James, un administrateur de garantie du concessionnaire, doit soumettre une demande de pré-autorisation avant qu’un technicien ne commence les travaux de réparation sur un véhicule client dont le système de climatisation ne fonctionne pas. Les réparations coûteuses sous garantie nécessitent une autorisation préalable, mais le processus se heurte à plusieurs défis :

• Systèmes déconnectés et données incomplètes entraînant des retards dans les demandes
• La saisie manuelle de données sur plusieurs plateformes augmente les erreurs
• L’absence de codes du travail standardisés crée des incohérences
• Les détails manquants sur les coûts entraînent des allers-retours
• Visibilité limitée sur l’état de la demande pour les concessionnaires et les équipementiers
• La ressaisie des données de la demande approuvée lors de la création des réclamations de réparation fait perdre du temps

Processus de soumission du négociant.

James utilise le portail des concessionnaires MCO pour soumettre une demande de préautorisation :

1. Accède au portail unifié avec des campagnes de rappel, des réclamations de réparation et des demandes de pré-autorisation en un seul endroit
2. Lance une nouvelle demande où MCO charge automatiquement les actifs du véhicule liés au concessionnaire
3. Saisit les détails du véhicule, y compris le NIV, la date de la demande, le numéro de commande de travaux, le kilométrage (km) et la description du problème
4. Lance un playbook guidé avec des conseils étape par étape via les détails de pré-autorisation, l’entrée de tâche et l’aperçu
5. Ajoute une tâche de réclamation en sélectionnant le type de garantie, la pièce causale (assemblage du compresseur de climatisation), l’action (remplacement) et la description de la tâche
6. Saisit les détails de la pièce de rechange, y compris la quantité, le coût unitaire et la taxe applicable
7. Sélectionne un code du travail standardisé avec trois heures, le montant de base et la taxe applicable
8. Ajoute divers coûts pour les services de ramassage du client, puis examine et soumet la demande

Processus d’examen OEM.

Angela, spécialiste des garanties, utilise l’espace de travail MCO pour examiner et approuver la demande :

1. Affiche la file d’attente des demandes de pré-autorisation en attente soumises dans l’espace de travail
2. Ouvre la demande de James et examine les éléments de ligne organisés pour les pièces, la main-d’œuvre et les coûts
3. Sélectionne Partiellement approuver, ce qui rend les lignes individuelles modifiables pour une vérification ligne par ligne
4. Approuve les pièces et la main-d’œuvre, mais réduit le service de ramassage du client du montant demandé à 250 $ avec un retour indiquant que les polices de garantie couvrent le service de ramassage jusqu’à un maximum de 250 $
5. Soumet l’approbation avec des actions consignées, créant ainsi une traçabilité complète

Une fois la réparation terminée, James utilise la demande préapprouvée pour créer la réclamation de réparation sans saisir à nouveau les informations.

James soumet avec succès une demande de pré-autorisation complète avec les coûts des pièces, de la main-d’œuvre et du service. Angela examine et approuve partiellement la demande avec des commentaires clairs sur le montant de service de ramassage ajusté. Une fois la réparation terminée, James convertit la demande pré-approuvée en réclamation de réparation sans saisir à nouveau les données, ce qui réduit le temps de traitement et garantit une gestion précise et conforme des garanties.