Joignez une copie du contrat issu d’un playbook et envoyez-la par e-mail à l’employé qui l’a demandée.
Avant de commencer
Rôle requis : spécialiste Procurement
Procédure
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Accédez à la .
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Sélectionnez l’icône Liste (
), puis Tout le travail d’équipe > les tickets.
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Sélectionnez le ticket Demander une copie du ticket de contrat applicable dans la liste pour son traitement.
L’onglet Playbook s’ouvre avec la section Vérifier et affecter un ticket .
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Dans le champ Affecté à , sélectionnez un spécialiste Procurement qui travaillera sur ce ticket.
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Sélectionnez Démarrer le travail.
Le ticket Procurement passe à l’état Travail en cours et la page Envoyer une copie du contrat par e-mail s’affiche.
Remarque : Si un contrat est déjà joint à ce ticket, il s’affiche ici. Le spécialiste Procurement peut ouvrir et afficher le contrat, et vérifier les détails, si nécessaire.
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Sélectionnez Composer un e-mail pour rédiger l’e-mail pour l’employé.
- Facultatif :
Modifiez les champs renseignés automatiquement au besoin.
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Sélectionnez Ajouter un fichier pour parcourir et joindre le fichier de contrat à l’e-mail.
Remarque : Cette pièce jointe n’est pas ajoutée ici par défaut et doit être jointe manuellement par le spécialiste Procurement. Examinons les scénarios suivants :
- Si un numéro de contrat est spécifié dans la demande et qu’une pièce jointe existe pour ce contrat dans l’enregistrement de contrat, joignez le numéro de contrat demandé à l’e-mail.
- Si un numéro de contrat est spécifié dans la demande, mais qu’aucune pièce jointe n’existe pour ce contrat dans l’enregistrement de contrat, recherchez le fichier pour le numéro de contrat et joignez-le à l’e-mail.
- Si aucun numéro de contrat n’est spécifié dans la demande et que seuls les détails sont mentionnés, recherchez le contrat tel que décrit par le demandeur et joignez-le à l’e-mail.
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Sélectionnez Envoyer un e-mail pour envoyer l’e-mail à l’employé.
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Sélectionnez Terminé.
La demande est maintenant satisfaite et le ticket Procurement passe à l’état Fermé terminé.