Funktionsweise von Integration von Accounts Payable Operations mit Document Intelligence

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Integration von Accounts Payable Operations mit Document Intelligence verwendet automatisierte Workflows, um die erforderlichen Informationen aus dem als E-Mail-Anhang empfangenen Rechnungsdokument zu extrahieren, erstellt einen neuen Rechnungsdatensatz in Accounts Payable Operationsund fügt die extrahierten Informationen dem neu erstellten Rechnungsdatensatz hinzu.

    Flow des Rechnungserfassungsprozesses, wenn die Extraktionskonfidenz hoch ist

    Wenn Sie eine Rechnung als Anhang per E-Mail von einem Lieferanten oder Mitarbeiter erhalten, geschieht Folgendes:
    1. In Accounts Payable Operationswird ein Rechnungsfall mit der Kategorie „ Rechnungsautomatisierung “ und der Unterkategorie „ Rechnungsverarbeitung “ erstellt.
    2. Wenn Document Intelligence feststellt, dass die Extraktionskonfidenz höher als der Schwellenwert ist, werden die Rechnungsdaten extrahiert und in temporären Staging-Tabellen gespeichert.
    3. Der Transformationsprozess Document Intelligence importiert die Rechnungsdaten aus den Bereitstellungstabellen, erstellt eine neue Rechnung im Status „Entwurf“ und ordnet die Rechnung dem Rechnungsverarbeitungsfall zu.
    4. Die Anwendung überprüft Folgendes:
      • Die erforderlichen Felder werden auf der Rechnung ausgefüllt.
        • Wenn die erforderlichen Felder auf der Rechnung nicht ausgefüllt sind, muss der Kreditorenbuchhalter die Rechnung öffnen, die erforderlichen Werte manuell in die erforderlichen Felder eingeben und die Rechnung übermitteln.
        • Wenn die erforderlichen Felder auf der Rechnung ausgefüllt sind, wird die Rechnung automatisch übermittelt.
      • Für die Rechnung ist mindestens ein Rechnungspositionsdatensatz vorhanden. Wenn nicht, muss der Accounts Payable-Spezialist einen Rechnungspositionsdatensatz hinzufügen und die Rechnung übermitteln.
      • Wenn während der Währungsumrechnung kein eindeutiger Währungscode identifiziert wird, verwendet der Prozess die in der Bestellung angegebene Währung. Wenn die Währung in der Bestellung fehlt, verwendet der Transformationsprozess die Sitzungswährung basierend auf dem Gebietsschema des Benutzers. In diesem Fall muss der Accounts Payable-Spezialist den Rechnungsverarbeitungsfall öffnen, den richtigen Währungscode in die Rechnungsfelder eingeben und die Rechnung übermitteln. Weitere Informationen finden Sie unter Transformationslogik für Rechnungsdaten.

      Weitere Informationen zu den erforderlichen Feldern für Rechnung und Rechnungspositionen finden Sie unter Pflichtfelder zum Erstellen einer Rechnung.

      Nachdem die Rechnung übermittelt wurde, ändert sich ihr Status in Empfangen. Die Rechnungsverarbeitung beginnt ab diesem Punkt. Weitere Informationen finden Sie unter An einem Rechnungsverarbeitungsfall arbeiten.

    Flow des Rechnungserfassungsprozesses, wenn die Extraktionskonfidenz niedrig ist

    Wenn Sie eine Rechnung als Anhang per E-Mail von einem Lieferanten oder Mitarbeiter erhalten, geschieht Folgendes:
    1. In Accounts Payable Operationswird ein Rechnungsfall mit der Kategorie „ Rechnungsautomatisierung “ und der Unterkategorie „ Rechnungsverarbeitung “ erstellt.
    2. Wenn Document Intelligence feststellt, dass die Extraktionskonfidenz niedriger als der Schwellenwert ist, werden die Rechnungsdaten nicht extrahiert. Daher wird keine Rechnung erstellt.
    3. In diesem Szenario muss der Accounts Payable-Spezialist Folgendes tun:
      1. Öffnen Sie den in Schritt 1erstellten Rechnungsverarbeitungsfall.

        Der Fall zeigt die folgende Fehlermeldung an.

        Rechnung weist einen Datenextraktionsfehler auf. Überprüfen Sie die Rechnung mit Automatisierung, um mit der Verarbeitung fortzufahren.

      2. Wählen Sie Rechnung überprüfenaus, wodurch Document Intelligence geöffnet wird und die Rechnungsfelder angezeigt werden.
      3. Geben Sie die erforderlichen Werte in die Rechnungsfelder ein, und wählen Sie Absenden.
    4. Der Transformationsprozess Document Intelligence importiert die Rechnungsdaten aus den Bereitstellungstabellen, erstellt eine neue Rechnung im Status „Entwurf“ und ordnet die Rechnung dem Rechnungsverarbeitungsfall zu.
    5. Die Anwendung überprüft Folgendes:
      • Die erforderlichen Felder werden auf der Rechnung ausgefüllt.
        • Wenn die erforderlichen Felder auf der Rechnung nicht ausgefüllt sind, muss der Kreditorenbuchhalter die Rechnung öffnen, die erforderlichen Werte manuell in die erforderlichen Felder eingeben und die Rechnung übermitteln.
        • Wenn die erforderlichen Felder auf der Rechnung ausgefüllt sind, wird die Rechnung automatisch übermittelt.
      • Für die Rechnung ist mindestens ein Rechnungspositionsdatensatz vorhanden. Wenn nicht, muss der Accounts Payable-Spezialist einen Rechnungspositionsdatensatz hinzufügen und die Rechnung übermitteln.
      • Auf der Rechnung ist ein eindeutiger Währungscode vorhanden. Wenn während der Währungsumrechnung kein eindeutiger Währungscode identifiziert wird, verwendet der Prozess die in der Bestellung angegebene Währung. Wenn die Währung in der Bestellung fehlt, verwendet der Transformationsprozess die Sitzungswährung basierend auf dem Gebietsschema des Benutzers. In diesem Fall muss der Accounts Payable-Spezialist den Rechnungsverarbeitungsfall öffnen und den richtigen Währungscode in die Rechnungsfelder eingeben und die Rechnung übermitteln. Weitere Informationen finden Sie unter Transformationslogik für Rechnungsdaten.

      Weitere Informationen zu den erforderlichen Feldern für Rechnung und Rechnungspositionen finden Sie unter Pflichtfelder zum Erstellen einer Rechnung.

      Nachdem die Rechnung übermittelt wurde, ändert sich ihr Status in Empfangen. Die Rechnungsverarbeitung beginnt ab diesem Punkt. Weitere Informationen finden Sie unter An einem Rechnungsverarbeitungsfall arbeiten.

    Flow des Rechnungserfassungsprozesses, wenn der gesamte Transformationsprozess fehlschlägt

    Wenn der Transformationsprozess Document Intelligence vollständig fehlschlägt, wird die folgende Fehlermeldung im Rechnungsverarbeitungsfall angezeigt:

    Bei der Rechnungsautomatisierung sind Probleme aufgetreten. Wenden Sie sich an den Systemadministrator.

    Sie müssen mit dem Systemadministrator zusammenarbeiten, um dieses Problem zu beheben.