Compositeur d’e-mail avec des messages rapides et des modèles de réponse dans Espace de travail de Source-to-Pay
Insérez du contenu prédéfini dans le corps du message des e-mails que vous envoyez à partir du client de messagerie dans Espace de travail de Source-to-Pay.
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour envoyer des e-mails pour tous les objets Procurement, notamment les demandes d’achat, les demandes d’approvisionnement, les négociations, les événements de négociation, les tickets Procurement et les tâches. Pour ouvrir Email Client, sélectionnez Composer un e-mail dans l’icône Actions supplémentaires de l’objet Procurement. Un brouillon d’e-mail s’affiche avec les données pré-remplies dans les champs À, Objet et Corps de l’e-mail.
Utilisation des messages rapides
Dans Email Client, vous pouvez sélectionner un message rapide pour remplir le corps de l’e-mail avec le contenu spécifié dans le message rapide. Après avoir défini un ou plusieurs messages rapides, le volet contextuel Messages rapides apparaît dans le client de messagerie afin que vous puissiez rédiger un e-mail contenant un message rapide de votre choix. Pour Sourcing and Procurement Operations, la clause de non-responsabilité est le seul message rapide par défaut fourni.
Lorsque vous sélectionnez Insérer, le contenu du message rapide est inséré à la place du curseur. Il ne remplace pas le contenu que vous avez créé avant de sélectionner le message rapide. Pour remplacer le contenu existant par un message rapide, mettez en surbrillance le texte à remplacer, puis sélectionnez un message rapide.
Création de contenu de message rapide
Définissez des messages rapides en créant des enregistrements dans la table Messages prédéfinis de Client de messagerie [sys_email_canned_message].
- Icônes
- Logos
- Images
- HTML texte enrichi
- Hyperliens
- Variables
- Toute autre construction HTML
Affectez le rôle de email_client_quick_message_author aux directeurs commerciaux afin qu’ils puissent créer des messages rapides pour les utilisateurs de leur groupe.
Pour plus d’informations sur la création d’un message rapide, voir Définir un message rapide.
Utiliser les modèles de réponse
Résolvez les tickets plus rapidement et plus efficacement avec des modèles de réponse. Les modèles de réponses sont des messages réutilisables qui peuvent être copiés dans des brouillons d’e-mails pour fournir des messages rapides et cohérents aux utilisateurs. Chaque modèle est associé à une table qui est une extension de la table Tâche [task] ou Interaction [interaction]. Les modèles de réponses comprennent un nom court pour spécifier un raccourci qui peut être utilisé pour identifier le message.
Ouvrez le modèle de réponse que vous souhaitez utiliser pour votre e-mail et sélectionnez Copier dans le presse-papiers. Vous pouvez maintenant coller le contenu de ce modèle à l’emplacement du curseur. Il ne remplace pas le contenu que vous avez créé avant de sélectionner le modèle de réponse. Pour remplacer le contenu existant par un contenu de modèle de réponse, mettez en surbrillance le texte à remplacer, puis sélectionnez un modèle de réponse.
- Ticket Procurement : réponse de fermeture standard, contacts Procurement, instructions de politique et informations supplémentaires.
- Demande d’achat : le bon de commande est en cours de traitement, les contacts Procurement et les instructions de politique.
- Demande d’approvisionnement : le bon de commande est en cours de traitement, les contacts Procurement et les instructions de politique sont en cours.
- Negotiation : contacts Procurement et instructions de politique.
- Événement de négociation : contacts Procurement et instructions de politique.
- Tâche : contacts Procurement et instructions de stratégie.
Alors que les utilisateurs ayant le rôle de lecteur de modèle de réponse [sn_templated_snip.template_snippet_reader] ne peuvent lire que le contenu du modèle de réponse, ceux ayant le rôle d’auteur de modèle de réponse [sn_templated_snip.template_snippet_writer] peuvent lire, créer, mettre à jour et supprimer le contenu du modèle de réponse.
Pour plus d’informations sur l’utilisation des modèles de réponse, consultez Créer ou modifier un modèle de réponse.
Message envoyé par e-mail dans le journal d’activité
Une fois que votre e-mail est composé, envoyé et, surtout, reçu par le destinataire prévu, vous pouvez voir le message électronique dans la section Activité de l’enregistrement d’objet Procurement. Vous pouvez continuer à travailler avec cet e-mail à partir du journal d’activité en répondant à l’e-mail ou en le transférant selon vos besoins.
Configurations du compositeur d’e-mail
- L’e-mail envoyé doit être à l’état Reçu pour que le journal d’e-mail s’affiche dans le flux d’activité de l’objet Procurement.
- Les formats E-mails générés et E-mails de correspondance doivent être appliqués à la mise à jour du formateur du flux d’activité des objets Procurement.
- L’attribut Client de messagerie doit être mis à jour vers le type d’objet procurement pour que la fonctionnalité de composeur d’e-mail soit activée pour cet objet.
- Le rôle email_composer doit être ajouté en tant que rôle contenu pour le rôle de prestataire ou d’agent de base [sn_spend_sdc.agent], afin que l’utilisateur puisse afficher la fonctionnalité du compositeur d’e-mail.
- Le rôle de lecteur de modèle de réponse [sn_templated_snip.template_snippet_reader] doit être ajouté pour que l’utilisateur puisse afficher la fonctionnalité du modèle de réponse.