Suivre les évaluations des risques à partir du playbook de diligence raisonnable

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 14 mars 2024
  • 3 minutes de lecture
  • En tant que spécialistes Procurement, utilisez le playbook de diligence raisonnable pour suivre les évaluations des risques du fournisseur et effectuer les tâches associées.

    Avant de commencer

    Rôle requis : spécialiste Procurement

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Lorsqu’une demande d’approvisionnement est ajoutée à un événement de négociation, à l’état Qualification nécessaire, un ticket fournisseur de type diligence raisonnable est déclenché pour traiter les évaluations des risques. Vous pouvez choisir de fermer le ticket via le playbook s’il existe des demandes en double. En l’absence de doublons, une nouvelle diligence raisonnable est initiée via le playbook. Le même créateur d’enregistrement de gestion des risques liés aux tiers (TPRM) est utilisé ici. Vous êtes notifié à chaque étape du workflow TPRM, comme l’évaluation des risques inhérents, l’évaluation des risques de tiers, etc. Vous pouvez examiner l’évaluation des risques une fois la diligence raisonnable terminée. Maintenant, vous pouvez accepter ou rejeter l’évaluation des risques et prendre les mesures nécessaires en fonction de cette décision. Sélectionnez Marquer comme terminé pour fermer le ticket de diligence raisonnable.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Procurement Case Management > Espace de travail Procurement.
    2. Sélectionnez l’icône Liste (Icône Liste.), puis Tout le travail d’équipe > les tickets.
    3. Sélectionnez le ticket Procurement applicable dans la liste pour son traitement.
      L’onglet Playbook s’ouvre avec la section Affecter un ticket .
    4. Dans le champ Affecté à , sélectionnez un spécialiste Procurement qui travaillera sur ce ticket.
    5. Sélectionnez Démarrer le travail.
      Le ticket Procurement passe à l’état Travail en cours.
    6. Passez en revue les détails du fournisseur.
    7. Sélectionnez Continuer.
    8. Recherchez les demandes de diligence raisonnable en doublon, le cas échéant.
    9. Facultatif : S’il existe des enregistrements de demande de diligence raisonnable (DDR) avec des évaluations de risque, décidez d’annuler ou d’utiliser ces tickets.
    10. Facultatif : Pour annuler ces tickets, sélectionnez Annuler le ticket.
    11. Sélectionnez Créer une nouvelle demande pour lancer une nouvelle évaluation des risques.
    12. Dans la section Créer une demande de diligence raisonnable , sélectionnez l’objectif de la demande.
      Le tiers concerné, s’il est disponible, est automatiquement renseigné.
    13. Facultatif : Si le tiers ne figure pas dans la liste ici ou si des informations incomplètes sont fournies, entrez les informations suivantes :
      • Informations sur le tiers
      • Informations sur l'engagement
      • Adresse du tiers
      • Adresse de l'engagement
      • Contact primaire du tiers
      • Contact principal pour l'engagement
    14. Facultatif : Ajoutez les pièces jointes pertinentes, si nécessaire.
    15. Sélectionnez Envoyer.
      Un ticket de diligence raisonnable est créé pour le fournisseur. Ensuite, l’ID de l’enregistrement de ticket créé est renseigné dans le champ DDR connexe sous l’onglet Détails .
    16. Attendez que le processus de risque démarre.
      À ce stade, l’équipe TPRM commence l’intégration du fournisseur associé à la DDR créée.
    17. Attendez l’achèvement de l’évaluation des risques inhérents.
      Ici, la personne chargée de répondre affectée remplit et soumet le questionnaire sur le risque inhérent, et l’équipe TPRM met à jour l’enregistrement INA et le définit sur l’état Fermé. Les détails de l’enregistrement INA sont fournis en parallèle dans le playbook. Une notification vous est envoyée avec l’information que l’évaluation des risques inhérents est maintenant terminée.
    18. Attendez l’achèvement des évaluations des risques de tiers.
      Ici, l’équipe TPRM démarre la diligence raisonnable pour le fournisseur associé au DDR créé. Les détails des évaluations des risques de tiers pour le tiers et l’engagement sont fournis en parallèle dans le playbook. Une notification vous est envoyée lorsque ces évaluations des risques sont terminées et à l’état Fermé.
    19. Examinez l’état de l’ensemble du processus d’approbation de diligence raisonnable.
      À ce stade, l’équipe TPRM fait passer le DDR à l’état approuvé TPRM. Une notification vous est envoyée avec l’information que la demande de diligence raisonnable a été approuvée par l’équipe TPRM. Les évaluations des risques de toutes les évaluations ci-dessus sont maintenant affichées dans le playbook.
      Remarque :
      À tout moment au cours des activités TPRM ci-dessus, si l’enregistrement est rejeté, une notification vous est envoyée concernant ce rejet et le ticket passe à l’état Fermé rejeté.
    20. Effectuez l'une des actions suivantes :
      • Sélectionnez Rejeter l’évaluation des risques, notifiez le demandeur que la demande a été rejetée et marquez le ticket comme rejeté.
      • Sélectionnez Accepter l’évaluation des risques, notifier le fournisseur et marquer le ticket comme Terminé.