Intégration à Smartsheet

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 6 minutes de lecture

    • L’intégration de votre Gestion des actifs logiciels application à l’application Smartsheet vous permet de suivre vos abonnements logiciels et de récupérer les licences inutilisées.

    Important :
    Minimisez les risques de sécurité et protégez les informations en accordant l’accès uniquement aux autorisations nécessaires de l’utilisateur ou de l’API.
    Tableau 1. Autorisations utilisateur minimales
    Processus Rôle d’utilisateur requis dans l’application Smartsheet Périmètres d’authentification
    Télécharger les abonnements administrateur Aucune
    Transmettre par pull l’activité utilisateur administrateur Aucune
    Récupérer l'abonnement administrateur Aucune

    Créer un jeton d’accès Smartsheet API

    Créez un jeton d’accès API pour authentifier les demandes d’API Smartsheet .

    Avant de commencer

    Smartsheet Rôle requis : admin

    Procédure

    1. À partir d’un navigateur Web, ouvrez Smartsheet.
    2. Connectez-vous à l’aide de vos Smartsheet informations d’identification.
    3. Dans la barre de navigation latérale, sélectionnez l’icône de compte (icône Compte),puis sélectionnez Applications et intégrations.
    4. Dans la boîte de dialogue Paramètres personnels, sélectionnez Accès API.
    5. Sous Gérer les jetons d’accès API, sélectionnez Générer un nouveau jeton d’accès.
    6. Lorsque vous y êtes invité, saisissez un nom pour votre jeton d’accès API dans le champ Nom du jeton d’accès API , puis sélectionnez OK.
      Smartsheet génère et affiche automatiquement votre jeton d’accès API. Pour des raisons de sécurité, ce jeton d’accès API n’apparaît qu’une seule fois.
    7. Copiez votre jeton d’accès API et enregistrez-le dans un emplacement sécurisé pour une utilisation ultérieure.
    8. Sélectionnez OK.

    Créer un profil d'intégration Smartsheet

    Créez un profil d’intégration Smartsheet pour suivre les abonnements logiciels et optimiser la gestion des licences pour vos Smartsheet applications.

    Avant de commencer

    Pour créer un profil d’intégration Smartsheet , demandez le module d’extension Gestion des actifs logiciels - Gestion des licences SaaS (sn_sam_saas_int) auprès de ServiceNow Store.

    ServiceNow Rôle requis : sam_integrator ou admin

    Important :
    Vous devez cocher la case Spoke Smartsheet pour cette intégration lors de l’installation des fonctionnalités facultatives sur la Application Manager page. Pour plus d’informations sur le choix des applications SaaS requises, reportez-vous à la section Demander le Gestion des licences SaaS.

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Si vous utilisez Software Asset Workspace, l’option permettant de créer le profil d’intégration Smartsheet dans Interface utilisateur principale est inactive.

    Procédure

    1. Accédez au profil d’intégration.
      InterfaceAction
      Interface utilisateur principale
      1. Accédez à Tous > Actifs Logiciels > Licence SaaS > Profils d'intégration directe.
      2. Sélectionnez Nouveau.
      3. Sélectionnez le profil d’intégration Smartsheet.
      Espace de travail actifs logiciels
      1. Accédez à Opérations de licence > Abonnements de l'utilisateur > Profils d'intégration directe.
      2. Sélectionnez Nouveau.
      3. Sélectionnez Smartsheet dans la liste déroulante.
      4. Sélectionnez Continuer.
    2. Remplissez les champs du formulaire.
      Tableau 2. Formulaire Profil d’intégration
      Champ Description
      Nom d'affichage Nom du profil d’intégration.

      Par exemple, Smartsheet Integration.
      Statut État du profil d'intégration.
      • Si vous n’avez pas publié le profil d’intégration, ce champ est automatiquement défini sur Brouillon.
      • Si vous avez déjà publié le profil d’intégration, ce champ est automatiquement défini sur Publié.
      Type de profil Type de profil d'intégration.

      Ce champ est automatiquement défini sur Abonnement Smartsheet.
    3. Affichez les rôles d’utilisateur ou les autorisations d’API requis pour minimiser les risques de sécurité et optimiser les licences SaaS.
      Remarque :
      Pour plus d’informations, consultez la table Autorisations utilisateur minimales .
      1. Dans la section Flux secondaire de téléchargement d’abonnement, vérifiez que le champ Flux secondaire est défini sur Abonnements de téléchargement Smartsheet.
        Remarque :
        La case Télécharger les abonnements est cochée par défaut et vous ne pouvez pas la décocher.
      2. Dans la section Calculer le flux secondaire d’activité, vérifiez que le champ Flux secondaire est défini sur Smartsheet Mettre à jour l’activité de l’utilisateur.

        La case Télécharger l’activité est cochée par défaut. Si vous l’effacez, le travail SAM - Refresh <displayname> Events planifié d’activité n’est pas créé.

        Important :
        Pour activer un suivi détaillé des événements, procurez-vous un module complémentaire Event Reporting à partir de Smartsheet.
        Dans le champ Analyser l’activité utilisateur , vous pouvez également sélectionner la date et l’heure à partir desquelles vous souhaitez analyser l’activité utilisateur. Par défaut, vous pouvez analyser l’activité des utilisateurs jusqu’à 60 jours avant la date actuelle et afficher les événements effectués par des utilisateurs individuels à partir du moment où vous créez ce profil.
        Remarque :
        Gestion des actifs logiciels extrait les événements à partir du moment où vous commencez à analyser l’activité de l’utilisateur, quelle que soit la date de création du profil.
        Vous pouvez modifier cette valeur dans le champ Seuil de la dernière activité de vos règles de réclamation de logiciel. Pour plus d'informations, consultez Examiner une règle de réclamation de logiciel.
      3. Dans la section Récupérer le flux secondaire de l’abonnement, vérifiez que le champ Flux secondaire est défini sur Récupérer l’abonnement Smartsheet.
        Remarque :
        La case Récupérer les abonnements est cochée par défaut. Si vous ne souhaitez pas récupérer les abonnements, vous pouvez décocher cette case. Si vous l’effacez, les candidats à la suppression sont créés, mais le flux secondaire d’abonnement à la récupération n’est pas déclenché ou le processus de réclamation n’est pas lancé.
    4. Sélectionnez Enregistrer après avoir rempli tous les champs obligatoires.
      Votre ServiceNow instance crée une ébauche de profil d’intégration. Le profil d’intégration utilise les flux secondaires Télécharger les abonnements, Smartsheet Mettre à jour l’activité Smartsheet de l’utilisateur et Smartsheet Récupérer l’abonnement pour récupérer les données utilisateur à partir de l’applicationSmartsheet.

      Le champ Connexion et informations d’identification s’affiche et est automatiquement défini sur sn_smrtsheet_spoke. Smartsheet.

    5. Ouvrez l’enregistrement des alias de connexion et d’informations d’identification en sélectionnant l’icône d’aperçu (icône Aperçu)en regard du champ Connexion et informations d’identification , puis en sélectionnant Ouvrir l’enregistrement dans l’aperçu de l’enregistrement.
    6. Dans le formulaire Alias de connexion et d’informations d’identification, sélectionnez le lien connexe Créer une connexion et des informations d’identification .
    7. Renseignez les champs de la boîte de dialogue.
      Tableau 3. Boîte de dialogue Créer une connexion et des informations d’identification
      Champ Description
      Nom Nom de la connexion.
      Clé API Clé API de votre Smartsheet application.

      Entrez une clé API au format api-access-token , où <api-access-token> est le jeton d’accès API que vous avez créé dans Smartsheet.
    8. Sélectionnez Créer.
      Vous revenez automatiquement au profil d’intégration.
    9. Sur le formulaire de profil d’intégration, sélectionnez Valider la connexion pour vérifier les détails de connexion et d’informations d’identification de cette intégration.
    10. Une fois la connexion vérifiée, sélectionnez Publier.
    11. Dans la boîte de dialogue Publier la confirmation, sélectionnez OK.
      Remarque :
      Si vous décochez la case Télécharger l’activité après la publication du profil d’intégration, vous devez revalider les connexions, puis republier le profil d’intégration, car les événements suivants se produisent :
      • Le champ État du formulaire de profil d’intégration devient Brouillon.
      • Le bouton Valider la connexion s’affiche sur le formulaire.
      • La tâche actuelle SAM - Refresh <displayname> Activity est supprimée.

    Que faire ensuite

    Une fois l’intégration connectée, votre ServiceNow instance crée automatiquement des modèles logiciels, des règles de réclamation et des abonnements logiciels qui sont actualisés quotidiennement.

    Si vous souhaitez configurer plusieurs profils d’intégration avec des connexions uniques, créez des alias enfants pour gérer différentes configurations et paramètres pour chaque profil d’intégration. Pour plus d'informations, consultez Créez un alias enfant pour configurer plusieurs profils d’intégration.

    Passez en revue toutes les règles de réclamation générées automatiquement pour récupérer les abonnements utilisateur. Pour plus d'informations, consultez Examiner une règle de réclamation de logiciel.

    Créez des autorisations d’utilisation du logiciel pour les modèles logiciels générés automatiquement afin de comparer les logiciels utilisés aux logiciels possédés.
    Le rapprochement s’exécute également sur vos abonnements en tant que tâche planifiée ou sur demande. Vous pouvez afficher les résultats de votre rapprochement dans la console de licence (Gestion des actifs logiciels application classique) ou dans la vue Utilisation de la licence (Software Asset Workspace). Utilisez ces résultats pour déterminer votre position en matière de conformité de licence et corriger toute non-conformité.