Mesclagem de requisição de compra
As requisições de compra podem ser mescladas se determinados critérios forem atendidos. Isso evita que várias ordens de compra sejam criadas desnecessariamente e também ajuda a impor limites de regra de aprovação.
Considere estes vários cenários para agrupamento de requisição de compra.
Cenários para mesclar requisições de compra
Um comprador de aquisições pode agrupar novos produtos do mesmo fornecedor em uma requisição existente para que vários pedidos não sejam enviados ao fornecedor. Considere os seguintes cenários:
- Fornecimento não necessário:
Se o comprador adicionar um produto do mesmo fornecedor A no ShoppingHub e ele tiver o mesmo enviado por, fornecedor, centro de custos e proprietário da empresa como PR1, as linhas serão automaticamente agrupadas com PR1 com o estado Aprovação pendente. PR1 permanece no estado Aprovação pendente. As aprovações são reavaliadas de forma semelhante às revisões. Se a linha foi criada mais de 24 horas após o PR1, ela não será agrupada automaticamente e será criada em uma nova requisição de compra.
- Fornecimento necessário:
Se o comprador adicionar um produto do mesmo fornecedor A no ShoppingHub que não tenha um preço contratual ativo, uma solicitação de fornecimento será criada. Na solicitação de fornecimento, supondo que a linha tenha sido concedida ao mesmo Fornecedor A e que haja uma requisição de compra existente com o mesmo enviado por, fornecedor, centro de custos e proprietário da empresa, e que a linha recém-fornecida tenha sido criada não mais de 24 horas após o PR1, a linha de compra faz referência ao PR1 quando o fornecedor é concedido e uma requisição de compra é criada. A linha é adicionada ao PR1 com o estado Aprovação pendente. PR1 permanece no estado Aprovação pendente. As aprovações são reavaliadas de forma semelhante às revisões.
- Um especialista em compras precisa mesclar manualmente as requisições de compra.
- Fornecimento não necessário:
- Uma anotação é exibida no cabeçalho do PR2 indicando que esta requisição de compra pode ser mesclada com outra requisição existente<purchase requisition number> , em que é um link para PR1 que tem o mesmo enviado por, fornecedor, centro de custos e proprietário da empresa que PR2. Esta anotação é apagada quando um pedido é criado em PR1.
- O usuário pode selecionar Mesclar no cabeçalho do PR2 para mover as linhas do PR2 para o PR1. Se não houver outras requisições ou solicitações de fornecimento pertencentes à solicitação de compra à qual o PR2 pertence, a solicitação de compra e o PR2 serão excluídos. As linhas mescladas estão no estado Aprovação pendente e a requisição de compra também é revertida para Aprovação pendente. No entanto, as linhas originais permanecem em seu estado original. As aprovações são reavaliadas de forma semelhante às revisões.
- Se houver outras requisições ou solicitações de fornecimento na solicitação de compra 2, a solicitação de compra não será excluída. Somente a requisição de compra 2 é excluída.
- A ação de IU Mesclar só estará disponível se PR2 e as linhas correspondentes tiverem sido criadas não mais de 24 horas após PR1.
- Fornecimento necessário: ao conceder a solicitação de fornecimento, uma anotação semelhante é exibida no cabeçalho da solicitação de fornecimento, indicando que esta linha pode ser mesclada com outra requisição existente<Purchase requisition number> . O usuário pode selecionar Mesclar com requisição existente ou Criar requisição. Se mesclado, o estado do PR1 será revertido para Aprovação pendente.
Cenário 3: o PR1 para o fornecedor A existe, no estado Revisão final. A OC ainda não existe. Igual ao Cenário 2.
Cenário 4: PR1 no estado Aguardando conclusão da tarefa, PR2 não mesclado com PR1 e no estado Aprovação pendente. Outra compra é criada. Se o especialista em compras decidir não mesclar o PR2 com o PR1 e o estado do PR2 ainda for Aprovação pendente, as novas linhas de compra serão mescladas automaticamente com o PR2 de acordo com os critérios do Cenário 1.
- Quando o usuário seleciona Mesclar na nova requisição de compra, exibe uma lista de todas as requisições de compra no estado Aguardando conclusão da tarefa ou Revisão final e permite que o usuário selecione qual delas será mesclada.
- Neste cenário, uma anotação é exibida na requisição de compra mais recente indicando que essa requisição de compra pode ser mesclada com várias outras requisições.
- Requisições de compra do tipo Revisão, criadas como resultado da revisão da OC, não estão qualificadas para mesclagem.
- As revisões de requisição de compra, em que nenhuma OC é criada, podem ser consideradas para mesclagem usando critérios semelhantes documentados nos cenários anteriores.
Cenário 7: o PR1 para o fornecedor A existe, no estado Encerrado cancelado, Encerrado rejeitado ou Encerrado concluído. Uma linha não é agrupada em uma RC que tem o estado Encerrado cancelado, Encerrado rejeitado ou Encerrado concluído. Em vez disso, uma nova RC é criada.
Cenário 8: a OC já foi criada e os produtos do fornecedor do mesmo fornecedor foram adicionados. Crie uma nova solicitação de compra e requisição de compra (PR2).
Mesclagem de linha de compra
- Se o produto do fornecedor, o proprietário da empresa, o centro de custos, o envio até, a data de entrega ou a data de início/término, o local de entrega, o método de pagamento e o motivo da compra forem idênticos, exceto a quantidade, as linhas de compra poderão ser agrupadas em uma única linha de linhas separadas.
- Se a data de entrega, a data de início/a data de término ou o local de entrega for diferente, uma nova linha deverá ser criada.
- Se apenas o método de pagamento for diferente, as entradas de alocação de custos deverão ser atualizadas de acordo, com base na proporção combinada.
- Se apenas o motivo da compra for diferente, anexe os motivos da compra da seguinte forma:
- Motivo de compra 1 - qtd 1 (exemplo: orientação para recém-contratados - qtd 10)
- Motivo de compra 2 - quantidade 2 (exemplo: atualização de hardware de TI - quantidade 2)