響を受ける場所のすべてのユーザー (従業員) に通知を送信 重大インシデント管理 。インストールされているデモデータの一部として、ベースシステムで利用可能なデモ受信者リストを使用できます。影響を受ける場所のリストには、重大なインシデントレコードの [ 関連レコード ] タブにある [影響を受ける場所] 関連リストからアクセスできます。詳細については、「[概要] タブでのインシデント情報の表示と更新」を参照してください。
    5. [Send] を選択します。