Como trabalhar em um caso de processamento de fatura
Realize diferentes ações manuais para processar uma fatura.
Antes de Iniciar
Função necessária: sn_ap_apm.accounts_payable_specialist ou sn_ap_apm.admin
Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa
Um caso de fatura com uma categoria de automação de fatura e subcategoria de processamento de fatura é chamado de caso de processamento de fatura.
Por padrão, um caso de processamento de fatura é criado automaticamente quando você recebe uma fatura por e-mail. Document Intelligence captura os dados da fatura e, subsequentemente, cria a fatura e os registros de linha da fatura em Operações de contas a pagar. No entanto, o Especialista em contas a pagar também pode criar manualmente uma fatura a partir de Espaço de contas a pagar. Para obter mais informações, consulte Criar uma fatura manualmente.
Para obter uma descrição dos valores de campo e informações sobre as guias disponíveis no formulário de caso de processamento de fatura, consulte Formulário de caso de processamento de fatura.
Procedimento
- Navegar até Todos > Operações de contas a pagar > Espaço de contas a pagar.
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Selecione o ícone de Lista (
).
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Siga um destes procedimentos:
- Navegar até Listas > Meus Trabalhos > Meus casos de processamento de fatura em aberto.
- Navegar até Listas > Todo o trabalho > Todos os casos de processamento de fatura em aberto.
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Abra um caso de processamento de fatura.
Normalmente, o estado do caso de processamento de fatura recém-criado é Novo e o status da fatura associada a este caso é Rascunho ou Recebido, dependendo de como ele foi processado pela aplicação Integração de Operações de contas a pagar com Document Intelligence.
Para obter mais informações sobre status de fatura, consulte Faturas.
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No campo Atribuído a, especifique um usuário ao qual você deseja atribuir o caso de processamento de fatura.
O caso de processamento de fatura passa para o estado Atribuído.
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Siga um destes procedimentos:
- Se você tiver a função de Especialista em contas a pagar, atribua o caso de processamento de fatura a si mesmo selecionando Atribuir a mim.
- Se o caso de processamento de fatura for atribuído a você pelo Especialista em contas a pagar, comece a trabalhar no caso selecionando Aceitar.
O caso de processamento de fatura passa para o estado Trabalho em andamento.
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Siga um destes procedimentos:
Para Faça o seguinte Revise a fatura em Document Intelligence para criar a fatura Se ocorrer um erro de processamento em Document Intelligence, o caso de processamento da fatura exibirá o seguinte erro:
A fatura tem um erro de extração de dados. Reveja a fatura com automação para continuar o processamento.
Para obter mais informações, consulte Revisar uma fatura no Document Intelligence.
Insira as informações obrigatórias ausentes na fatura Se ocorrer um erro de transformação em Document Intelligence, o caso de processamento de fatura exibirá o seguinte erro:
As informações necessárias para a fatura têm um ou mais erros. Revise os campos obrigatórios e a moeda na guia "Detalhes" para continuar o processamento.
Para obter mais informações, consulte Insira as informações de fatura obrigatórias ausentes e envie uma fatura.
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Envie a fatura.
Depois de enviar a fatura, o status da fatura é atualizado para Recebido e o caso de processamento da fatura permanece no estado Trabalho em andamento.
O processo de verificação de duplicatas automatizado é executado e, se o processo suspeitar que a fatura é uma duplicata, a fatura será movida para o status Duplicada suspeita e o caso de processamento da fatura exibirá o erro a seguir.
A fatura é uma duplicata potencial. Revise as faturas na guia "Possíveis faturas duplicadas" para confirmar ou rejeitar a duplicata.
O Especialista em contas a pagar deve confirmar manualmente se a fatura é uma duplicata.
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Confirme se a fatura é uma duplicata.
Para obter mais informações, consulte Confirmar se uma fatura é uma duplicata.
Se você confirmar que a fatura é uma duplicata, a fatura será movida para o status Duplicata confirmada e o caso de processamento da fatura será movido para o estado Encerrado incompleto.Nota:Quando a fatura está no status Duplicata confirmada, a opção Redefinir para recebido se torna disponível. Se você confirmou uma fatura como duplicada por engano, poderá redefinir o status para o status Recebido. Para obter mais informações, consulte Redefinir uma fatura para o status Recebido.Se você confirmar que a fatura não é uma duplicata, a fatura será movida para o status Aceito e o caso de processamento da fatura permanecerá no estado Trabalho em andamento.
Depois que a fatura é movida para o status Aceito, o processo automatizado de correspondência de OC é executado e ocorre um dos seguintes:
- Se a fatura corresponder à OC, a fatura será movida para o status de correspondência da OC concluída.
- Se a fatura não corresponder à OC, a fatura será movida para o status de erro de correspondência de OC e o caso de processamento da fatura exibirá o seguinte erro:
A fatura precisa corresponder à Ordem de compra. Corresponda “linhas de fatura” a “Linhas de ordem de compra” para continuar o processamento.
O Especialista em contas a pagar deve corresponder manualmente a fatura e as linhas da fatura com a OC e as linhas da OC, respectivamente. A fatura é movida para o status de correspondência de OC concluída somente depois que todas as linhas da fatura são movidas para o status de correspondência de OC concluída.O caso de processamento de fatura permanece no estado Trabalho em andamento.
Nota:Depois que a fatura é movida para o status de correspondência da OC concluída, o mecanismo de exceção é executado por meio de um trabalho programado em um horário específico de forma recorrente. O mecanismo de exceção é executado em todas as faturas que estão no status de correspondência de OC concluída.Nesta fase, no entanto, você também pode executar manualmente o mecanismo de exceção para identificar exceções de fatura na fatura.
Nota:A opção Verificar exceções permite que você execute instantaneamente o mecanismo de exceção em uma única fatura selecionada que esteja no status concluído correspondente da OC, enquanto o trabalho programado executa periodicamente o mecanismo de exceção em todas as faturas que estão no status concluído correspondente da OC. -
Verifique se há exceções na fatura.
Para obter mais informações, consulte Verificar exceções de fatura em uma única fatura.
Se nenhuma exceção for encontrada, a fatura será movida para o status Nenhuma exceção encontrada.
Se forem encontradas exceções na fatura, a fatura será movida para o status Exceções encontradas e o caso de processamento da fatura exibirá o seguinte erro:
A fatura tem uma ou mais exceções. Resolva todos os problemas em “Exceções de faturas” para continuar o processamento.
O Especialista em contas a pagar pode trabalhar nas exceções ou criar tarefas de exceção e atribuí-las a outros usuários para resolver as exceções. Para obter mais informações, consulte Exceções de fatura.
Depois que todas as tarefas de exceção forem concluídas e as exceções resolvidas, a fatura será movida para o status Nenhuma exceção encontrada. O caso de processamento de fatura permanece no estado Trabalho em andamento.
Nesta fase, o processo de aprovação de fatura automatizado é executado e envia a fatura para aprovação.
A fatura é movida para o status Aprovação pendente e o caso de processamento da fatura permanece no estado Trabalho em andamento.
Normalmente, uma fatura que está no status Nenhuma exceção encontrada é selecionada automaticamente pelo mecanismo de aprovação e enviada para aprovação. No entanto, em alguns cenários, talvez você precise enviar manualmente uma fatura para aprovação. Para obter mais informações, consulte Enviar uma fatura para aprovação.
Depois de enviar a fatura, ela é movida para o status Aprovação pendente e o caso de processamento da fatura permanece no estado Trabalho em andamento.
Nesta fase, ocorre um dos seguintes:- Se a fatura for rejeitada, ela será movida para o status Rejeitado e os comentários de rejeição serão copiados para o caso de processamento da fatura.
Para reenviar a fatura, você deve cancelar a fatura rejeitada usando a opção Cancelar fatura e enviar uma nova fatura.
- Se a fatura for aprovada, ela será movida para o status Aprovado e o caso de processamento da fatura será movido para o estado Encerrado concluído.
- Se a fatura for rejeitada, ela será movida para o status Rejeitado e os comentários de rejeição serão copiados para o caso de processamento da fatura.