Exceptions relatives aux factures

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 7 minutes de lecture

    • Les exceptions de facture sont des problèmes identifiés dans une facture au cours de son traitement.

    Le Opérations de comptes fournisseurs moteur d’exception identifie automatiquement les écarts dans les factures et les répertorie comme exceptions de facture dans l’espace de Espace de travail pour les comptes fournisseurs travail. Le spécialiste des comptes fournisseurs peut analyser les exceptions de factures identifiées et prendre les mesures appropriées pour les résoudre.

    Le Opérations de comptes fournisseurs moteur d’exception est exécuté pour les factures de bons de commande dont l’état est Correspondance de bon de commande terminée ou Exceptions trouvées.

    Le Opérations de comptes fournisseurs moteur d’exception est exécuté pour les factures sans bon de commande dont l’état est Accepté ou Exceptions trouvées.

    Le Opérations de comptes fournisseurs moteur d’exception identifie les exceptions de factures des types suivants.
    Tableau 1. Type d’exception de facture
    Exception de facture Description Procédez comme suit pour résoudre l’exception de facture Applicable à
    Fournisseur non valide ou bloqué Cette exception se produit dans l’un des scénarios suivants :
    • Les informations sur le fournisseur sont manquantes sur la facture.
    • Les informations sur le fournisseur sur la facture ne correspondent pas aux informations sur le bon de commande si la facture est de type bon de commande.
    • La table Mappage d’entité juridique du fournisseur (sn_fin_supplier_detail) n’a pas d’enregistrement avec une combinaison de champs Invoice.supplier et Invoice.legal_entity
    • Dans la table Mappage d’entité juridique du fournisseur (sn_fin_supplier_detail), l’un des attributs suivants est défini sur vrai pour le fournisseur :
      • Paiement en suspens : indique que le paiement de la facture est mis en suspens pour le fournisseur
      • Comptabilisation en attente : indique que la validation de facture est mise en attente pour le fournisseur

    Cette exception est une exception au niveau de l’en-tête.

    		 Pour résoudre cette exception de facture, procédez comme suit :
    • Si les informations sur le fournisseur sont manquantes sur la facture, procédez comme suit :
      1. Connectez-vous à l’application avec le rôle de spécialiste des comptes fournisseurs (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
      2. Renseignez le fournisseur et l’entité juridique valides.
    • Si les informations sur le fournisseur sur la facture ne correspondent pas à celles du bon de commande, procédez comme suit :
      1. Connectez-vous à l’application avec le rôle de spécialiste des comptes fournisseurs (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
      2. Mettez à jour les informations sur le fournisseur sur la facture pour qu’elles correspondent à celles du bon de commande.
    • Si la table Mappage d’entité juridique du fournisseur (sn_fin_supplier_detail) ne contient pas d’enregistrement avec une combinaison de Invoice.supplier et Invoice.legal_entity, procédez comme suit :

      1. Connectez-vous avec le rôle Supplier Enablement Manager (sn_fin.supplier_payment_info_write).

      2. Ajoutez un enregistrement avec la combinaison de champs Invoice.Supplier – Invoice.LegalEntity dans la table Mappage d’entité juridique du fournisseur (sn_fin_supplier_detail).
    • Si les attributs Paiement en suspens et Publication en suspens du fournisseur sont définis sur true dans la table Mappage de l’entité juridique du fournisseur, procédez comme suit :

      1. Connectez-vous avec le rôle Supplier Enablement Manager (sn_fin.supplier_payment_info_write).

      2. Prenez les mesures nécessaires pour supprimer les retenues sur les factures afin d’activer le paiement et la validation des factures.
    		 Facture de bon de commande et facture sans bon de commande
    Fonds insuffisants (écart de quantité) Cette exception se produit lorsque la quantité totale de factures précédemment facturées et de la facture actuelle en cours de traitement dépasse la quantité de la ligne de bon de commande respective.

    Cette exception est une exception au niveau de la ligne.

    Pour résoudre cette exception de facture, vous devez modifier le bon de commande. Pour plus d'informations, consultez Modifier un achat pour une exception de facture de fonds insuffisants.

    		 Pour résoudre cette exception de facture, vous devez modifier le bon de commande. Pour plus d'informations, consultez Modifier un achat pour une exception de facture de fonds insuffisants. Facture PO
    Fonds insuffisants (écart du montant de ligne) Cette exception se produit lorsque les lignes de bon de commande ne disposent plus de fonds suffisants pour traiter la facture actuelle qui est en cours de traitement.

    Cette exception est une exception au niveau de la ligne.

    		 Pour résoudre cette exception de facture, vous devez modifier le bon de commande. Pour plus d'informations, consultez Modifier un achat pour une exception de facture de fonds insuffisants. Facture PO
    Réception de marchandises insuffisantes Cette exception se produit lorsqu’une ou plusieurs lignes d’une facture ne disposent pas de réceptions suffisantes pour permettre le traitement de la facture.

    Cette exception est une exception au niveau de la ligne.
    Résolution de l’exception de réception de marchandises insuffisantes lorsque PSM est installé
    Si Sourcing and Procurement Operations (PSM) est installé et si aucune tâche de réception n’existe pour la ligne de bon de commande, Traitement des factures des comptes fournisseurs crée une tâche de réception et affiche la tâche dans l’onglet Tâches associées du formulaire d’exception. Pour plus d'informations, consultez Formulaire d’exception de facture.

    La tâche de réception est affectée à l’utilisateur spécifié dans le champ Destinataire de la ligne du bon de commande. Le destinataire doit disposer du rôle sn_shop.acknowledgement_task_owner pour terminer la tâche de réception à partir de Centre des employés.

    Pour plus d'informations, consultez Confirmer la réception de votre commande de Centre des employés.

    Résolution de l’exception de réception de marchandises insuffisantes lorsque PSM n’est pas installé
    S’il Sourcing and Procurement Operations n’est pas installé, le spécialiste des comptes fournisseurs doit créer manuellement une tâche d’exception, qui est affectée au propriétaire d’entreprise. Le propriétaire d’entreprise doit marquer cette tâche comme terminée dans Centre des employés. Pour plus d'informations, consultez Marquer une tâche d’exception comme terminée à partir de Centre des employés.
    		 Facture PO
    Codage valide requis Cette exception se produit lorsqu’une ou plusieurs lignes d’une facture ne contiennent pas les informations suivantes :
    • Compte général
    • Code fiscal
    • Centre de coûts

    Cette exception est une exception au niveau de la ligne.

    		 Pour résoudre cette exception de ligne de facture, procédez comme suit :
    1. Connectez-vous à l’application avec le rôle de spécialiste des comptes fournisseurs (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Renseignez les informations du compte général, du code fiscal et du centre de coûts sur toutes les lignes de facture.
    		 Facture de bon de commande et facture sans bon de commande
    Informations obligatoires manquantes Cette exception se produit lorsqu’un ou plusieurs des champs suivants sont manquants sur la facture :
    • Modalités de paiement
    • Type de facture
    • Fournisseur
    • Montant de la facture
    • Date de la facture
    • Entité juridique

    Cette exception est une exception au niveau de l’en-tête.

    		 Pour résoudre cette exception de facture, procédez comme suit :
    1. Connectez-vous à l’application avec le rôle de spécialiste des comptes fournisseurs (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Renseignez les champs suivants de la facture :
      • Modalités de paiement
      • Type de facture
      • Fournisseur
      • Montant de la facture
      • Date de la facture
      • Entité juridique
    		 Facture de bon de commande et facture sans bon de commande
    Propriétaire d’entreprise manquant ou non valide Cette exception se produit lorsque le propriétaire d’entreprise de la facture est manquant ou inactif ou est différent du propriétaire d’entreprise mentionné dans le bon de commande (si la facture est de type bon de commande).

    Cette exception est une exception au niveau de l’en-tête.

    		 Pour résoudre cette exception de facture, procédez comme suit :
    1. Connectez-vous à l’application avec le rôle de spécialiste des comptes fournisseurs (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist).
    2. Mettez à jour le champ Propriétaire d’entreprise valide dans la ligne de facture.
    		 Facture de bon de commande et facture sans bon de commande

    Par défaut, le moteur d’exception est configuré pour s’exécuter une fois toutes les 5 minutes via la tâche de surveillance des exceptions. Il s’agit d’une tâche planifiée dont l’état est par défaut inactif. Pour plus d’informations sur la façon d’activer la tâche planifiée, reportez-vous Activer le calendrier de surveillance des exceptionsà .

    Toutefois, vous pouvez également exécuter manuellement le moteur d’exception. Pour plus d'informations, consultez Rechercher les exceptions de factures sur une seule facture.

    Lorsque vous exécutez manuellement le moteur d’exception sur une seule facture, il recherche les exceptions uniquement sur cette facture, tandis que le moteur d’exception automatisé recherche les exceptions sur toutes les factures valides pour la vérification des exceptions.

    Vous pouvez contourner une exception dans les cas où cette exception ne s’applique pas à une facture. Pour plus d'informations, consultez Contourner une exception de facture.

    Le Opérations de comptes fournisseurs moteur d’exception trouve des exceptions et les répertorie dans la page de liste du Espace de travail pour les comptes fournisseursfichier . Affichez la liste des exceptions en accédant à Tous > Opérations de comptes fournisseurs > Espace de travail de comptes fournisseurs.

    Dans l’espace de travail, sélectionnez l’icône Liste ( icône Liste) et effectuez l’une des actions suivantes :
    • Accédez à la Listes > Mes tâches > Mes exceptions de factures ouvertes.
    • Accédez à la Listes > Tous les travaux > Toutes les exceptions de facture ouvertes.

    Le spécialiste des comptes fournisseurs peut analyser les exceptions de factures, créer des tâches d’exception et affecter ces tâches aux personnes concernées pour corriger les exceptions et résoudre le ticket. Pour plus d'informations, consultez Travailler sur une exception de facture.