Projekte schließen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Das Schließen von Projekten beinhaltet mehr als nur das Ändern des Projektstatus in „Geschlossen“.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: it_project_manager

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Nach Projektabschluss durchgeführte Aktivitäten umfassen das Anzeigen von Baselines und tatsächlichen Werten, um zu bewerten, wie stark das jeweilige Projekt von den ursprünglichen Schätzungen abweicht. Dazu gehören auch die Nachverfolgung zugehöriger Incidents, Probleme und Changes, die über die Instanz mit dem Projekt verknüpft sind.

    Beim Schließen eines Projekts werden alle mit dem Projekt verknüpften Projektaufgaben und Unterprojekte automatisch geschlossen. Normalerweise dürfen Sie geschlossene Projekte nicht erneut öffnen. Das Aktualisieren des Projektstatus von „Geschlossen“ zu „In Bearbeitung“, „Ausstehend“ oder „Offen“ ist nicht zulässig. Wenn Sie ein geschlossenes Projekt dennoch erneut öffnen müssen, öffnen Sie eine vorhandene Projektaufgabe erneut oder fügen Sie dem Projekt eine neue Aufgabe hinzu. Durch diese Aktion für eine Aufgabe wird das Projekt vom Status „Geschlossen“ in den Status „In Bearbeitung“ verschoben, ohne dass dies Auswirkungen auf die anderen geschlossenen Aufgaben hat.

    Sie können zu geschlossenen Projekten gehörende zukünftige Ressourcenpläne stornieren und die zugeordneten Ressourcenpläne abschließen.

    Prozedur

    1. Stellen Sie dabei sicher, dass alle Aufgaben im Projekt ausgeführt wurden und abgeschlossen sind.
    2. Setzen Sie dann im Projektformular das Feld Status auf einen der geschlossenen Zustände:
      • Geschlossen - vollständig: Das Projekt und alle zugehörigen Aufgaben sind abgeschlossen.
      • Geschlossen - unvollständig: Das Projekt ist abgeschlossen, einige Aufgaben sind jedoch noch unvollständig.
      • Geschlossen - übersprungen: Das Projekt wurde abgebrochen.
      Schließen Sie alternativ zuerst jede Projektaufgabe, beginnend mit den untergeordneten Aufgaben der untersten Ebene. Die geschlossenen Zustände werden in den übergeordneten Aufgaben per Rollup zusammengefasst. Wenn alle übergeordneten Aufgaben der höchsten Ebene geschlossen sind, wird der Projektstatus zu „Geschlossen“ geändert. Der standardmäßige geschlossene Status für übergeordnete Aufgaben und für das Projekt lautet jedoch Geschlossen - vollständig. Daher wird der Projektstatus in Geschlossen - vollständig geändert, auch wenn Sie mindestens eine Projektaufgabe in Geschlossen - unvollständig oder Geschlossen – übersprungen geändert haben.

      Ändern Sie auch den Wert im Feld Phase zu Wird geschlossen. Die Projektphase dient nur zu Referenzzwecken und ist nicht mit dem Feld Status verknüpft.

      Wenn Ihr Projekt Unterprojekte enthält, können Sie das Unterprojekt schließen, ohne dass sich dies auf das übergeordnete Projekt auswirkt. Ändern Sie den Wert im Feld Status des Teilprojekts in einen beliebigen geschlossenen Status, um das Teilprojekt zu schließen. Durch das Schließen des Unterprojekts wird der Status aller Aufgaben, die dem Unterprojekt zugeordnet sind, geschlossen oder geändert. Wenn Sie den Status des Unterprojekts zu „In Bearbeitung“ ändern, werden auch alle zugehörigen Aufgaben in den Status „In Bearbeitung“ verschoben.

      Wenn dem übergeordneten Projekt Projektaufgaben zugeordnet sind, die nicht geschlossen sind, weist das übergeordnete Projekt weiterhin den Status „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Ausstehend“ auf. Wenn die dem übergeordneten Projekt zugeordneten Aufgaben geschlossen sind, ändert sich auch der Status des übergeordneten Projekts in Geschlossen - vollständig.

    3. Nachdem Sie ein Projekt abgeschlossen haben, erstellen Sie eine endgültige Baseline, um zu ermitteln, wie genau die tatsächlichen Werte des Projekts den geschätzten Werten entsprechen.
      Hinweis:
      Mit Baselines werden nur geplante Werte für Start- und Enddatum mit den entsprechenden tatsächlichen Werten verglichen. Zum Vergleichen von Aufwand und Kosten verwenden Sie Berichte.

    Ergebnisse

    Bei Projekten, die aus einem Incident, Problem oder Change erstellt wurden, wird durch das Aktualisieren des Projektstatus der zugehörige Incident-, Problem- oder Change-Anforderungsdatensatz nicht automatisch aktualisiert. Den zugehörigen Datensatz müssen Sie manuell aktualisieren. Wenn beispielsweise der Abschluss eines Projekts auch bedeutet, dass ein zugehöriger Change geschlossen werden kann, rufen Sie den Change-Datensatz auf und ändern Sie den Wert im Feld Status. Es empfiehlt sich ebenfalls, im zugehörigen Datensatz alle relevanten Informationen zum jeweiligen Projekt im Feld mit den Arbeitsnotizen aufzunehmen.

    Nächste Maßnahme

    • Wenn eine der folgenden Bedingungen vorliegt, sollten Sie die dem Projekt zugeordneten Ressourcenpläne stornieren:
      • Ein entsprechender Ressourcenplan mit dem Status „Bestätigt“, „Planung“ oder „Angefordert“ ist vorhanden.
      • Ein Ressourcenplan mit dem Status „Zugeteilt“ ist vorhanden, dessen Startdatum nach dem Enddatum des Projekts liegt.
    • Wenn die folgenden Bedingungen vorliegen, sollten Sie die dem Projekt zugeordneten Ressourcenpläne abschließen:
      • Ein entsprechender Ressourcenplan im Status „Zugeteilt“ ist vorhanden.
      • Das Startdatum des Ressourcenplans liegt am oder vor dem tatsächlichen Enddatum des Projekts oder der Aufgabe.