Mode de fonctionnement de Intégration des opérations de comptes fournisseurs avec Intelligence documentaire

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
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    • Intégration des opérations de comptes fournisseurs avec Intelligence documentaire utilise des workflows automatisés pour extraire les informations requises du document de facture reçu en tant que pièce jointe d’e-mail, crée un nouvel enregistrement de facture dans Opérations de comptes fournisseurset ajoute les informations extraites dans l’enregistrement de facture nouvellement créé.

    Flux de processus d’ingestion de factures lorsque le niveau de confiance d’extraction est élevé

    Lorsque vous recevez une facture sous forme de pièce jointe par e-mail d’un fournisseur ou d’un employé, les actions suivantes se produisent :
    1. Un ticket de facture est créé avec la catégorie Automatisation des factures et la sous-catégorie Traitement des factures dans Opérations de comptes fournisseurs.
    2. Si Intelligence documentaire détermine que le niveau de confiance d’extraction est supérieur à la valeur de seuil, il extrait les données de facture et stocke les données dans des tables intermédiaires temporaires.
    3. Le Intelligence documentaire processus de transformation importe les données de facture à partir des tables intermédiaires, crée une nouvelle facture à l’état Brouillon et associe la facture au ticket de traitement de facture.
    4. L’application vérifie les points suivants :
      • Les champs obligatoires de la facture sont renseignés.
        • Si les champs requis ne sont pas renseignés sur la facture, le spécialiste des comptes fournisseurs doit ouvrir la facture, saisir manuellement les valeurs requises dans les champs requis et soumettre la facture.
        • Si les champs requis sont renseignés sur la facture, celle-ci est soumise automatiquement.
      • Il existe au moins un enregistrement de ligne de facture pour la facture. Dans le cas contraire, le spécialiste des comptes fournisseurs doit ajouter un enregistrement de ligne de facture et soumettre la facture.
      • Si aucun code de devise unique n’est identifié lors de la transformation de devise, le processus utilise la devise mentionnée dans le bon de commande. Si la devise est manquante dans le bon de commande, le processus de transformation utilise la devise de session basée sur les paramètres régionaux de l’utilisateur. Dans ce cas, le spécialiste des comptes fournisseurs doit ouvrir le ticket de traitement de facture, saisir le code de devise correct dans les champs de facture et soumettre la facture. Pour plus d'informations, consultez Logique de transformation des données de facture.

      Pour plus d’informations sur les champs obligatoires pour les factures et les lignes de facture, reportez-vous à Champs obligatoires pour créer une facture.

      Une fois la facture envoyée, son état passe à Reçue. Le traitement de la facture commence à partir de ce point. Pour plus d'informations, consultez Travailler sur un ticket de traitement de facture.

    Flux du processus d’ingestion de factures lorsque la fiabilité d’extraction est faible

    Lorsque vous recevez une facture sous forme de pièce jointe par e-mail d’un fournisseur ou d’un employé, les actions suivantes se produisent :
    1. Un ticket de facture est créé avec la catégorie Automatisation des factures et la sous-catégorie Traitement des factures dans Opérations de comptes fournisseurs.
    2. Si Intelligence documentaire détermine que le niveau de confiance d’extraction est inférieur à la valeur de seuil, il n’extrait pas les données de facture et, par conséquent, une facture n’est pas créée.
    3. Dans ce scénario, le spécialiste des comptes fournisseurs doit effectuer les opérations suivantes :
      1. Ouvrez le ticket de traitement de facture créé à l’étape 1.

        Le ticket affiche le message d’erreur suivant.

        La facture comporte une erreur d'extraction de données. Passez en revue la facture avec l'automatisation pour continuer le traitement.

      2. Sélectionnez Examiner la facture, qui ouvre Intelligence documentaire et affiche les champs de facture.
      3. Saisissez les valeurs requises dans les champs de facture, puis sélectionnez Soumettre.
    4. Le Intelligence documentaire processus de transformation importe les données de facture à partir des tables intermédiaires, crée une nouvelle facture à l’état Brouillon et associe la facture au ticket de traitement de facture.
    5. L’application vérifie les points suivants :
      • Les champs obligatoires de la facture sont renseignés.
        • Si les champs requis ne sont pas renseignés sur la facture, le spécialiste des comptes fournisseurs doit ouvrir la facture, saisir manuellement les valeurs requises dans les champs requis et soumettre la facture.
        • Si les champs requis sont renseignés sur la facture, celle-ci est soumise automatiquement.
      • Il existe au moins un enregistrement de ligne de facture pour la facture. Dans le cas contraire, le spécialiste des comptes fournisseurs doit ajouter un enregistrement de ligne de facture et soumettre la facture.
      • Un code de devise unique existe sur la facture. Si aucun code de devise unique n’est identifié lors de la transformation de devise, le processus utilise la devise mentionnée dans le bon de commande. Si la devise est manquante dans le bon de commande, le processus de transformation utilise la devise de session en fonction des paramètres régionaux de l’utilisateur. Dans ce cas, le spécialiste des comptes fournisseurs doit ouvrir le ticket de traitement de facture, saisir le code de devise correct dans les champs de facture, puis soumettre la facture. Pour plus d'informations, consultez Logique de transformation des données de facture.

      Pour plus d’informations sur les champs obligatoires pour les factures et les lignes de facture, reportez-vous à Champs obligatoires pour créer une facture.

      Une fois la facture envoyée, son état passe à Reçue. Le traitement de la facture commence à partir de ce point. Pour plus d'informations, consultez Travailler sur un ticket de traitement de facture.

    Flux du processus d’ingestion de factures en cas d’échec de l’ensemble du processus de transformation

    Lorsque le processus de Intelligence documentaire transformation échoue complètement, le message d’erreur suivant s’affiche sur le ticket de traitement de facture :

    L'automatisation des factures rencontre des problèmes. Veuillez contacter l’administrateur système.

    Vous devez collaborer avec l’administrateur système pour résoudre ce problème.