Importar transações financeiras

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 3 min. de leitura

    • Importe uma planilha do Excel Microsoft com dados de transações financeiras para começar a gerenciar os gastos com software.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sam_spend_import ou sam_admin
    Nota:
    Usuários com a função sam_user podem criar manualmente registros de transação selecionando Novo na parte superior da página Todas as transações importadas.

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Seus dados importados podem incluir todos os dados de transações financeiras da sua empresa. Software Spend Detection determina automaticamente se cada transação é uma compra de software. Antes de importar dados, verifique se os campos Nome do fornecedor, Descrição da transaçãoe Conta do GL não contêm informações identificáveis, como nomes da empresa ou do funcionário. Faça as mudanças necessárias nos dados antes de importar. Todos os campos de dados de transações financeiras importados são somente leitura depois de carregados em sua instância.

    A importação pode levar várias horas ao importar um grande número de transações.

    Nota:
    Software Spend Detection atualmente oferece suporte a dados de transação somente em inglês. Se você quiser ajudar a treinar ServiceNow inteligência artificial usando dados em outros idiomas, entre em contato com a equipe de produto da ServiceNow IT Asset Management.

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Detecção de gastos com software > Administração > Importar transações.
    2. Selecione Baixar arquivo de modelo (.xlsx).
    3. Copie seus dados financeiros para o arquivo de modelo.
      Os campos obrigatórios são Data da transação, Nome do fornecedor ou Descriçãoe Tipo. Preencha o maior número possível de campos para obter os resultados mais robustos.
      Tabela 1. Modelo de importação de transações de gastos com software
      Campo Descrição
      Data da transação Obrigatório. Data da transação.
      Nome do Fornecedor Empresa associada à transação. Não inclua informações identificáveis, como nomes de funcionários ou da empresa. Forneça pelo menos um nome ou descrição de fornecedor.
      Descrição Descrição da compra. Não inclua informações identificáveis, como nomes de funcionários ou da empresa. Forneça pelo menos um nome ou descrição de fornecedor.
      Conta GL Conta da razão geral ou categoria de despesa. Não inclua informações identificáveis, como nomes de funcionários ou da empresa. Opcional.
      Valor Valor da transação. Opcional.
      Tipo Obrigatório. Selecione Contas a pagar ou Despesa. As transações de Contas a pagar são de um sistema de contabilidade ou de compras. As transações de despesa são de um sistema de despesas do funcionário ou de um feed de cartão de crédito.
      Local Local. Opcional.
      Centro de custos Centro de custos. Opcional.
      Departamento Departamento. Opcional.
      Fonte Nome do sistema que originou a transação. Opcional.
      Detalhe de tipo Descrição do campo Tipo. Para Contas a pagar, os exemplos são fatura do fornecedor ou pagamento de fatura. Para o Expense, os exemplos são compra com cartão de crédito ou reembolso de funcionário. Opcional.
      Identificador externo ID da transação no sistema de origem. Opcional.
      ID do funcionário ID do funcionário. Opcional.
      Nome do funcionário Nome do funcionário. Opcional.
      Email do funcionário E-mail do funcionário. Opcional.
    4. Carregue o arquivo concluído.
    5. Navegar até Detecção de gastos com software > Administração > Resultados da importação da transação para exibir informações sobre a importação e resolver erros de importação.
      Quando a importação estiver concluída, Software Spend Detection começará a corresponder suas transações a fornecedores de software e produtos. Software Spend Detection também atribui um valor de 0 a 1 aos campos É probabilidade do software, Confiança do produtoe Confiança do fornecedor para cada transação. Por exemplo, um valor de 0,85 para Confiança do fornecedor significa que Software Spend Detection tem 85% de certeza de que correspondeu o fornecedor correto à transação. Quando o processo de correspondência estiver concluído, você poderá exibir os dados nos módulos Visão geral, Software sobreposto e Transações de gastos com software em Software Spend Detection.

    O que Fazer Depois

    Navegar até Detecção de gastos com software > Transações não normalizadas para exibir todas as transações que Software Spend Detection não conseguiu corresponder a um fornecedor de software e produto. Você pode atualizar manualmente essas transações para adicionar um fornecedor e um produto. Aceitar serviço de conteúdo para melhorar a correspondência para importações futuras.

    Se necessário, você pode excluir em massa todas as transações de uma importação. Navegar até Detecção de gastos com software > Administração > Resultados da importação da transação, selecione o registro de importação e selecione Excluir.