Conseils pour configurer la planification avancée des rendez-vous pour un centre de vaccination

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 5 minutes de lecture

    • La configuration avancée de la planification des rendez-vous permet aux administrateurs de configurer les durées des rendez-vous, le calendrier quotidien, le calendrier des jours non ouvrés, etc. Cette configuration est utilisée pour identifier les créneaux disponibles ainsi que la capacité d'un emplacement au jour le jour, et permettre aux utilisateurs de sélectionner des créneaux de rendez-vous en fonction des paramètres configurés.

    Sachez que la modification de certaines valeurs de configuration finalisée d'un centre de vaccination peut avoir des conséquences indésirables sur les rendez-vous existants et futurs.

    Les formulaires et tables suivants fournissent des conseils utiles pour gérer les configurations avancées de la planification des rendez-vous pour un centre de vaccination et l'impact de certains changements. Cependant, ces conseils ne constituent pas une liste exhaustive de toutes les conséquences possibles.

    Figure 1. Formulaire Configuration du rendez-vous de vaccination
    Formulaire Configuration du rendez-vous de vaccination avec différents champs à remplir. Pour plus d’informations sur les champs disponibles sur le formulaire, consultez la section du formulaire Configuration du rendez-vous de vaccination qui suit.
    Tableau 1. Formulaire Configuration du rendez-vous de vaccination

    Champ

    Recommandation et impact

    Nom

    Vous pouvez modifier le champ nom sans provoquer de conséquences indésirables.

    Description

    Vous pouvez modifier le champ description sans provoquer de conséquences indésirables.

    Calendrier des jours non ouvrés

    N'ajoutez pas de nouveau calendrier des jours non ouvrés lorsqu'il existe des rendez-vous à l'emplacement actuel. Elle invalide les rendez-vous existants. N'ajoutez pas de jours fériés au calendrier des jours non ouvrés existant. Les nouveaux jours fériés peuvent déjà contenir des rendez-vous réservés.

    Durée du rendez-vous
    • Ne modifiez pas la durée du rendez-vous lorsque des rendez-vous ont déjà été créés à l'emplacement actuel.
    • Impact : modifier la capacité totale d'un emplacement entraîne des chevauchements de créneaux qui entraînent une surréservation des rendez-vous.
    • Par exemple :
      1. Dans votre ancienne configuration, si la fenêtre de rendez-vous était de 5 minutes, le calendrier quotidien aurait été le suivant : de 09 h 00 à 09 h 05, de 09 h 05 à 09 h 10, de 09 h 10 à 09 h 15 et de 09 h 15 à 09 h 20. Dans cette configuration, vous avez des rendez-vous réservés de 09 h 00 à 09 h 05 et de 09 h 05 à 09 h 10, et des rendez-vous disponibles de 09 h 10 à 09 h 15 et de 09 h 15 à 09 h 20.
      2. Si vous créez une nouvelle configuration avec une fenêtre de rendez-vous de 10 minutes, votre calendrier quotidien serait le suivant : de 09 h 00 à 09 h 10, de 09 h 10 à 09 h 20 avec des créneaux disponibles de 09 h 10 à 09 h 20, et les créneaux réels sont affichés dans les mêmes intervalles de 10 minutes.
      3. Le changement de configuration entraîne une surréservation dans le créneau de 09 h 00 à 09 h 10, car il a été réservé pour deux rendez-vous dans la configuration précédente.

    Délai

    Vous pouvez modifier la valeur du délai sans affecter les rendez-vous existants.

    Nombre max. de jours avant la réservation
    • Ne diminuez pas la valeur, car il est possible que des rendez-vous aient été réservés le dernier jour à l'emplacement actuel. Diminuer la valeur invalide les rendez-vous réservés le dernier jour.
    • Vous pouvez augmenter la valeur du délai sans affecter les rendez-vous existants.

    Date limite de report / annulation
    • Vous pouvez modifier la valeur sous condition.
    • S'il existe un workflow qui a un impact sur les rendez-vous ou les utilisateurs existants, il n'est pas prudent de modifier la valeur.

    Actifs
    • Ne désactivez pas la configuration lorsqu'il y a des rendez-vous existants. Elle invalide les rendez-vous existants.
    • Vous pouvez activer la configuration précédemment inactive sans affecter aucun rendez-vous.
    Figure 2. Formulaire Calendrier des vaccinations
    Formulaire Calendrier des vaccinations avec différents champs à remplir. Pour plus d’informations sur les champs disponibles ici, consultez la section de formulaire Configuration du rendez-vous de vaccination qui suit.
    Tableau 2. Formulaire Calendrier des vaccinations

    Champ

    Recommandation et impact

    Nom

    Vous pouvez modifier le champ nom sans provoquer de conséquences indésirables.

    Date de début
    • N'augmentez pas la valeur, car des rendez-vous peuvent être réservés entre l'ancienne et la nouvelle date de début. Augmenter la valeur invalide les rendez-vous réservés entre l'ancienne et la nouvelle date de début.
    • Vous pouvez réduire la valeur uniquement lorsqu'il n'y a pas de créneaux qui se chevauchent et qui sont configurés dans l'autre calendrier sous la même configuration de rendez-vous.
    • Par exemple :
      1. Indiquez que votre ancien calendrier a une date de début du 8 avril 2021 et a des jours pouvant être réservés du lundi au vendredi de 09 h 00 à 18 h 00.
      2. Créez un autre calendrier dans la même configuration de rendez-vous avec une date de début au 1er mars 2021 et une date de fin au 31 mars 2021.
      3. Maintenant, si vous modifiez la date de début du calendrier au 31 mars 2021, cela crée un créneau réservable qui chevauche le calendrier existant le 31 mars 2021, et le système créera une erreur.

    Date de fin
    • Ne diminuez pas la valeur car des rendez-vous peuvent être réservés entre la nouvelle et l'ancienne date de fin. Augmenter la valeur invalide les rendez-vous réservés entre la nouvelle et l'ancienne date de fin.
    • Vous pouvez augmenter la valeur uniquement lorsqu'il n'y a pas de créneaux qui se chevauchent et qui sont configurés dans l'autre calendrier sous la même configuration de rendez-vous.

    Rendez-vous par fenêtre
    • Ne définissez pas le nombre de rendez-vous par fenêtre sur 0.
    • Vous pouvez augmenter le nombre de rendez-vous par fenêtre.
    • Ne réduisez pas le nombre de rendez-vous par fenêtre pour une configuration de service lorsque des rendez-vous ont déjà été créés.
    • Impact : réduire le nombre total de rendez-vous par fenêtre entraîne une surréservation des rendez-vous par créneau pour les rendez-vous créés avant le changement.
    • Par exemple :
      1. Ancienne configuration : vous aviez 4 rendez-vous par fenêtre. Si le nombre total de fenêtres = 2, votre capacité totale est de 2*4 ou 8. Si vous aviez créé 4 rendez-vous par créneau, la capacité totale utilisée est de 4*2 ou 8.
      2. Nouvelle configuration : vous aviez 2 rendez-vous par fenêtre. Si vous avez deux fenêtres totales, votre nouvelle capacité totale est de 2*2 ou 4. Mais si vous aviez déjà créé 4 rendez-vous par créneau (à partir d'une configuration passée), votre capacité totale est de 4*2 ou 8.
      3. Avec cette configuration, la capacité totale (8) dépasse la nouvelle capacité totale de 4, ce qui entraîne une surréservation des rendez-vous.

    Heure de démarrage quotidienne

    Ne modifiez pas l'heure de début quotidienne lorsque des rendez-vous sont déjà présents. La modification crée une surréservation des créneaux et invalide les rendez-vous précédents.

    Heure de fin quotidienne
    • Vous pouvez augmenter l'heure de fin quotidienne. L'augmentation n'est valide que lorsque la durée du rendez-vous et les valeurs de début quotidienne ne sont pas modifiées.
    • N'avancez pas l'heure de fin quotidienne lorsque des rendez-vous sont déjà présents. Cela crée une surréservation des créneaux et invalide les rendez-vous précédents.

    Jours pouvant être réservés
    • Vous pouvez ajouter des jours sans affecter les rendez-vous existants.
    • Supprimer les jours pouvant être réservés lorsque des rendez-vous ont déjà été créés invalide les rendez-vous passés.
    • Par exemple :
      1. Dans votre ancienne configuration, supposons que le samedi puisse être réservé et que des rendez-vous soient réservés le samedi.
      2. Si vous créez une nouvelle configuration dans laquelle la réservation le samedi n'est pas possible, tous les rendez-vous précédemment réservés pour le samedi ne sont plus valides.

    Inclure une pause quotidienne
    • Ne modifiez pas la valeur de la case à cocher Inclure une pause quotidienne.
    • N'ajoutez pas le temps de pause quotidien si cette case à cocher est décochée.
    • Ne modifiez pas la durée de la pause.
    • Ne définissez pas les heures de début et de fin de la pause comme identiques aux heures de début et de fin quotidienne, car elles ne génèreront pas de créneaux pouvant être réservés.