Anleitung für die Konfiguration der erweiterten Terminplanung für ein Impfzentrum

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  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Die Konfiguration der erweiterten Terminplanung ermöglicht Administratoren die Konfiguration von Terminzeiträumen, Tageszeitplänen, Urlaubsplänen usw. Diese Konfiguration wird verwendet, um die verfügbaren Zeitfenster sowie die Kapazität eines Standorts für einen bestimmten Tag zu bestimmen und Benutzern das Auswählen von Zeitfenstern basierend auf den von Ihnen konfigurierten Parametern zu ermöglichen.

    Es ist zu berücksichtigen, dass das Ändern einiger Konfigurationswerte in einer abgeschlossenen Impfzentrumskonfiguration unerwünschte Auswirkungen auf die vorhandenen und zukünftigen Termine haben kann.

    Die folgenden Formulare und Tabellen enthalten hilfreiche Anleitungen für die Handhabung erweiterter Terminplanungskonfigurationen für ein Impfzentrum und einige Auswirkungen bestimmter Änderungen. Diese Anleitung befasst sich jedoch nicht mit einer umfassenden Liste aller möglichen Nebenwirkungen.

    Abbildung : 1. Formular „Impfterminkonfiguration“
    Formular „Impfterminkonfiguration“ mit verschiedenen auszufüllenden Feldern. Weitere Informationen zu den im Formular verfügbaren Feldern finden Sie im Formularabschnitt „Impfterminkonfiguration“.
    Tabelle : 1. Formular „Impfterminkonfiguration“

    Feld

    Empfehlung und Auswirkung

    Name

    Sie können das Namensfeld ändern, ohne unerwünschte Folgen zu verursachen.

    Beschreibung

    Sie können das Beschreibungsfeld ändern, ohne unerwünschte Folgen zu verursachen.

    Feiertagskalender

    Fügen Sie keinen neuen Feiertagskalender hinzu, wenn am aktuellen Standort Termine vorhanden sind. Dies macht vorhandene Termine ungültig. Fügen Sie dem vorhandenen Feiertagskalender keine weiteren Feiertage hinzu. Neue Feiertage können bereits gebuchte Termine enthalten.

    Termindauer
    • Ändern Sie die Termindauer nicht, wenn bereits Termine am aktuellen Standort erstellt wurden.
    • Auswirkung: Das Ändern der Gesamtkapazität eines Standorts verursacht überlappende Zeitfenster, die zu überbuchten Terminen führen.
    • Beispiel:
      1. Wenn in Ihrer alten Konfiguration das Terminfenster fünf Minuten betrug, hätte der tägliche Zeitplan wie folgt ausgesehen: 9:00 bis 9:05, 9:05 bis 9:10, 9:10 bis 9:15 und 9:15 bis 9:20 Uhr. In dieser Konfiguration haben Sie Termine, die von 9:00 bis 9:05 Uhr und von 9:05 bis 9:10 Uhr gebucht wurden, und Termine, die von 9:10 bis 9:15 Uhr und von 9:15 bis 9:20 Uhr verfügbar sind.
      2. Wenn Sie eine neue Konfiguration mit einem Terminfenster von zehn Minuten erstellen, sieht Ihr täglicher Zeitplan wie folgt aus: 9 bis 9:10, 9:10 bis 9:20 mit verfügbaren Zeitfenstern von 9:10 bis 9:20; tatsächliche Zeitfenster werden in denselben 10-Minuten-Schritten angezeigt.
      3. Die Konfigurationsänderung verursacht eine Überbuchung im Zeitfenster 9:00 bis 9:10, da es in der vorherigen Konfiguration für zwei Termine gebucht wurde.

    Vorlaufzeit

    Sie können den Vorlaufzeitwert ändern, ohne dass sich dies auf vorhandene Termine auswirkt.

    Max. zukünftig buchbare Tage
    • Verringern Sie den Wert nicht, denn möglicherweise werden Termine am letzten Tag am aktuellen Standort gebucht. Wenn Sie den Wert verringern, werden am letzten Tag gebuchte Termine ungültig.
    • Sie können den Wert erhöhen, ohne dass sich dies auf vorhandene Termine auswirkt.

    Termin, bis zu dem Terminverschiebungen oder -stornierungen möglich sind
    • Sie können den Wert bedingt ändern.
    • Wenn ein Workflow vorhanden ist, der sich auf vorhandene Termine oder Benutzer auswirkt, ist es nicht sicher, den Wert zu ändern.

    Aktiv
    • Deaktivieren Sie die Konfiguration nicht, wenn Termine vorhanden sind. Dies macht vorhandene Termine ungültig.
    • Sie können die zuvor inaktive Konfiguration aktivieren, ohne dass sich dies auf Termine auswirkt.
    Abbildung : 2. Formular „Impfzeitplan“
    Formular „Impfzeitplan“ mit verschiedenen auszufüllenden Feldern. Weitere Informationen zu den hier verfügbaren Feldern finden Sie im Formularabschnitt „Impfterminkonfiguration“.
    Tabelle : 2. Formular „Impfzeitplan“

    Feld

    Empfehlung und Auswirkung

    Name

    Sie können das Namensfeld ändern, ohne unerwünschte Folgen zu verursachen.

    Startdatum
    • Erhöhen Sie den Wert nicht, denn es können Termine zwischen dem alten Startdatum und dem neuen Startdatum gebucht werden. Wenn Sie den Wert erhöhen, werden Termine, die zwischen dem alten Startdatum und dem neuen Startdatum gebucht sind, ungültig.
    • Sie können den Wert nur verringern, wenn im anderen Zeitplan unter derselben Terminkonfiguration keine überlappenden Zeitfenster konfiguriert sind.
    • Beispiel:
      1. Angenommen, Ihr alter Zeitplan hat das Startdatum 8. April 2021 und buchbare Tage von Montag bis Freitag von 09:00 bis 18:00 Uhr.
      2. Angenommen, Sie haben einen weiteren Zeitplan mit derselben Terminkonfiguration erstellt, der das Start- und Enddatum 1. März 2021 bis 31. März 2021 hat.
      3. Wenn Sie nun das Startdatum des Zeitplans zum 31. März 2021 ändern, wird ein überlappendes buchbares Zeitfenster mit dem vorhandenen Zeitplan am 31. März 2021 erstellt, und das System produziert einen Fehler.

    Enddatum
    • Verringern Sie den Wert nicht, denn es könnten Termine zwischen dem neuen Enddatum und dem alten Enddatum gebucht werden. Wenn Sie den Wert erhöhen, werden Termine, die zwischen dem neuen Enddatum und dem alten Enddatum gebucht sind, ungültig.
    • Sie können den Wert nur erhöhen, wenn im anderen Zeitplan unter derselben Terminkonfiguration keine überlappenden Zeitfenster konfiguriert sind.

    Termine pro Fenster
    • Legen Sie die Terminanzahl pro Fenster nicht auf 0 fest.
    • Sie können die Terminanzahl pro Fenster erhöhen.
    • Verringern Sie nicht die Anzahl der Termine pro Fenster für eine Servicekonfiguration, wenn bereits Termine erstellt wurden.
    • Auswirkung: Die Reduzierung der Gesamtzahl der Termine pro Fenster führt zu überbuchten Terminen pro Zeitfenster für Termine, die vor der Änderung erstellt wurden.
    • Beispiel:
      1. Alte Konfiguration: Sie hatten vier Termine pro Fenster. Wenn die Gesamtzahl der Fenster = 2 ist, beträgt die Gesamtkapazität 2 * 4 oder 8. Wenn Sie vier Termine pro Zeitfenster erstellt haben, beträgt die verwendete Gesamtkapazität 4 * 2 oder 8.
      2. Neue Konfiguration: Sie haben zwei Termine pro Fenster. Wenn Sie insgesamt zwei Fenster haben, beträgt Ihre neue Gesamtkapazität 2 * 2 oder 4. Wenn Sie jedoch bereits vier Termine pro Zeitfenster erstellt haben (basierend auf einer früheren Konfiguration), beträgt Ihre Gesamtkapazität 4 * 2 oder 8.
      3. Mit dieser Konfiguration überschreitet die Gesamtkapazität von 8 die neue Gesamtkapazität von 4, was zu überbuchten Terminen führt.

    Tägliche Startzeit

    Ändern Sie die tägliche Startzeit nicht, wenn bereits Termine vorhanden sind. Durch die Änderung werden überbuchte Zeitfenster erstellt und vorherige Termine werden ungültig.

    Tägliche Endzeit
    • Sie können die tägliche Endzeit erhöhen. Die Erhöhung ist nur gültig, wenn die Dauer des Termins und die täglichen Startwerte nicht geändert werden.
    • Ändern Sie die tägliche Endzeit nicht auf einen früheren Termin, wenn bereits Termine vorhanden sind. Dadurch werden überbuchte Zeitfenster erstellt und vorherige Termine werden ungültig.

    Buchbare Tage
    • Sie können Tage hinzufügen, ohne dass sich dies auf vorhandene Termine auswirkt.
    • Durch das Entfernen der buchbaren Tage, an denen bereits Termine erstellt wurden, werden vergangene Termine ungültig.
    • Beispiel:
      1. Gehen Sie in Ihrer alten Konfiguration davon aus, dass der Samstag buchbar ist und Termine am Samstag gebucht sind.
      2. Wenn Sie eine neue Konfiguration erstellen, in der Samstag nicht buchbar ist, sind alle zuvor für Samstag gebuchten Termine nicht mehr gültig.

    Tägliche Pause einbeziehen
    • Ändern Sie nicht den Wert des Kontrollkästchens Tägliche Pause einbeziehen.
    • Fügen Sie die tägliche Pausenzeit nicht hinzu, wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist.
    • Ändern Sie nicht die Dauer der Pause.
    • Legen Sie die Start- und Endzeit der Pause nicht so fest, dass sie der täglichen Startzeit und der täglichen Endzeit entspricht, da dadurch keine buchbaren Zeitfenster generiert werden.