Processar uma solicitação de devolução no playbook

  • Versão de lançamento: Washingtondc
  • Atualizado 1 de fev. de 2024
  • 2 min. de leitura

    • Use o playbook de compras para aprovar ou rejeitar solicitações de devolução.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_spend_psd.admin, agentes, executantes

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Como agente, você pode exibir as solicitações, concluir tarefas em várias atividades de fluxo de trabalho e gerenciar operações complexas de um playbook unificado. O playbook fornece aos agentes uma maneira automatizada de visualizar o processo geral em um formato orientado por tarefa.

    Processar uma solicitação de devolução no playbook

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Procurement Case Management > Espaço de compras.
    2. Selecione o ícone de lista (Ícone de lista.) e selecione Todos os trabalhos da equipe > Casos.
    3. Selecione o número da solicitação na lista para processamento posterior.
      A guia Playbook é aberta com a seção Retornar uma compra.
    4. Exiba todas as informações associadas nas guias Detalhes e SLAs de tarefa e informações sobre os registros de interação e compra original nos registros Relacionados à interação, guias de compra original.
      Você pode compor um e-mail a partir do registro para se comunicar com o solicitante ou outras partes interessadas. Para obter mais informações, consulte Compositor de e-mails com mensagens rápidas e modelos de resposta no Espaço de Source-to-Pay. Você pode até pesquisar e exibir recursos relevantes na Assistência do agente. Para obter mais informações, consulte Assistência do agente no Espaço de Source-to-Pay.
    5. Selecione para verificar e processar as informações sobre a solicitação.
      1. Na seção Coordenar com o fornecedor, entre em contato com o fornecedor, confirme a devolução e colete as informações necessárias.
      2. Na seção Confirmar devolução e coletar informações, revise a solicitação e execute uma dessas ações.
        • Confirmar: depois de verificar se a devolução é viável, confirme a solicitação. Quando confirmada, a solicitação passa para o estado Trabalho em andamento. Agora você pode enviar um e-mail para o proprietário da empresa confirmando que a solicitação de devolução foi iniciada.
        • Rejeitar: quando você rejeita a solicitação de devolução, a solicitação é movida para o estado Encerrado rejeitado. Agora você pode fechar o caso enviando um e-mail para o proprietário da empresa confirmando que a solicitação de devolução foi rejeitada.
      3. Na seção Reverter recebimento de mercadorias, crie um tipo de recebimento para as mercadorias que serão enviadas de volta ao fornecedor. Este recibo é registrado no registro da ordem de compra. Se você ignorar esta etapa, a solicitação será movida para o estado Encerrado rejeitado. Você pode encerrar o caso enviando um e-mail para o proprietário da empresa confirmando que a solicitação de devolução foi rejeitada.
      4. Na seção Criar nota de débito, crie uma fatura de nota de débito para esta devolução. Essa nota de débito é registrada no registro da ordem de compra. Se a fatura dessas mercadorias devolvidas ainda não tiver sido paga, uma nota de débito não será necessária. Você pode optar por ignorar esta etapa, se necessário.
      5. Na seção Fechar, envie um e-mail para o proprietário da empresa confirmando que a solicitação de devolução foi processada com sucesso. Isso fecha a solicitação de devolução automaticamente e move o caso para o estado Encerrado concluído.
      Nota:
      Todos os ativos associados ou ativos fixos criados durante a criação da ordem de compra são revisados com base na quantidade dos produtos devolvidos. Os estados desses ativos e ativos fixos são atualizados para Descontinuado e Exclusão pendente, respectivamente.