Uso do playbook de integração do fornecedor para integrar fornecedores

Visão geral dos playbooks

Os playbooks fornecem orientação passo a passo para fornecedores de integração. Um playbook exibe um fluxo de trabalho em uma exibição simples e orientada por tarefa. O fluxo de trabalho de um playbook normalmente é criado usando o Designer de automação de processos.

Um playbook pega um fluxo de trabalho e o divide em várias fases. Cada fase em um playbook inclui uma ou mais atividades ou etapas para um proprietário ou gerente do fornecedor concluir. As fases também podem incluir atividades automatizadas, como o envio de um e-mail para um contato do fornecedor quando uma fase ou atividade é concluída. Para obter mais informações, consulte Interagir com o Playbook.

Ao usar um playbook, um proprietário ou gerente de fornecedor pode:

Exiba as fases e atividades do playbook.
Exiba indicadores de status que exibem o estado atual de cada atividade ou etapa.
Exiba as caixas de seleção que indicam a fase em que você está no fluxo de trabalho.
Selecione uma atividade e execute o trabalho necessário para concluir essa atividade.
Marque uma atividade como concluída e passe para a próxima atividade ou fase.
Conclua as fases e atividades necessárias para concluir o caso.

Playbook de integração do fornecedor

Você pode usar o playbook de integração do fornecedor para integrar um novo fornecedor. O playbook de integração do fornecedor fornece as atividades e tarefas que um proprietário ou gerente do fornecedor pode executar durante o processo de integração.

Você pode usar o playbook de integração do fornecedor com casos que são criados usando o tipo de caso Integrar um fornecedor.

O playbook de integração do fornecedor aparece na guia Playbook na página Detalhes do caso no Espaço de Source-to-Pay.

Depois de enviar uma solicitação de integração do fornecedor, a aplicação cria um novo caso do tipo Integrar um fornecedor e abre a página Detalhes do caso. Você pode selecionar a guia Playbook e iniciar o processo de integração do fornecedor usando o playbook. Para obter mais informações sobre como criar um fornecedor, consulte Adicionar um fornecedor.

Guia Playbook na página de Detalhes do caso. — Figura 1. Guia Playbook na página de Detalhes do caso

O playbook de integração do fornecedor inclui as seguintes fases:

Tabela 1. Fases do playbook de integração do fornecedor
Fase	Descrição
Registro	Inclui atividades para registrar o fornecedor. Como parte de uma das atividades no processo de registro, o playbook de integração do fornecedor cria a tarefa Fornecer informações bancárias e a tarefa Verificar/atualizar perfil do fornecedor. Essas duas tarefas são exibidas na guia Tarefas do fornecedor do caso Integrar um fornecedor. O contato do fornecedor precisa concluir manualmente essas tarefas no Supplier Collaboration Portal. Depois que essas tarefas forem concluídas, o proprietário ou o gerente do fornecedor poderá continuar com o processo de integração do fornecedor.
Qualificação	Na fase Qualificação, você verá as opções para executar a avaliação de risco ou continuar sem avaliação. Na atividade de decisão de avaliação de risco, se você selecionar Executar avaliação de risco. Dependendo dos plug-ins instalados, o playbook cria registros de avaliação de risco ou caso do fornecedor do tipo Diligência prévia. O caso de diligência prévia é o caso secundário do caso primário de integração de novo fornecedor. Para exibir as avaliações de risco ou o registro de caso de diligência prévia, na atividade Aguardando a conclusão da avaliação de risco, selecione Exibir registro para abrir o playbook Executar avaliação de risco. Conclua o playbook Executar avaliação de risco. Nota: Na atividade de decisão de avaliação de risco, se você selecionar Continuar sem avaliação, o playbook ignorará todas as outras atividades e exibirá a atividade Confirmar que o fornecedor não é restrito.
Ativação	Inclui atividades para ativar o fornecedor que está sendo integrado. Depois de concluir todas as atividades no playbook Realizar avaliações de risco, você pode continuar a trabalhar nas atividades na fase de Ativação do playbook de integração do fornecedor. Se o caso Integrar um fornecedor for criado a partir de uma solicitação de fornecimento, o playbook de integração do fornecedor criará uma tarefa de aprovação de integração. O proprietário do fornecedor ou o gerente do fornecedor precisa concluir esta tarefa de aprovação para continuar com o processo de integração do fornecedor. Depois de concluir com sucesso todas as atividades nesta fase, um e-mail de boas-vindas será enviado ao fornecedor para informar que ele foi integrado com sucesso.
Rejeitado	Inclui atividades para rejeitar o fornecedor. Depois de selecionar Rejeitar durante o processo de integração do fornecedor, a fase Rejeição é exibida. Você precisa concluir as atividades para rejeitar o processo de integração do fornecedor. Ao rejeitar um fornecedor, você deve fornecer um motivo válido para a rejeição. Depois de rejeitar um fornecedor, um e-mail é enviado ao contato do fornecedor primário informando sobre a rejeição, e o status do caso Integrar um fornecedor é atualizado para Encerrado rejeitado.

Executar playbook de avaliação de risco

O playbook Executar avaliação de risco inclui atividades que permitem conduzir avaliações de risco para o fornecedor que você está integrando.

O tipo de fluxo que é acionado no playbook Realizar avaliação de risco depende dos plug-ins que você instalou.

Figura 2. Executar playbook de avaliação de risco


Plug-ins instalados	Fluxo do playbook
Risk Assessments Integration for Supplier Lifecycle Operations [sn_supplier_tprm]	Se você instalou somente o plug-in sn_supplier_tprm, o playbook Realizar avaliação de risco aciona o fluxo que inclui atividades para verificar a qualificação do fornecedor criando avaliações de risco. Neste fluxo, ocorre o seguinte: O playbook cria os registros de avaliação de risco. Os registros de avaliação de risco são listados na guia Avaliações de risco. O proprietário do fornecedor ou o gerente do fornecedor atribui esses registros ao avaliador de risco de terceiros (TPR). O avaliador de TPR atribui as avaliações ao contato do fornecedor. O contato do fornecedor faz login no Supplier Collaboration Portal e conclui as avaliações de risco e hierarquização. Para obter mais informações, consulte Concluir uma avaliação de risco do Supplier Collaboration Portal. O gerente do fornecedor usa os dados do resultado da avaliação de risco em combinação com outros dados para determinar se deve continuar ou cancelar o processo de integração. Depois que as avaliações forem concluídas, você poderá continuar concluindo as atividades na fase de Ativação.
Risk Assessments Integration for Supplier Lifecycle Operations [sn_supplier_tprm] GRC: diligência prévia de risco de terceiros [sn_tprm_dd]	Se você instalou os plug-ins sn_supplier_tprm e sn_tprm_dd, o playbook Executar avaliação de risco aciona o fluxo que inclui atividades para criar uma solicitação de diligência prévia, concluir avaliações de Questionário de risco inerente (IRQ) e conduzir avaliações de risco para um terceiro ou compromisso. Neste fluxo, ocorre o seguinte: O playbook cria uma solicitação de diligência prévia. Para obter mais informações sobre os campos nesta atividade, consulte Request due diligence for a third-party engagement. O gerente do fornecedor deve preencher os detalhes, atribuir a solicitação de diligência prévia ao gerente de TPR e enviar a solicitação. Nota: Para cada solicitação de diligência prévia, o sistema atribui automaticamente um número de ID exclusivo que começa com o prefixo DDR. O gerente do fornecedor preenche e envia uma solicitação de diligência prévia, que é atribuída ao gerente de TPR. Se a solicitação de diligência for aprovada pelo gerente de TPR, o questionário de risco inerente (IRQ) será enviado ao avaliador de TPR (parte interessada interna). Depois que o avaliador de TPR envia o IRQ concluído, o processo de diligência prévia começa. O processo de due diligence cria duas avaliações de risco, cada uma contendo um questionário de due diligence externo, um para o terceiro e outro para o compromisso. Depois que os contatos do fornecedor concluem e enviam os questionários externos do Supplier Collaboration Portal, o gerente de TPR passa pelos questionários e aprova a solicitação de diligência prévia. Um registro de contrato é criado com uma aprovação. Depois que o registro do contrato é aprovado, o registro de risco é atualizado com a classificação final. Depois que o gerente do fornecedor aceita a classificação de risco, um e-mail é enviado ao solicitante informando que a solicitação de diligência prévia foi processada e aprovada com sucesso. O gerente do fornecedor fecha a solicitação de diligência prévia (caso). Depois que o caso for encerrado, você poderá continuar concluindo as atividades na fase de Ativação. Para obter mais informações sobre o fluxo de trabalho de diligência prévia, consulte Due diligence workflow.

Ações do Playbook

Durante o processo de integração do fornecedor, atividades diferentes exigem entradas diferentes do usuário. Por exemplo, você pode selecionar as seguintes opções durante o processo de integração do fornecedor:

Tabela 2. Ações do playbook de integração do fornecedor
Ação	Descrição
Continuar integração	Continua o processo de integração.
Criar nova solicitação	Cria uma nova solicitação de diligência prévia.
Atualizar	Aplica atualizações a uma atividade.
Marcar como concluído	Marca uma atividade como concluída.
Enviar	Envia uma atividade.
Ignorar	Ignora a atividade atual e avança para a próxima atividade.
Exibir registro	Abre o registro.
Importar Dados	Importa os dados do fornecedor de qualquer aplicação de terceiros.
Reiniciar	Reinicia uma atividade desde o início.
Aceitar	Aceite a atividade atual para passar para a próxima atividade.
Rejeitar	Interrompe o processo de integração do fornecedor e abre a fase de Rejeição.