Genehmigungsregel erstellen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Genehmigen Sie Einkaufsanforderungen, Bestellungen, Beschaffungsanforderungen oder Rechnungen, indem Sie eine Genehmigungsstrategie definieren und Genehmigungsregeln erstellen. Dies ist eine zentrale Konfiguration, die jede Art von Genehmigungsverfahren steuern kann, die Ihr Unternehmen möglicherweise benötigt.

    Vorbereitungen

    Um eine Genehmigungsregel zu erstellen, müssen Sie Ihren Produktkatalog (mit den erforderlichen Produktkategorien, Produktmodellen und Lieferantenprodukten) eingerichtet haben und in der Lage sein, eine Einkaufsanforderung oder Beschaffungsanforderung zu stellen. Weitere Informationen zum Einrichten Ihres Produktkatalogs finden Sie unter Produktkategorie erstellen, Produktmodell erstellen und Lieferantenprodukt hinzufügen. Sie sollten auch den Datensatz „sys_user“ entsprechend eingerichtet haben, um relevante Details wie Stellencodes und Manager aufzunehmen.

    Erforderliche Rolle: sn_shop.procurement_administrator

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Sie können im Modul Purchase Automation eine Genehmigungsregel erstellen, um festzulegen, wie Genehmigungspläne generiert und weitergeleitet werden, wenn die entsprechenden Bedingungen erfüllt sind.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Einkaufsautomatisierung > Verwaltung > Genehmigungsregel.
    2. Wählen Sie Neu.
    3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular „Genehmigungsregel“
      Feld Beschreibung
      Nummer Vom System generierter eindeutiger Bezeichner für die Genehmigungsregel.
      Name Name, den Sie der Genehmigungsregel zuweisen.
      Aktiv Option, zu entscheiden, ob diese Regel während des Einkaufsanforderungsprozesses zum Generieren von Genehmigungen verwendet wird.
      Objekt wird genehmigt Objekt, für das Sie eine Genehmigung anfordern. Die folgenden Optionen sind verfügbar:
      • Rechnung
      • Bestellung
      • Bestellanforderung
      • Beschaffungsanforderung

      Die Standardeinstellung basiert auf dem ausgewählten Genehmigungsobjekt. Für Beschaffungsanforderung und Einkaufsanforderung ist dies die Einkaufsanforderungsposition, für Bestellung die Bestellposition und für Rechnung die Rechnungsposition.

      Hinweis:
      Während vollständige Genehmigungs-Workflows, einschließlich Genehmigungs-Engine, Statusabläufe und E-Mail-Benachrichtigungen, für Einkaufsanforderungen und Beschaffungsanforderungen bereitgestellt werden, ist eine zusätzliche Implementierung bei der Definition von Statusabläufen und E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungsregeln für Bestellungen und Rechnungen erforderlich.
      Zeile wird genehmigt Die Objektposition, für die Sie eine Genehmigung beantragen, wird genehmigt.
      Genehmigungsregeltyp

      Typ der Genehmigungsregel, der bestimmt, wie Genehmigungspläne generiert und weitergeleitet werden, wenn Bedingungen erfüllt sind. Die folgenden Optionen sind verfügbar:

      • Dynamische Anwender oder Gruppen
      • Managerhierarchie – Stellencode
      • Managerhierarchie
      • Angegebene Anwender oder Gruppen
      • Kostenstellen-Manager
        Hinweis:
        Diese Option ist nur verfügbar, wenn das Genehmigungsobjekt eine Einkaufsanforderung ist.

      Je nach ausgewähltem Regeltyp werden die zugehörigen Felder angezeigt. Weitere Informationen zu diesen Regeln finden Sie unter Genehmigungsregeltypen.
      Genehmigungen basieren auf Geschäftsinhaber, auf dem die Genehmigungsregel basiert.
      Benutzer Angegebene Benutzer, die die Genehmigung aufgrund des Genehmigungsauslösers erhalten sollen.
      Gruppen Benutzer in den angegebenen Gruppen, die die Genehmigung aufgrund des Genehmigungsauslösers erhalten sollen.
      Freigabesequenz Sequenz, in der die Genehmigungsregeln ausgelöst werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Gruppierung und Sequenzierung von Genehmigungsregeln.
      Genehmigung erforderlich von Bestimmt die Manager, die die Genehmigungsanforderung während des Einkaufsanforderungsprozesses erhalten sollen.
      Automatische Genehmigung zulassen Legt fest, ob die Selbstgenehmigung aktiviert werden soll. Standardmäßig ist diese Kennzeichnung aktiviert oder auf „true“ festgelegt, wodurch die Selbstgenehmigungsfunktion aktiviert wird, bei der die anfordernde Person die Genehmigungsberechtigung hat. Wenn die Kennzeichnung jedoch deaktiviert oder auf „falsch“ festgelegt ist, wird die anfordernde Person als aktiver Genehmiger in die generierte Genehmigungsliste des Genehmigungsmoduls aufgenommen, wodurch die standardmäßige Selbstgenehmigungsfunktion überschrieben wird. Die anfordernde Person muss nun eine explizite Genehmigungsentscheidung treffen, indem sie eine Genehmigungsaufgabe abschließt.
      Einkaufsanwender Benutzer, für den Genehmigungen ausgelöst werden.
      Senden Sie die Genehmigung an Einkaufsbenutzer Optionen zum dynamischen Senden einer Genehmigung an einen Benutzer oder eine Gruppe, der/die dem Einkaufsanwender zugehört.
      Autorisierte Auftragscodes Ein oder mehrere Stellencode(s), der/die Käufe bis zum angegebenen Grenzwert automatisch genehmigen kann bzw. können.
      Genehmigtes Einkaufslimit Schwellenwert für Referenzwährung, innerhalb dessen Benutzer mit den angegebenen Stellencodes Einkaufsanforderungen genehmigen können.
      Methode für die Genehmigungsweiterleitung Methode zum Weiterleiten der Genehmigungen. Die Optionen sind „Sequentially“ (Nacheinander) und „In parallel“ (Gleichzeitig).
      Methode zur Genehmigungsentscheidung Methode zur Genehmigung der Regel. Sie können auswählen, ob alle Genehmiger die Regel genehmigen müssen oder ob jeder Genehmiger sie genehmigen kann.
      Auslösebedingungen für Genehmigung Bedingungen, die auf dem Genehmigungsobjekt basieren und die Bedingungen festlegen, unter denen ein Genehmigungsplan erstellt wird.

      Die Auslösebedingungen basieren auf der Tabelle „Genehmigungsobjekt“ und ermöglichen dem Benutzer das Dot-Walking. Beispiel: Wenn der Benutzer Auslöserbedingungen aus dem maximalen Budget einer Beschaffungsanforderung erstellen möchte, sollte er vom maximalen Budget zum Betrag gehen und dann die Bedingungen erstellen.

      Hinweis:
      Genehmigungen werden für jedes Genehmigungsobjekt einzeln ausgewertet. Wenn Sie beispielsweise dieselbe Genehmigung für eine Beschaffungsanforderung und eine Einkaufsanforderung erstellen, werden Genehmigungen zweimal ausgelöst. Um dies zu verhindern, kann der Administrator konfigurieren, dass Genehmigungen in einer Einkaufsanforderung nicht erstellt werden, wenn sie durch eine Beschaffungsanforderung unterstützt wird, die nicht leer ist. Dies erfolgt über die Genehmigungsauslöserbedingungen.
    4. Wählen Sie Absenden.