Utiliser le playbook d’intégration de fournisseur pour intégrer des fournisseurs

Vue d’ensemble des playbooks

Les playbooks fournissent des instructions étape par étape pour les fournisseurs d’intégration. Un playbook visualise un workflow dans une vue simple et axée sur les tâches. Le workflow d’un playbook est généralement créé à l’aide de Process Automation Designer.

Un playbook prend un workflow et le décompose en plusieurs phases. Chaque étape d’un playbook comprend une ou plusieurs activités ou étapes qu’un propriétaire ou un gestionnaire de fournisseur doit réaliser. Les étapes peuvent également inclure des activités automatisées, telles que l’envoi d’un e-mail à un contact de fournisseur lorsqu’une étape ou une activité est terminée. Pour plus d’informations, voir Interagir avec Playbook.

Lors de l’utilisation d’un playbook, un propriétaire ou un gestionnaire des fournisseurs peut :

Affichez les étapes et les activités du playbook.
Affichez les indicateurs d’état qui affichent l’état actuel de chaque activité ou étape.
Affichez les cases à cocher qui indiquent l’étape à laquelle vous vous trouvez actuellement dans le workflow.
Sélectionnez une activité et faites le nécessaire pour effectuer cette activité.
Marquez une activité comme terminée et passez à l'activité ou à l'étape suivante.
Effectuez les étapes et les activités nécessaires pour mener à bien le ticket.

Playbook d’intégration de fournisseur

Vous pouvez utiliser le playbook d’intégration de fournisseur pour embaucher un nouveau fournisseur. Le playbook d’intégration de fournisseur fournit les activités et les tâches qu’un propriétaire ou un gestionnaire de fournisseur peut effectuer pendant le processus d’intégration.

Vous pouvez utiliser le playbook d’intégration de fournisseur avec les tickets créés à l’aide du type de ticket Embaucher un fournisseur.

Le playbook d’intégration du fournisseur s’affiche dans l’onglet Playbook de la page Détails du ticket dans le Espace de travail de Source-to-Pay.

Après avoir soumis une demande d’intégration de fournisseur, l’application crée un nouveau ticket de type Embaucher un fournisseur et ouvre la page Détails du ticket. Vous pouvez sélectionner l’onglet Playbook et démarrer le processus d’intégration du fournisseur à l’aide du playbook. Pour plus d’informations sur la création d’un fournisseur, reportez-vous à Ajouter un fournisseur.

Onglet Playbook sur la page Détails du ticket. — Figure 1. Onglet Playbook sur la page Détails du ticket

Le playbook d’intégration du fournisseur comprend les étapes suivantes :

Tableau 1. Étapes du playbook d’intégration du fournisseur
Étape	Description
Inscription	Inclut les activités d’enregistrement du fournisseur. Dans le cadre de l’une des activités du processus d’inscription, le playbook d’intégration du fournisseur crée la tâche Fournir des informations bancaires et la tâche Vérifier/mettre à jour le profil du fournisseur. Ces deux tâches sont affichées dans l’onglet Tâches du fournisseur du ticket Embaucher un fournisseur. Le contact du fournisseur doit effectuer manuellement ces tâches dans le Supplier Collaboration Portal. Une fois ces tâches terminées, le propriétaire ou le gestionnaire des fournisseurs peut poursuivre le processus d’intégration du fournisseur.
Qualification	À l’étape Qualification, vous pouvez soit effectuer une évaluation des risques, soit continuer sans évaluation. Dans l’activité de décision Évaluation des risques, si vous sélectionnez Effectuer une évaluation des risques. Selon les modules d’extension que vous avez installés, le playbook crée des enregistrements d’évaluation des risques ou un ticket de fournisseur de type Diligence raisonnable. Le ticket de diligence raisonnable est le ticket enfant du ticket parent Embaucher un nouveau fournisseur. Pour afficher les évaluations des risques ou l’enregistrement de ticket de diligence raisonnable, dans l’activité En attente de l’achèvement de l’évaluation des risques, sélectionnez Afficher l’enregistrement pour ouvrir le playbook Effectuer une évaluation des risques. Terminez le playbook Effectuer une évaluation des risques. Remarque : Dans l’activité de décision d’évaluation des risques, si vous sélectionnez Continuer sans évaluation, le playbook ignore toutes les autres activités et affiche l’activité Confirmer que le fournisseur n’est pas restreint.
Activation	Inclut les activités permettant d’activer le fournisseur en cours d’embauche. Une fois que vous avez terminé toutes les activités du playbook Effectuer des évaluations des risques , vous pouvez continuer à travailler sur les activités de l’étape d’activation du playbook d’intégration du fournisseur. Si le ticket Embaucher un fournisseur est créé à partir d’une demande d’approvisionnement, le playbook d’intégration du fournisseur crée une tâche d’approbation d’intégration. Le propriétaire ou le gestionnaire des fournisseurs doit terminer cette tâche d’approbation pour poursuivre le processus d’intégration du fournisseur. Une fois que vous avez terminé avec succès toutes les activités de cette étape, un e-mail de bienvenue est envoyé au fournisseur pour l’informer qu’il a été correctement intégré.
Rejet	Inclut les activités de rejet du fournisseur. Après avoir sélectionné Rejeter pendant le processus d’intégration du fournisseur, l’étape Rejet s’affiche. Vous devez terminer les activités pour rejeter le processus d’intégration du fournisseur. Lors du rejet d’un fournisseur, vous devez fournir une raison valide pour le rejet. Une fois que vous avez rejeté un fournisseur, un e-mail est envoyé au contact principal du fournisseur pour l’informer du rejet, et l’état du ticket Embaucher un fournisseur est mis à jour sur Fermé rejeté.

Effectuer un playbook d’évaluation des risques

Le playbook Effectuer une évaluation des risques comprend des activités qui vous permettent d’effectuer des évaluations des risques pour le fournisseur que vous intégrez.

Le type de flux déclenché dans le playbook Effectuer une évaluation des risques dépend des modules d’extension que vous avez installés.

Figure 2. Effectuer un playbook d’évaluation des risques


Modules d’extension installés	Flux Playbook
Intégration des évaluations des risques pour les opérations de cycle de vie des fournisseurs [sn_supplier_tprm]	Si vous avez installé uniquement le module d’extension sn_supplier_tprm , le playbook Effectuer une évaluation des risques déclenche le flux qui inclut des activités permettant de vérifier l’éligibilité du fournisseur en créant des évaluations des risques. Voici ce qui se produit dans ce flux : Le playbook crée les enregistrements d’évaluation des risques. Les enregistrements d’évaluation des risques sont répertoriés dans l’onglet Évaluations des risques . Le propriétaire du fournisseur ou le gestionnaire du fournisseur affecte ces enregistrements à l’évaluateur de risque de tiers (TPR). L’évaluateur du TPR affecte les évaluations au contact du fournisseur. Le contact du fournisseur se connecte à et Supplier Collaboration Portal termine les évaluations des risques et de la hiérarchisation. Pour plus d'informations, consultez Effectuer une évaluation des risques à partir de Supplier Collaboration Portal. Le gestionnaire des fournisseurs utilise les données de résultat de l’évaluation des risques conjointement à d’autres données pour déterminer s’il faut poursuivre ou annuler le processus d’intégration. Une fois les évaluations terminées, vous pouvez continuer à terminer les activités de l’étape d’activation .
Intégration des évaluations des risques pour les opérations de cycle de vie des fournisseurs [sn_supplier_tprm] GRC : diligence raisonnable vis-à-vis des risques des tiers [sn_tprm_dd]	Si vous avez installé les sn_supplier_tprm modules d’extension and sn_tprm_dd , le playbook Effectuer une évaluation des risques déclenche le flux qui inclut des activités pour créer une demande de diligence raisonnable, remplir les évaluations du questionnaire sur les risques inhérents (IRQ) et effectuer des évaluations des risques pour un tiers ou un engagement. Voici ce qui se produit dans ce flux : Le playbook crée une demande de diligence raisonnable. Pour en savoir plus sur les champs de cette activité, reportez-vous à Request due diligence for a third-party engagement. Le gestionnaire des fournisseurs doit renseigner les détails, affecter la demande de diligence raisonnable au gestionnaire TPR et soumettre la demande. Remarque : Pour chaque demande de diligence raisonnable, le système attribue automatiquement un numéro d’identification unique qui commence par le préfixe DDR. Le gestionnaire des fournisseurs remplit et soumet une demande de diligence raisonnable, qui est affectée au gestionnaire TPR. Si la demande de diligence raisonnable est approuvée par le gestionnaire du TPR, le questionnaire sur les risques inhérents (IRQ) est envoyé à l’évaluateur du TPR (partie prenante interne). Une fois que l’évaluateur du TPR a soumis l’IRQ remplie, le processus de diligence raisonnable commence. Le processus de diligence raisonnable crée deux évaluations des risques, chacune contenant un questionnaire de diligence raisonnable externe, l’une pour le tiers et l’autre pour l’engagement. Une fois que les contacts du fournisseur ont rempli et soumis les questionnaires externes à partir du Supplier Collaboration Portal, le gestionnaire TPR passe en revue les questionnaires et approuve la demande de diligence raisonnable. Un enregistrement de contrat est créé avec une approbation. Une fois l’enregistrement de contrat approuvé, l’enregistrement de risque est mis à jour avec l’évaluation finale. Une fois que le gestionnaire des fournisseurs a accepté l’évaluation des risques, un e-mail est envoyé au demandeur pour l’informer que la demande de diligence raisonnable a été traitée et approuvée avec succès. Le gestionnaire des fournisseurs ferme la demande de diligence raisonnable (ticket). Une fois le ticket fermé, vous pouvez continuer à terminer les activités de l’étape d’activation . Pour en savoir plus sur le workflow de diligence raisonnable, reportez-vous à Due diligence workflow.

Actions Playbook

Au cours du processus d’intégration du fournisseur, différentes activités nécessitent différentes entrées de l’utilisateur. Par exemple, vous pouvez sélectionner les options suivantes pendant le processus d’intégration d’un fournisseur :

Tableau 2. Actions du playbook d’intégration de fournisseur
Action	Description
Continuer l'intégration	Poursuit le processus d’intégration.
Créer une nouvelle demande	Crée une nouvelle demande de diligence raisonnable.
Mettre à jour	Applique des mises à jour à une activité.
Marquer comme terminé	Marque une activité comme terminée.
Soumettre	Envoie une activité.
Ignorer	Ignore l’activité actuelle et passe à l’activité suivante.
Afficher l'enregistrement	Ouvre l’enregistrement.
Importer les données	Importe les données du fournisseur à partir de n’importe quelle application tierce.
Redémarrer	Redémarre une activité depuis le début.
Accepter	Acceptez l’activité en cours pour passer à l’activité suivante.
Rejeter	Arrête le processus d’intégration du fournisseur et ouvre l’étape Rejet.