An einem Rechnungsverarbeitungsfall arbeiten

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Führen Sie verschiedene manuelle Aktionen aus, um eine Rechnung zu verarbeiten.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_ap_apm.accounts_payable_specialist oder sn_ap_apm.admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Ein Rechnungsfall mit der Kategorie „Rechnungsautomatisierung“ und der Unterkategorie „Rechnungsverarbeitung“ wird als Rechnungsverarbeitungsfall bezeichnet.

    Standardmäßig wird automatisch ein Rechnungsverarbeitungsfall erstellt, wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten. Document Intelligence erfasst die Rechnungsdaten und erstellt anschließend die Rechnungs- und Rechnungspositionsdatensätze in Accounts Payable Operations. Der Kreditorenbuchhalter kann jedoch auch manuell eine Rechnung über Accounts Payable Workspaceerstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine Rechnung manuell.

    Eine Beschreibung der Feldwerte und Informationen zu den verfügbaren Registerkarten im Formular „Rechnungsverarbeitungsfall“ finden Sie unter Formular „Rechnungsverarbeitungsfall“..

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Accounts Payable Operations > Verbindlichkeiten-Arbeitsbereich.
    2. Wählen Sie das Listensymbol ( Listensymbol).
    3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
      • Navigieren zu Lists > Meine Arbeit > Meine offenen Rechnungsbearbeitungsfälle.
      • Navigieren zu Lists > Alle Arbeiten > Alle offenen Rechnungsbearbeitungsfälle.
    4. Öffnen Sie einen Rechnungsverarbeitungsfall.
      Normalerweise lautet der Status des neu erstellten Rechnungsverarbeitungsfalls Neu, und der Status der mit diesem Fall verknüpften Rechnung lautet entweder „Entwurf“ oder „Empfangen“, je nachdem, wie sie von der Anwendung Integration von Accounts Payable Operations mit Document Intelligence verarbeitet wurde.

      Weitere Informationen zu Rechnungsstatus finden Sie unter Rechnungen.

    5. Geben Sie im Feld Zugewiesen an einen Benutzer an, dem Sie den Rechnungsverarbeitungsfall zuweisen möchten.
      Der Rechnungsverarbeitungsfall wird in den Status „Zugewiesen“ verschoben.
    6. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
      • Wenn Sie die Rolle „Spezialist für Kreditorenbuchhaltung“ haben, weisen Sie sich den Rechnungsverarbeitungsfall zu, indem Sie Mirzuweisen auswählen.
      • Wenn Ihnen der Rechnungsverarbeitungsfall vom Kreditorenbuchhalter zugewiesen wurde, beginnen Sie mit der Bearbeitung des Falls, indem Sie Akzeptierenwählen.

      Der Rechnungsverarbeitungsfall wird in den Status In Bearbeitung verschoben.

    7. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
      Aufgabe Vorgehensweise
      Überprüfen Sie die Rechnung in Document Intelligence, um die Rechnung zu erstellen

      Wenn in Document Intelligenceein Verarbeitungsfehler auftritt, zeigt der Rechnungsverarbeitungsfall den folgenden Fehler an:

      Rechnung weist einen Datenextraktionsfehler auf. Überprüfen Sie die Rechnung mit Automatisierung, um mit der Verarbeitung fortzufahren.

      Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Rechnung in Document Intelligence.
      Geben Sie die fehlenden erforderlichen Informationen in die Rechnung ein

      Wenn in Document Intelligenceein Transformationsfehler auftritt, zeigt der Rechnungsverarbeitungsfall den folgenden Fehler an:

      Erforderliche Informationen für Rechnung weisen einen oder mehrere Fehler auf. Überprüfen Sie die erforderlichen Felder und die Währung auf der Registerkarte „Details“, um die Verarbeitung fortzusetzen.

      Weitere Informationen finden Sie unter Geben Sie die fehlenden erforderlichen Rechnungsinformationen ein, und übermitteln Sie eine Rechnung.
    8. Senden Sie die Rechnung.
      Nachdem Sie die Rechnung übermittelt haben, wird der Status der Rechnung auf Empfangen aktualisiert, und der Rechnungsverarbeitungsfall bleibt im Status In Bearbeitung.

      Der automatisierte Duplikatsprüfungsprozess wird ausgeführt. Wenn der Prozess den Verdacht hat, dass die Rechnung ein Duplikat ist, wird die Rechnung in den Status Mutmaßliches Duplikat verschoben, und der Rechnungsverarbeitungsfall zeigt den folgenden Fehler an.

      Rechnung ist ein potenzielles Duplikat. Überprüfen Sie Rechnungen auf der Registerkarte „Potenzielle doppelte Rechnungen“, um Duplikate zu bestätigen oder abzulehnen.

      Der Kreditorenbuchhalter muss manuell bestätigen, ob die Rechnung ein Duplikat ist.

    9. Bestätigen Sie, ob die Rechnung ein Duplikat ist.

      Weitere Informationen finden Sie unter Bestätigen Sie, ob eine Rechnung ein Duplikat ist.

      Wenn Sie bestätigen, dass die Rechnung ein Duplikat ist, wird die Rechnung in den Duplikatstatus „Bestätigt“ versetzt, und der Rechnungsverarbeitungsfall wird in den Status „Unvollständig geschlossen“ verschoben.
      Hinweis:
      Wenn sich die Rechnung im Duplikatstatus Bestätigt befindet, wird die Option Auf Empfang zurücksetzen verfügbar. Wenn Sie eine Rechnung versehentlich als Duplikat bestätigt haben, können Sie den Status auf den Status „Empfangen“ zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Setzen Sie eine Rechnung auf den Status Empfangen zurück.

      Wenn Sie bestätigen, dass die Rechnung kein Duplikat ist, wird die Rechnung in den Status „Akzeptiert“ versetzt, und der Rechnungsverarbeitungsfall bleibt im Status „In Bearbeitung“.

      Nachdem die Rechnung in den Status „Akzeptiert“ verschoben wurde, wird der automatisierte Bestellabgleich ausgeführt, und es kommt zu einer der folgenden Aktionen:

      • Wenn die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt, wird die Rechnung in den Status „Bestellabgleich abgeschlossen“ verschoben.
      • Wenn die Rechnung nicht mit der Bestellung übereinstimmt, wird die Rechnung in den Fehlerstatus für Bestellabgleich verschoben, und der Rechnungsverarbeitungsfall zeigt den folgenden Fehler an:

        Rechnung muss mit der Bestellung übereinstimmen. Ordnen Sie „Rechnungspositionen“ den „Bestellpositionen“ zu, um die Verarbeitung fortzusetzen.

        Der Accounts Payable-Spezialist muss die Rechnung und die Rechnungspositionen manuell mit der Bestellung bzw. den Bestellpositionen abgleichen. Die Rechnung wird erst dann in den Status „Bestellabgleich abgeschlossen“ verschoben, wenn alle Rechnungspositionen in den Status „Bestellabgleich abgeschlossen“ verschoben wurden.

        Der Rechnungsverarbeitungsfall bleibt im Status In Bearbeitung.

        Hinweis:
        Nachdem die Rechnung in den Status „Bestellabgleich abgeschlossen“ verschoben wurde, wird die Ausnahme-Engine über eine regelmäßige Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt in wiederkehrenden Abständen ausgeführt. Die Ausnahme-Engine wird für alle Rechnungen ausgeführt, die sich im Status „Bestellabgleich abgeschlossen“ befinden.

        In dieser Phase können Sie die Ausnahme-Engine jedoch auch manuell ausführen, um Rechnungsausnahmen für die Rechnung zu identifizieren.

      Hinweis:
      Mit der Option Auf Ausnahmen prüfen können Sie die Ausnahme-Engine sofort für eine einzelne ausgewählte Rechnung ausführen, die sich im Status „Bestellabgleich abgeschlossen“ befindet, während die regelmäßige Aufgabe die Ausnahme-Engine regelmäßig für alle Rechnungen ausführt, die sich im Status „Bestellabgleich abgeschlossen“ befinden.
    10. Überprüfen Sie die Rechnung auf Ausnahmen.

      Weitere Informationen finden Sie unter Suchen Sie nach Rechnungsausnahmen für eine einzelne Rechnung.

      Wenn keine Ausnahmen gefunden werden, wird die Rechnung in den Status Keine Ausnahmen gefunden verschoben.

      Wenn auf der Rechnung Ausnahmen gefunden werden, wird die Rechnung in den Status Ausnahmen gefunden versetzt, und der Rechnungsverarbeitungsfall zeigt den folgenden Fehler an:

      Rechnung weist mindestens eine Ausnahme auf. Beheben Sie alle Probleme in „Rechnungsausnahmen“, um die Verarbeitung fortzusetzen.

      Der Accounts Payable-Spezialist kann an den Ausnahmen arbeiten oder Ausnahmeaufgaben erstellen und sie anderen Benutzern zuweisen, um die Ausnahmen zu lösen. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungsausnahmen.

      Nachdem alle Ausnahmeaufgaben abgeschlossen und die Ausnahmen gelöst sind, wird die Rechnung in den Status Keine Ausnahmen gefunden verschoben. Der Rechnungsverarbeitungsfall bleibt im Status In Bearbeitung.

      In dieser Phase wird der automatisierte Rechnungsgenehmigungsprozess ausgeführt, und die Rechnung wird zur Genehmigung übermittelt.

      Die Rechnung wird in den Status Genehmigung ausstehend verschoben, und der Rechnungsverarbeitungsfall bleibt im Status In Bearbeitung.

      Normalerweise wird eine Rechnung mit dem Status Keine Ausnahmen gefunden automatisch vom Genehmigungsmodul ausgewählt und zur Genehmigung übermittelt. In einigen Szenarien müssen Sie jedoch möglicherweise eine Rechnung manuell zur Genehmigung übermitteln. Weitere Informationen finden Sie unter Senden Sie eine Rechnung zur Genehmigung.

      Nachdem Sie die Rechnung übermittelt haben, wird die Rechnung in den Genehmigungsstatus Ausstehend verschoben, und der Rechnungsverarbeitungsfall bleibt im Status In Bearbeitung.

      In dieser Phase geschieht einer der folgenden Fälle:
      • Wenn die Rechnung abgelehnt wird, wird die Rechnung in den Status „Abgelehnt“ versetzt, und die Kommentare zur Ablehnung werden in den Rechnungsverarbeitungsfall kopiert.

        Um die Rechnung erneut zu übermitteln, müssen Sie die abgelehnte Rechnung mit der Option Rechnung stornieren stornieren und eine neue Rechnung übermitteln.

      • Wenn die Rechnung genehmigt wird, wird die Rechnung in den Status „Genehmigt“ versetzt, und der Rechnungsverarbeitungsfall wird in den Status „Abgeschlossen“ verschoben.