Traiter une demande de modification dans le playbook

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 2 minutes de lecture

    • Utilisez le playbook Procurement pour approuver ou rejeter les demandes de révision pour la quantité du produit ou l'emplacement de livraison.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_spend_psd.admin, agents, prestataires

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant qu'agent, vous pouvez afficher les demandes, effectuer des tâches sur plusieurs activités de workflow et gérer des opérations complexes à partir d'un playbook unifié. Le playbook fournit aux agents un moyen automatisé de visualiser le processus global dans un format axé sur les tâches.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Procurement Case Management > Espace de travail Procurement.
    2. Sélectionnez l’icône Liste (Icône Liste.), puis Tout le travail d’équipe > les tickets.
    3. Sélectionnez le numéro de demande dans la liste pour son traitement.
      Remarque :
      La demande de révision étant déclenchée, l'état est devenu Révision en attente pour la demande d'achat et la ligne d'achat. Rappelez-vous que l'option Modifier n'est pas disponible pour les achats dont l'état est Fermé.
      L’onglet Playbook s’ouvre avec la section Modifier une demande d’achat .
    4. Affichez toutes les informations associées dans les onglets Détails et SLA de tâche , ainsi que des informations sur les lignes de ticket Procurement, les tâches et l’achat initial dans le volet Tickets et tâches connexes .
      Vous pouvez composer un e-mail à partir de l’enregistrement pour communiquer avec le demandeur ou d’autres personnes concernées. Pour plus d'informations, consultez Compositeur d’e-mail avec des messages rapides et des modèles de réponse dans Espace de travail de Source-to-Pay. Vous pouvez même rechercher et afficher des ressources pertinentes à partir de l’assistant d’agent. Pour plus d'informations, consultez Assistant d'agent dans Espace de travail de Source-to-Pay.
    5. Sélectionnez Évaluation et admission pour vérifier et traiter les informations sur la demande.
      1. Sélectionnez Rechercher la ligne de ticket de procurement pour obtenir des informations sur la demande de service, la demande d’achat et les éléments de ligne de demande d’achat.
      2. Sélectionnez Détails sur les changements apportés à cet achat pour examiner les changements.
      3. Examinez la demande dans Confirmer ou rejeter le ticket Procurement et effectuez l’une de ces actions.
        • Confirmer : lorsque vous confirmez, vous pouvez vérifier la ligne de demande d’achat ou la demande d’achat révisée avec la quantité et l’emplacement mis à jour. En cas de mise à jour correcte, la demande de modification d'une demande d'achat est automatiquement fermée.
        • Rejeter : lorsque vous rejetez la demande, vous devez contacter le fournisseur et confirmer que la commande peut être rejetée. Lorsqu'un fournisseur autorise l'annulation, la demande passe à l'état Fermé rejeté.
      En fonction du flux Process Automation Designer, les options Traiter la modification de PR et Fermer se mettent à jour automatiquement.

    Résultats

    La demande met à jour la demande d'achat ou l'élément de ligne avec la quantité ou l'emplacement révisé. Une nouvelle carte de type de révision est également créée pour permettre à l'acheteur et aux approbateurs de communiquer, et est consultable par l'acheteur à partir de Mes achats.