에서 정책 문서 생성 및 연결 Microsoft SharePoint

  • 릴리스 버전: Xanadu
  • 업데이트 날짜 2024년 08월 01일
  • 소요 시간: 5분

    • 에서 문서를 Microsoft SharePoint 생성하고 해당 문서를 정책 기록과 연결하는 대신 현재 위치에 있는 Microsoft SharePoint 정책 문서에서 다시 표시를 활성화합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: 필요한 역할: sn_compliance_ws.corporate_compliance_analyst; mp_document_user

    중요사항:
    버전에서 Washington DC Now Platform 정책 Microsoft SharePoint 다시 표시 통합을 사용할 수 있습니다. 의 19.x 버전을 Vancouver사용하는 경우에도 이 기능을 사용할 수 없습니다.

    이 태스크 정보

    및 Google Drive에 있는 Microsoft OneDrive 문서를 연결하는 것 외에도 이제 사이트에 있는 Microsoft SharePoint 문서를 정책 레코드에 연결할 수 있습니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 모두 > 정책 및 준수 > 준수 작업 공간.
    2. 준수 작업 공간에서 목록 아이콘( 목록 아이콘. )을 선택합니다.
    3. 다음으로 이동 준수 라이브러리 > 내 정책.
      새 정책을 만들거나 정책 기록을 열어 문서를 연결할 수 있습니다.
    4. 사이트에서 정책 문서를 Microsoft SharePoint 연결할 정책을 선택합니다.
      사이트에서 문서를 Microsoft SharePoint 만들고 정책이 초안 상태일 때 정책 기록에 연결할 수 있습니다.
    5. 정책 기록의 정책 텍스트 관련 목록에서 문서 편집 UI 작업 활성화 목록을 선택하고 새 문서 생성 옵션을 클릭합니다.
    6. Word 문서 생성 팝업의 사이트 URL 필드에 사이트 URL을 입력합니다.
      사이트 URL 사이트 URL 아이콘 아이콘 위에 마우스를 대면 사이트 URL 위치 정보를 가져올 수 있습니다.
      1. 사이트 URL을 가져오려면 사이트에 로그인합니다 Microsoft SharePoint .
      2. 공유 목록을 선택하고 페이지에 링크 복사 옵션을 클릭합니다.
    7. 폴더 위치 필드에 복사한 폴더의 경로를 입력합니다.
      이 경로는 문서가 상주할 위치입니다.
    8. 문서 이름 필드에 문서 이름을 입력합니다.
    9. 생성을 선택합니다.
      만들기를 선택하면 제공한 계정의 폴더에 Microsoft SharePoint 문서가 만들어집니다. 공유 폴더에 대한 링크를 제공하는 경우 해당 폴더 내에 파일을 생성할 수 있는 편집 권한이 있어야 합니다.

      문서가 생성되면 초안 상태의 정책에 액세스할 수 있는 기여자 및 정책 소유자는 문서를 Microsoft SharePoint 편집하여 콘텐츠를 추가할 수 있습니다.

    10. 정책 기록의 정책 텍스트 필드에서 내용을 업데이트하려면 문서 링크 아래에 있는 업데이트 링크를 선택합니다.
      또는 Word에서 열기 단추를 선택할 수도 있습니다.

      위치의 Microsoft SharePoint 지정된 문서에 있는 콘텐츠가 정책 텍스트 필드에 복사됩니다. 클라우드에 있는 정책 문서의 최신 컨텐츠로 정책 텍스트가 업데이트되었다는 메시지는 정책 텍스트의 컨텐츠와 문서가 동기화되어 있음을 확인합니다.

    11. 문서에 대한 읽기 또는 쓰기 권한이 있는 사용자를 보려면 문서 액세스 관련 목록으로 이동합니다.
      문서가 정책 기록과 연결되면 문서에 대한 정책 사용자의 액세스 권한도 설정됩니다. 정책 문서에 대한 액세스는 사용자의 역할과 정책 상태에 따라 달라집니다.
      초안
      정책이 초안 상태인 경우 소유자와 기고자는 편집 액세스 권한을 갖습니다.
      검토
      정책이 검토 상태인 경우 검토자와 소유자는 편집 액세스 권한을 갖습니다. 그러나 기고자와 승인자는 읽기 권한만 가집니다.
      승인됨
      정책이 승인됨 상태로 전환되면 정책의 모든 이해 관계자가 읽기 액세스 권한만 갖습니다.

      문서로 이동하여 Microsoft SharePoint 문서에서 공유 목록을 Microsoft SharePoint 선택하고 액세스 관리를 클릭하여 사용자의 액세스 권한을 확인할 수도 있습니다. 경우에 따라 정책 문서에 대한 ServiceNow 사용자의 액세스 권한은 사용자가 사이트의 문서에 대해 공동 작업할 때 갖는 권한과 Microsoft SharePoint 동일하지 않을 수 있습니다. 이는 사이트에 설정된 Microsoft SharePoint 루트 사용 권한 때문이며, 이 사용 권한은 사이트 내의 폴더에 상속됩니다. 사이트 내 폴더의 사용자는 이러한 사용 권한을 상속합니다. 권한을 재정의할 수 있습니다.

      1. 사이트 권한을 재정의 Microsoft SharePoint 하려면 설정 아이콘( 설정 아이콘. .
      2. 설정 목록에서 사이트 사용 권한 옵션을 선택합니다.
      3. 문서가 있는 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 액세스 관리(Manage Access)를 선택합니다.
      4. Advanced settings(고급 설정)를 선택하고 Stop Inheriting Permissions(권한 상속 중지)를 클릭합니다.
        이 폴더는 더 이상 상위 또는 Microsoft SharePoint 사이트 수준에서 사용 권한을 상속하지 않습니다. 이제 에서 문서에 ServiceNow대한 액세스 권한을 제공하면 문서 액세스 관련 목록에 표시되는 것과 동일한 수준의 액세스 권한을 문서에서 공동 작업하는 Microsoft SharePoint 사용자도 사용할 수 있습니다.
    12. 정책 초안이 작성되고 완료된 경우 정책 소유자는 검토 요청 단추를 선택하여 검토를 요청할 수 있습니다.
      1. 요청 검토 팝업에서 검토자에게 보낼 메시지를 입력합니다.
      2. 요청을 선택합니다.
        검토자는 검토 준비가 된 경우 작업 보기에서 보류 중인 내 작업에 로그인할 때 정책을 볼 수 있습니다.
      3. 검토 제출 버튼을 선택합니다.
        정책 텍스트를 검토하고, 검토 제출 팝업에서 의견을 추가하고, 제출할 수 있습니다.
    13. 문서를 미리 보고 검토자가 검토한 후 최신 업데이트를 받으려면 정책 텍스트 탭에서 업데이트 링크를 선택합니다.
      검토자는 다음을 선택하여 문서에 제안 및 의견을 추가할 수 있습니다. 검토 > 변경 내용 추적 > 전체 대상 에 Microsoft SharePoint.

      정책 소유자는 업데이트 링크를 클릭하여 문서의 Microsoft SharePoint 업데이트된 콘텐츠를 가져올 수 있습니다. 이 작업은 클라우드 문서에 있는 컨텐츠와 정책의 정책 텍스트 필드에 있는 컨텐츠 간의 동기화를 유지합니다.

      주:
      자주 수행되는 업데이트는 버전 기록 기록에 Microsoft SharePoint 캡처되지 않으며 컨텐츠는 실시간으로 제공되지 않을 수 있습니다. 따라서 정책 텍스트 필드에서 최신 업데이트된 콘텐츠를 Microsoft SharePoint 가져오는 데 지연이 발생할 수 있습니다.

      정책 소유자와 검토자 사이의 모든 활동은 상세 정보 관련 목록의 활동 탭에 캡처됩니다. 모든 검토자가 검토를 완료한 경우 정책 소유자는 게시 검사 목록을 완료할 수 있습니다.

    14. 게시 검사 목록 완료 단추를 선택합니다.
      모든 검토가 완료되면 정책 소유자는 게시 프로세스를 완료할 수 있습니다. 이 작업은 플레이북을 생성합니다. 정책 소유자는 승인을 요청하기 전에 게시 검사 목록을 검토해야 합니다. 정책에 대한 게시 검사 목록 완료 및 승인 요청을 참조하십시오.

      게시 프로세스가 완료되면 정책을 정책 기록에 PDF로 첨부하거나 정책이 게시됨 상태로 전환될 때 문서를 생성할 지식베이스 수 있습니다.

    15. 정책의 개요 관련 목록 사이드바에서 첨부 파일 아이콘( 첨부 파일 아이콘.)을 선택하여 문서의 PDF 버전을 지식베이스 확인합니다.
    16. 정책 이력을 보려면 정책 이력 관련 목록을 선택합니다.
      자세한 내용은 다시 표시 사용 정책의 기록 보기를 참조하세요.