Créer une règle d'approbation

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Approuvez une demande d’achat, un bon de commande, une demande d’approvisionnement ou une facture en définissant une stratégie d’approbation et en créant des règles d’approbation. Cette configuration centralisée peut orienter tout type de processus d'approbation dont votre organisation peut avoir besoin.

    Avant de commencer

    Pour créer une règle d’approbation, vous devez avoir configuré votre catalogue de produits (avec les catégories de produits, modèles de produits et produits du fournisseur requis) et être en mesure d’émettre une demande d’achat ou d’approvisionnement. Pour plus d'informations sur la procédure de configuration de votre catalogue de produits, consultez Créer une catégories de produits, Créer un modèle de produit et Ajouter un produit de fournisseur. Vous devez également avoir configuré l'enregistrement de sys_user de manière appropriée pour inclure des détails pertinents tels que les codes de tâches ou les gestionnaires.

    Rôle requis : sn_shop.procurement_administrator

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Vous pouvez créer une règle d'approbation pour déterminer la méthode de génération et d'acheminement des plans d'approbation lorsque des conditions sont remplies, à partir du module Automatisation des achats.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Automatisation des achats > Administration > Règle d’approbation.
    2. Sélectionnez Nouveau.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Règle d'approbation
      Champ Description
      Numéro Identificateur unique généré par le système pour la règle d'approbation.
      Nom Nom que vous attribuez à la règle d’approbation.
      Actif Option permettant de décider si cette règle est utilisée pour générer des approbations pendant le processus de demande d'achat.
      Objet d'approbation Objet pour lequel vous souhaitez obtenir une approbation. Les options suivantes sont disponibles :
      • Facture
      • Bon de commande
      • Demande d'achat
      • Demande d'approvisionnement

      Cette valeur est définie par défaut en fonction de l’objet d’approbation sélectionné. Pour la demande d’approvisionnement et la demande d’achat, il s’agit d’une ligne de demande d’achat, pour un bon de commande, il s’agit d’une ligne de bon de commande et pour une facture, il s’agit d’une ligne de facture.

      Remarque :
      Bien que des workflows d’approbation complets, y compris le moteur d’approbation, les flux d’états et les notifications par e-mail, soient fournis pour les demandes d’achat et les demandes d’approvisionnement, une implémentation supplémentaire est nécessaire lors de la définition des flux d’états et des notifications par e-mail pour les règles d’approbation des bons de commande et des factures.
      Ligne d'approbation Approbation de la ligne d’objet pour laquelle vous souhaitez obtenir une approbation.
      Type de règle d'approbation

      Type de règle d’approbation qui détermine le mode de génération et d’acheminement des plans d’approbation lorsque des conditions sont remplies. Les options suivantes sont disponibles :

      • Utilisateurs ou groupes dynamiques
      • Hiérarchie des codes des tâches de la direction
      • Hiérarchie de la direction
      • Utilisateurs ou groupes spécifiés
      • Responsables de Centre de coûts
        Remarque :
        Cette option n’est disponible que lorsque l’objet d’approbation est une demande d’achat.

      Selon le type de règle que vous sélectionnez, les champs associés apparaissent. Pour plus d'informations sur ces règles, consultez Types de règles d'approbation.
      Baser les approbations sur Propriétaire d’entreprise sur lequel la règle d’approbation est basée.
      Utilisateurs Utilisateurs spécifiés qui doivent recevoir l'approbation en fonction du déclencheur d'approbation.
      Groupes Utilisateurs dans les groupes spécifiés qui doivent recevoir l'approbation en fonction du déclencheur d'approbation.
      Séquence d'approbation Séquence dans laquelle les règles d’approbation doivent être déclenchées. Pour plus d'informations sur cette opération, consultez Regrouper et séquencer des règles d'approbation.
      Approbation requise de Détermine les gestionnaires qui doivent recevoir la demande d'approbation pendant le processus de demande d'achat.
      Autoriser l'approbation automatique Détermine si l’auto-approbation doit être activée. Par défaut, ce marqueur est coché ou défini sur vrai, ce qui active la fonctionnalité d’auto-approbation, où le demandeur a l’autorité d’approbation. Toutefois, si le marqueur est effacé ou défini sur faux, le demandeur est inclus comme approbateur actif dans la liste d’approbation générée du moteur d’approbation, remplaçant ainsi la fonctionnalité d’auto-approbation par défaut. Le demandeur doit maintenant fournir une décision d’approbation explicite en effectuant une tâche d’approbation.
      Utilisateur des achats Utilisateur pour lequel les approbations sont déclenchées.
      Envoyer l’approbation aux utilisateurs des achats Option permettant d'envoyer une approbation de manière dynamique à un utilisateur ou à un groupe lié à l'utilisateur des achats.
      Codes des tâches autorisées Un ou plusieurs codes de tâches qui peuvent approuver automatiquement les achats jusqu'à une limite spécifiée.
      Limite d'achats approuvée Seuil de devise de référence dans lequel les utilisateurs disposant des codes de tâches spécifiés peuvent approuver les demandes d’achat.
      Méthode d'acheminement d'approbation Méthode d'acheminement des approbations. Les options disponibles sont en séquence et en parallèle.
      Méthode de décision d'approbation Méthode d'approbation de la règle. Vous pouvez décider si tous les approbateurs doivent approuver la règle ou non.
      Conditions de déclenchement d'approbation Conditions basées sur l’objet d’approbation qui déterminent les conditions sous lesquelles un plan d’approbation est créé.

      Les conditions de déclenchement sont basées sur la table Objet d’approbation et permettent à l’utilisateur de remonter pas à pas. Par exemple, si l’utilisateur souhaite créer des conditions de déclenchement à partir du budget maximal d’une demande d’approvisionnement, il doit passer du budget maximal au montant, puis créer les conditions.

      Remarque :
      Les approbations sont évaluées individuellement pour chaque objet d’approbation. Par exemple, si la création de la même approbation pour une demande d’approvisionnement et une demande d’achat entraîne le déclenchement deux fois des approbations. Pour éviter cela, l’administrateur peut configurer les approbations pour qu’elles ne soient pas créées dans une demande d’achat si elle est soutenue par une demande d’approvisionnement qui n’est pas vide. Cela se fait à partir des conditions de déclenchement d’approbation.
    4. Sélectionnez Envoyer.